DMS neu Dokumentenkorb (Info-Staubsauger) 1: Ablagemaske

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Als Steuerberater wünsche ich mir eine sinnvollere Reihenfolge (am besten individuell bestimmbar) und Gestaltung der Ablagemaske im Dokumentenkorb.

Zur Zeit hat die Ablagemaske folgendes Aussehen:

Nach meiner persönlichen Meinung müsste diese wie folgt aussehen (noch nicht hübsch, mir kommt es aber auf die Reihenfolge und die Größe der Felder an:

Aus meiner Sicht muss es nach der Dokumentenklasse immer mit der Mandantennummer als erstes Feld weitergehen. Dort sollte auch der Cursor stehen und nicht auf dem "Bereich".

Nach dem Auftrag ist aus meiner Sicht eines der wichtigsten Felder das VJ (Jahr) und der Monat. Bei uns werden diese Informationen oft über die Formatregeln mit dem Knigge kombiniert, so dass diese dann automatisch in der Beschreibung stehen. Daher sollte das Feld sehr nahe dem Knigge und der Beschreibung stehen, damit das Auge die Angeben nicht auf der Ablagemaske suchen muss.

Danach sollte der Knigge kommen mit einem deutlich breiterem Feld und auch die Ergänzung sollte über die ganz Breite der Erfassungsmaske angezeigt werden.

Aus "VJ", ggf. "VM", dem Knigge und der Ergänzung wird dann die Beschreibung gefüllt (Felder sollten daher zusammenstehen).

Neben dem Bearbeiter (früher DMS classic Erlediger) ist für einen mini-work-flow der Kenntnisnehmer ebenso wichtig und sollte daher nicht verborgen sein (siehe auch DMS neu Kenntnisnehmer 1: Ablagemaske Kenntnisnehmer einblenden / Mouseover.).

Daneben sollte es möglich sein, die Ablagemaske innerhalb des Dokumentenkorbes auch z. B. auf der linken Seite anzudocken. Wir arbeiten mit zwei 27-Zoll-Monitoren und haben in der Regel den Arbeitsplatz auf dem linken Monitor geöffnet. Der Dokumentenkorb kommt dann oft auf den rechten Monitor. Dann sind leider die Eingabefelder am weitesten vom Auge entfernt und nur schwer zu erkennen (ist aber evtl. auch meinem Alter geschuldet). Dies könnte Durch ein variables Andocken gelöst werden.

Kategorie ergänzt durch @Nicole_Müller 

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Warum gibt es nur eine Ablage- und nicht direkt eine Bearbeitungsmaske? Da ich neben der privaten und geschäftlichen Buchhaltung auch die von Grundstücksgesellschaften erledige, wünsche ich mir vom Posteingang, dass ich diesen in einem Rutsch zu Ende bearbeiten kann.

Warum können nicht gleich der Buchungssatz und die Überweisung mit erfasst werden?

Derzeit kommt eine Rechnung von beispielsweise einem Handwerker, der für eine der Grundstücksgesellschaften tätig war. Die Rechnung wird als Beleg abgelegt. Dann muss Rechnungswesen geöffnet und der Beleg verbucht werden. Der Buchungssatz lautet Aufwand an Kreditor, obwohl es bei Vermietung gar keine Verbindlichkeiten geben sollte. Die Zahlung wird in Rechnungswesen erstellt und an Zahlungsverkehr abgegeben und von dort ausgeführt. Das ist alles sehr umständlich.

Zum Vergleich: In Unternehmen online wird die Rechnung sofort erkannt und die Überweisung erstellt. Leider geht es dort nur mandantenbezogen. Ich müsste also jeden Mandanten ständig öffnen um auf Verdacht nachzusehen, ob Post eingegangen ist. Einen Überblick wie in DMS bekomme ich nicht.

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Ich verstehe bei der Ablagemaske nicht, wieso es diesen Punkt "Weitere Felder" gibt, der beim Öffnen des DMS Dokumentenkorb generell zugeklappt ist. Hierunter verstecken sich wichtige Felder wie z. B. der Ablageort (Ordner, Register), der Kenntnisnehmer oder die Auswahlkästchen für Handakte und Schreibschutz.

Ich finde diese Einstellung der Ablagemaske für meinen Workflow als sehr hinderlich.

Viele Grüße,

bfit

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Hallo @bfit 

leider arbeitet die DATEV selbst nicht mit der eigenen DMS (ähnlich wäre es, wenn der Vorstand von Mercedes eine BMW fahren würde), sonst hätte die Sekretärinnen des Vorstandes den Programmierern schon längst "Beine" gemacht.

Bei der Ablagemaske hilft nur eine Individualisierung (Büros sind unterschiedliche organisiert). D. h. die Ablagemaske muss in den Einstellungen konfigurierbar sein:

• Felder sperren, die die Kanzlei nicht nutzt
• Pflichtfelder definieren können, die der Kanzlei wichtig sind
• Reihenfolge (TAB-Taste), Größe und Ort der Felder müssen anpassbar sein

d. h. die DMS benötigt einen "Maskengenerator" (gab es bei der DMS classic). Im jetzigen Stadium geht das alles leider nur teilweise.

Workflow? Noch ist die DMS aus meiner Sicht ein DATEV DAS: Dokumentenablagesystem. Da ist noch viel Luft nach oben. Aber wahrscheinlich arbeiten die Programmierer schon an der DMS Online (cloud first), so dass sich hier in der lokalen DMS ähnlich wie bei den EO-Produkten nicht mehr viel tut.

Gruß

Ralf Blum

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Aber wahrscheinlich arbeiten die Programmierer schon an der DMS Online (cloud first), so dass sich hier in der lokalen DMS ähnlich wie bei den EO-Produkten nicht mehr viel tut.

Hallo Herr Blum,

ich hoffe nicht, dass dies tatsächlich so ist. Ich möchte nicht auch noch mein DMS in der Cloud haben. Wie soll dann das Arbeiten aussehen, wenn bei DATEV das Rechenzentrum zusammenbricht oder auch nur hängt.

Zudem würde es mir schon reichen, wenn die Standardeinstellung beim Öffnen des Dokumentenkorbes so ist, dass die weiteren Felder sichtbar sind, so wie es bei DMS classic auch war.

In DMS neu gibt es im Vergleich zu DMS classic viele kleine Unzulänglichkeiten, deren Beseitigung meiner Ansicht nach nicht viel Aufwand bedürften (vielleicht täusche ich mich da, ich bin kein Programmierer). Heute ist mir z. B. negativ aufgefallen, dass die Stempel nicht durchsichtig sind, d. h. die schrägen Stempel decken den Bescheid in der Größe des Rechtecks, das sie umgibt, ab. Das war bei DMS classic noch anders. Außerdem verschwindet die Markierung um die Stempel oder das Notizfeld nicht, wenn man irgendwo anders in das Dokument klickt. Davon gibt es so viele kleine Dinge, die mir immer noch auffallen, da ich gerade erst umgestellt habe. In einem halben Jahr werde ich mich vermutlich wohl oder übel daran gewöhnt haben.

Viele Grüße,

bfit

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Liebes DATEV-DMS-Team,

in letzter Zeit fällt mir immer wieder auf, dass bei der Ablage von Dokumenten im Dokumentenkorb immer wieder inaktive Mandanten für die Ablage vorgeschlagen werden. Da ich diese Mandanten im Arbeitsplatz auf INAKTIV gesetzt habe, wieso werden mir diese dann immer wieder vorgeschlagen? Sollte DATEV DMS diese Information aus den Stammdaten nicht automatisch im Hintergrund haben?

Mit der Hoffnung auf eine baldige Änderung viele Grüße aus dem Norden,

bfit