DATEV DMS Postausgang vorerfassen in Knigge aufnehmen

[#1]

Ähnlich wie in der Ablage-Knigge die Option Postausgang anlegen würden wir gerne auch die Vorerfassung des Postausgangs verpflichtend machen können.

Dadurch müssten die Mitarbeiter*innen den Postausgang vorerfassen und beim Anlegen des Postausgangs kann dieser automatisch als "erledigt" gekennzeichnet werden.

[#2]

Hallo @TomkeWibbertmann,

ich gestehe, dass ich die Frage nicht ganz verstehe.

Sie haben doch in der Knigge-Administration die Möglichkeit, einem Knigge direkt eine "Dokumentart (Postausgang)" zuzuordnen. Damit findet ja quasi zwanghaft - bei Verwendung des entsprechenden Knigge-Eintrags - die Vorerfassung für den Postausgang statt. Die Mitarbeiter*innen müssten die Dokumentart ja nun bewusst und manuell wieder entfernen, um den Postausgang zu verkomplizieren.

Wenn die Dokumente dann mit dem Status "zu Postausgang" im Sekretariat abgearbeitet werden, dann bestehen zwei Möglichkeiten:

• rechter Mausklick -> Postausgang anlegen -> der Postausgangssatz wird unter Verwendung der vorbelegten Dokumentart silent (ohne Maske) erzeugt und das Dokument wird automatisch erledigt gesetzt - sofern die entsprechende Option in den Einstellungen hinterlegt ist -> die Maske des Postausgangssatzes öffnet sich nur, falls Pflichtfelder leer sein sollten
• rechter Mausklick -> Postausgang bearbeiten -> es öffnet sich zwingend die Postausgangsmaske unter Mitgabe der vorbelegten Dokumentart -> der Postausgangssatz kann weiter spezifiziert werden (z.B. Ausgangsart) und es kann bei Bedarf die zugehörige Frist ausgetragen werden (Register "offene Fristen) -> mit Klick auf Speichern wird das Dokument in DMS ebenfalls erledigt gesetzt

Ich hoffe, diese Hinweise helfen weiter. 

Mit besten Grüßen - Nicola Teich

[#3]

Hallo @Nicola_Teich,

Danke für die Antwort. Die beiden Möglichkeiten sind bekannt.

Gerade für einige Briefe zum Beispiel im Lohnbereich ist die "Dokumentenart(Postausgang)" nicht hilfreich da der Empfänger genauer ausgewählt werden muss oder die Ausgangsart nicht die der Dokumentenart ist.

Setzte ich jetzt über den Knigge die Pflicht zum Postausgang anlegen, habe ich das Problem dass die Dokumente automatisch auf erledigt gesetzt werden.

Setze ich den Haken per Knigge wie im Bild muss der Mitarbeiter*in diesen Postausgang vollständig vorerfassen, so dass das Sekretariat diese Tätigkeit nicht mühsam aufnehmen muss. (die einzelnen Auswahlpunkte im Bild sind absichtlich nicht sinnvoll)

[#4]

Hallo @TomkeWibbertmann,

vielen Dank für die Ergänzung. Ich verstehe das Szenario. Sie wünschen sich quasi eine Pflichtfelddefinition durch den Knigge. Das habe ich zwar irgendwo schonmal gehört/gelesen. Das werden wir aber aufgrund der Komplexität nicht umsetzen.

Erschwerend kommt dazu, dass die angesprochenen Felder ja gar nicht wirklich zu DATEV DMS gehören, sondern faktisch zu Post, Fristen und Bescheide. Die Verbindung wird dabei über die Dokumentart hergestellt. Ein weiteres "Hineinregieren" in die Felder des Plug-Ins aus Post, Fristen und Bescheide ist nicht möglich.

Ich bitte um Verständnis.

Mit den besten Grüßen - Nicola Teich

[#5]

Hallo @Nicola_Teich ,

grundsätzlich kann die Knigge ja heute auch das "Postausgang anlegen" vorselektieren. 

Hauptsächlich ging es mir nur darum, dass in den Knigge auch das "Postausgang vorerfassen" hinzugefügt wird, diese Option ist im Ablagedialog noch relativ neu.

Wenn diese Umsetzung natürlich auch die Kapazitäten der DATEV sprengt kann ich das verstehen.

Dass das ganze dann natürlich abwählbar ist, ist bekannt.

[#6]

Hallo @TomkeWibbertmann,

der neue Haken "Postausgang vorerfassen" wurde in der Eigenschaftenmaske ergänzt, um deutlicher zu machen, dass hier eine Vorerfassung stattfindet. Zusätzlich ermöglich er, die vorerfassten Werte mit einem Klick inaktiv zu setzen, wenn eben doch nichts zum Thema Postausgang stattfinden soll. Das war vorher deutlich mühseliger, da die Felder teilweise einzeln geleert werden mussten.

Soll heißen: der Haken hat keinerlei Pflichtfeld-Bedeutung. Auch der Haken "Postausgang anlegen" erzeugt nicht zwingend einen Postausgang. Man kann ihn ja beim Ausfüllen der Maske jederzeit wieder entfernen.

Den Haken "Postausgang vorerfassen" haben wir uns im Ablage-Knigge selbst tatsächlich gespart. Die Vorbelegung einer "Dokumentart (Postausgang)" ohne den Haken "Postausgang anlegen" ist ja die Vorerfassung. Hier erschien uns der Haken redundant. 

Mit den besten Grüßen - Nicola Teich