DMS Dokumentbeschriftung: Abweichung Dateiname zu Beschriftung in DMS?

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Als Steuerberaterin möchte ich, dass die Dokumentbeschriftung in der DMS mit dem Dateinamen übereinstimmt. 

Derzeit bleibt der Dateiname unverändert, egal wie das Dokument in der DMS beschriftet wird. 

Das führt zum Beispiel zu folgenden Problemen: 

• Neuanlage über Vorlagenverwaltung, es wird im Ablageknigge versehentlich das Jahr "2020" statt "2019" ausgewählt und anschließend in den Eigenschaften geändert. Der Dateiname heißt aber weiterhin z.B. "Vollständigkeitserklärung 2020" und verwirrt in der Leiste in Word ganz oben. Auch wenn die Datei z.B. in eine E-Mail gezogen wird, heißt sie weiterhin fälschlicherweise "Vollständigkeitserklärung 2020". 
• Die Datei "Aufstellungen zu Jahresabschluss 2018" wird kopiert und umbeschriftet in "Aufstellungen zu Jahresabschluss 2019". Auch hier verwirrt die Beschriftung "Aufstellungen .. 2018" in der Leiste ganz oben. 
• Die gescannte Datei "1234567890" wird über den Dokumentenkorb abgelegt. Während sie dann in DMS z.B. "Nebenkostenabrechnung 2018" heißt, ist der Dateiname 1234567890. Wenn der Mandant nun die Nebenkostenabrechnung in welcher Form auch immer erhalten möchte und ich die Datei aus dem DMS herausziehe, heißt sie wieder "1234567890" und muss noch einmal umbeschriftet werden. 

Ich sehe das als Fehler und wäre über eine Änderung sehr froh.

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Hallo Frau Bernhardt,

vielen Dank für Ihre Idee.

Durch die Möglichkeit in DMS strukturierte Dokumente anzulegen, ist es nicht optimal alle Dateinamen automatisch an die die Beschreibung anzupassen. Im schlimmsten Fall würden alle Dateien in einer Dokumentstruktur gleich heißen, was die Übersichtlichkeit erschwert und ein gleichzeitiges öffnen von z.B. 2 gleichnamigen Word-Dokumenten verhindert.

Tipps:

• Wenn Sie Dokumente exportieren bzw. per Mail versenden möchten, haben Sie die Möglichkeit über das Kontextmenü Exportieren... bzw. Als E-Mail senden... zu wählen. Hier wird im Gegensatz zu Drag & Drop die aktuelle Beschreibung verwendet. 
• Wenn ein Dokument fälschlicherweise falsch benannt bzw. kopiert wurde, können Sie den Dateinamen nachträglich innerhalb der Dokumentstruktur (auch bei einzelnen Dokumenten) anpassen.

Viele Grüße,

Helmut Lerm

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Hallo Herr Lerm, 

vielen Dank für diese beiden Hinweise. Ich habe es gleich ausprobiert und tatsächlich, wenn ich das Dokument in der Dokumentstruktur umbenenne, dann funktioniert es (Dateiname wird in der Leiste in Word/Excel richtig angezeigt). 

Eine Optimallösung ist das natürlich nicht, da man immer daran denken muss, beide Bezeichnungen zu ändern (wenn man denn überhaupt Wert auf den richtigen Dateinamen legt). 

Geschätzt haben 90% unserer Dokumente keine Dokumentstruktur (-> bestehen nur aus einer einzigen Datei). Das betrifft gerade die PDFs, die als Scan über den Dokumentenkorb abgelegt wurden, sowie aus dem Vorjahr kopierte Excel-Aufstellungen. 

Für diese Art von Dokumenten würde ich mir weiterhin wünschen, dass eine Änderung der Beschreibung in DMS eine Änderung des Dateinamens nach sich zieht. 

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Hallo Frau Bernhardt, 

einige Zeit ist vergangen und das Thema wurde nicht in vergangenen Versionen anders umgesetzt. Mit der von Helmut Lerm genannten Lösung würde ich die Idea auf umgesetzt stellen, sofern Sie auch derzeit noch mit dieser Lösung arbeiten können. 

Viele Grüße

Franziska Hackner