DMS neu: Erlediger und Dokumentenstatus in einem Schritt zusammen ändern

[#1]

Als Steuerberater wünsche ich mir, dass in DATEV DMS der Dokumentenstatus und der Erlediger gleichzeitig mit einem einzigen Klick geändert werden kann.

Hintergrund:

- Der Erlediger sagt WER den nächsten Arbeitsschritt mit dem Dokument erledigen soll

- der Dokumentenstatus sagt WAS der Erlediger mit dem Dokument tun soll

Beispiel: Der Mitarbeiter entwirft ein Schreiben an das Finanzamt und möchte, dass der Berufsträger dieses prüft und frei gibt. Dazu setzt er den Berufsträger als Erlediger und den Dokumentenstatus auf "zu prüfen."

Der Berufsträger wiederum setzt nach erfolgter Prüfung denjenigen als Erlediger ein, der das Dokument fertig machen soll (den ursprünglichen Sachbearbeiter oder das Sekretariat) und ändert den Dokumentenstatus auf "zur Ausfertigung".

Beide Personen müssen jeweils zwei Schritte ausführen. Es wäre im Sinne eines effizienten Arbeitens schön, wenn es hierfür einen Button in den Kontextbezogenen Links und/oder im Kontextmenü gäbe. 

Beispiel: "Letzten Erlediger wieder als Erlediger setzen und DokStatus auf zur Ausfertigung"

[#2]

Liebe DATEV @Thorsten_Wasmuth ,

gibt es hierzu bereits ein Update, ob und wann das in DMS neu kommen wird?

[#3]

. 

[#4]

Liebe DATEV,

nachdem seit der letzten Frage schon wieder einige Monate ins Land gezogen sind: Wie ist der aktuelle Stand zu dieser IDEA? Ist die Umsetzung im neuen DMS geplant?

[#5]

Ich bin gegen eine Umsetzung!

Eine Umsetzung dieser würde zu kurz greifen und halbfertige Strukturen verfestigen.

Denn die Kombination MA/Berufsträger->Handlungsstatus würde genau auf eine Dokumentenkategorie passen und wäre auch nur im 1:1 Modus praktikabel.

Also wenn schon, denn schon:

Es muss eine offene Workflowmodulation eingebaut werden, die für eine Dokumentenkategorie einen Ablaufplan anlegt. Also in diesem Fall Eingang Dokument mit Handlungsaufforderung, Zuständigkeit MA / Status "tu was", wenn fertig dann Änderung Zustand in "prüfe" an "Partner", Partner prüft und gibt zu Veränderung zurück etc... Das Ganze kann dann auch noch das Sekretariat oder Abweichungen bei Besonderheiten einbeziehen.

Ein richtiges DMS kann das.

[#6]

Hallo @Alexander_Herrmann, @einmalnoch, DATEV Ideas,

vielen Dank für den Input. 

Für die kommende Version ist im Sommer (DATEV-Programme 15.0) ist die Erweiterung der "Weitergabe" geplant. So soll es dann möglich sein, dass in einem Dialog der nächste Bearbeiter sowie der folgende Status gewählt und eine mögliche Notiz zum Dokument hinterlegt werden kann.  

@Alle: Wir freuen uns auf Ihr Feedback zu der geplanten Umsetzung.

Vielen Dank und viele Grüße

Helmut Lerm

[#7]

@Helmut_LermEine solche "Weitergabe" ist doch nichts anderes als Handarbeit. Einen Workflow, um nichts anderes geht es hier, wird auf bestimmte Abläufe definiert mit denen ein Dokument verknüpft wird. Der zuständige MA hat, etwas salopp ausgedrückt, seine Aufgabe am Dokument zu erfüllen und dann eine Entscheidung zu treffen. Anhand dieser Entscheidung werden dann die hinterlegten Aktionen automatisch ausgelöst. Da das in vielen DMS am Markt so Standard ist müsste die Entwicklung so etwas eigentlich bei der Planung erkennen.

So, wie von Ihnen geschildert, ist DMS neu doch nichts anderes als eine DokAblage in teurer.

[#8]

Hallo @einmalnoch,

vielen Dank für Ihre Rückmeldung.

Die von Ihnen beschriebene Funktion schafft dann einen Mehrwert, wenn ein großer Teil der Dokumentworkflows im vornherein standardisiert definiert werden kann. Es muss also im Vorfeld festgelegt werden, dass ein bestimmter Dokumenttyp immer den selben Prozess (Status, Bearbeiter, usw.) durchläuft. 

Die Rückmeldungen, die bei uns eingehen zeigen eher den Bedarf der oben in der Idea beschrieben ist: Manuelle Weitergabe in den nächsten Prozessschritt, welche flexibel für alle Dokumenttypen genutzt werden kann. Und das am besten mit allen Auswahlmöglichkeiten in einem Dialog.

@Alle: Wie immer sind weitere Meinungen willkommen.

Viele Grüße

Helmut Lerm

[#9]

@Helmut_Lerm 

Die von Ihnen beschriebene Funktion schafft dann einen Mehrwert, wenn ein großer Teil der Dokumentworkflows im vornherein standardisiert definiert werden kann. Es muss also im Vorfeld festgelegt werden, dass ein bestimmter Dokumenttyp immer den selben Prozess (Status, Bearbeiter, usw.) durchläuft. 

Das ist das Wesen eines DMS (=Dokumenten Management System), was Sie beschreiben ist eine Dokumentenablage. DATEV DMS (ob classic oder neu) nutzt einen Ablageknigge der einen Dokumententyp beschreibt aber keinen Workflow triggert. Im Ablageknigge ist ein Dokumententyp hinterlegt der z. B. für Post, Fristen und Bescheide benötigt wird, aber auch hier kein Workflow obwohl sich gerade Bescheide, die höchst selten in Steuerberaterkanzleien auftauchen, sich für einen Workflow anbieten.

Die Rückmeldungen, die bei uns eingehen zeigen eher den Bedarf der oben in der Idea beschrieben ist: Manuelle Weitergabe in den nächsten Prozessschritt, welche flexibel für alle Dokumenttypen genutzt werden kann. Und das am besten mit allen Auswahlmöglichkeiten in einem Dialog.

=Workflow zu Fuß und die Anweisungen in ProCheck. Management geht anders.

[#10]

Hallo DATEV-Ideas,

seit den DATEV-Programmen 15.0 (August 2021) kann in einem Dialog der nächste Bearbeiter, der Folgestatus und eine optionale Notiz gesetzt werden.

Viele Grüße

Helmut Lerm