gesucht: gute Software, um Arztrechnungen zu verwalten (wg. Zahlungen, PKV, Einreichungen, Erstattungen, ...)

[#1]

Hallo Community,

bei der Verwaltung einer größeren Anzahl von Arztrechnungen entsteht immer wieder viel Aufwand und 'Chaos', mit den Belegen, mit den Zahlungen, Einreichungen, Leistungsabrechnungen, Erstattungen, Teilerstattungen, Selbstbehalten, Beteiligungen etc. ...

... noch verschärft dadurch, dass Arztrechnungen sehr unterschiedlich 'gestaltet' und die Rechnungspositionen schwer nachvollziehbar sein können, dass die Krankenkassen die Leistungsabrechnungen in Papierform/PDF, aber nicht als Tabelle liefern, teilweise  mit eigenwilligen Sortierungen, Bezeichnungen, Begründungen, sodass man möglichst wenig automatisieren kann 😎

... kurzum, es sind mehrere Systeme, die nicht gerade miteinander harmonieren

Am besten wäre vielleicht eine Art Datenbank, in die sämtliche Daten sukzessive eingepflegt werden, inkl. Behandlungsdatum, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Zahlungsdatum, Einreichungsdatum, Erstattungsdatum, Rechnungsbetrag, Erstattungsbetrag etc.

... und ...ich wage es kaum zu erwähnen ... am liebsten natürlich noch mit einer Verknüpfung zum jeweiligen Digitalen Beleg

Es gibt zwar Abrechnungssoftware, aber wohl nur für die Arztpraxen, aber nicht für die  Patienten

Frage: 

hat vielleicht jemand dieses Chaos besser im Griff als ich ?

... und falls ja, mit welchen Tricks oder Hilfsmitteln ?

[#2]

leider haben wir nur einen ssıǝɥɔs analogen Prozess, den ich sooo nicht auch noch digitalisieren will 😎

momentan geht es mir wie Barbarossa ("... viel Steine gab's und wenig Brot")

Jede Arztrechnung eines Privatpatienten durchläuft einige analoge Stadien der Metamorphose, bis er endlich in einem Aktenordner verstauben darf (eingegangen, kontrolliert, bezahlt, eingereicht, teilweise oder voll erstattet, evtl. beanstandet, evtl. nochmal eingereicht, evt. abgelehnt oder erstattet, geprüft, gebucht (oder so ähnlich)😅

... und hier geht es um eine 3-stellige Anzahl pro Jahr

Wenn man dem Beleg wenigstens gleich nach dem Eingang ein eindeutiges Merkmal (z.B. eine GUID) anheften könnte, das er in seiner gesamten Laufbahn beibehält. Leider gibt es aber mehrere 'Medienbrüche'.

Ideal wäre die digitale Zustellung, Zahlung, Einreichung, Abrechnung, Verbuchung etc. in einem schönen volldigitalen Prozess. 

Dann würde man als Patient vielleicht viel lieber zum Arzt gehen und als Abrechnungsbeauftragter viel lieber abrechnen und buchen anstatt abzubrechen und zu fluchen 😎

[#3]

Das Problem an dem ganzen Vorhaben ist, dass die ärztlichen Verrechnungsstellen zwar in der Lage sind, PDFs in die Welt zu schicken (sogar per Email),  nicht aber Datensätze zur weiteren Bearbeitung zu erstellen (welches Format auch immer).

Wobei es hierbei auch wieder zu Ausnahmen kommen kann. Hängt manchmal dann auch wieder von der Gegenseite ab.

So bleibt nichts anderes, als Daten durch mühseliges Transformieren zu erzeugen (z.B. PDF nach Excel).

Was mich nur wundert: wie machen das die Kanzleien, die sich auf ärztliche Mandanten spezialisiert haben?

[#4]

... für Ärzte gibt es ja Abrechnungssoftware, nicht aber für die Patienten, also für die Rechnungsempfänger.

'Normale' Patienten haben ein paar wenige Rechnungen pro Jahr.

Das Verwaltungs-Problem potenziert sich aber mit der Anzahl der Rechnungen.

Es gibt Patienten, die mit einer hohen 2-stelligen oder gar mit einer 3-stelligen Anzahl von Rechnungen um die Ecke kommen

Das Digitalisierungs-Chaos im Medizinbereich setzt sich hier nahtlos fort 

Die meisten Ärzte lassen Ihre Privatliquidationen von Verrechnungsstellen verwalten.

Dann muss man schon genau hinschauen, welcher Arzt jetzt eigentlich über die "PVS XXX" , "PVS YYY" oder "PVS ZZZ" abrechnet

[#5]

... so allmählich glaube ich, dass eine komfortable und transparente Abrechnungsmöglichkeit für die Empfänger von Arztrechnungen ('Privatliquidationen') von Seiten der Privat-Krankenkassen anscheinend gar nicht gewollt ist.

... denn jede vergessene oder missglückte Abrechnung und jede Kürzung der Rechnungsbeträge, die nicht 'friedlich' zwischen der PKV und dem Arzt bzw. mit der Verrechnungsstelle geklärt werden kann und nicht weiterverfolgt wird, spart Geld ...

... wobei zum Streiten immer 2 Parteien gehören.
Sämtliche Behandlungen der Privatpatienten sind 'natürlich' grundsätzlich äußerst kompliziert und aufwändig und 'müssen' mit dem Höchstsatz honoriert werden 😎

( hier stand ein längerer Absatz, den ich vorsichtshalber wieder gelöscht habe ... 😎 ) 

... jedenfalls habe ich wieder mal viel Zeit verbraten mit diesen ssıǝɥɔs Prozessen ... 😠

Wann macht man diesen Prozessen 'den Prozess' ? 

... vielleicht sollte man eine Selbsthilfegruppe der "Anonymen Analogiker" gründen

[#6]

... wieder mal ein Beispiel, das mich 'auf die Palme gebracht' hat

Der Patient hat 7 Rechnungen einer Apotheke inkl. vermeintlich zugehörigen 10  Rezepten eingescannt und zusammen bei der PKV eingereicht. 

(zur Verdeutlichung sind die Beträge gerundet)

• Summe der Rechnungsbeträge: 2.600 €
• Summe der Beträge auf den 10 Rezepten : 2.500 €
• Leistungsabrechnung der PKV (per PDF) : 10 Rezepte ---> Erstattung 2.500 €

Von den 7 Rechnungen kein einziges Wort

Frage:

was wurde gekürzt oder welches Rezept war falsch oder fehlte auf den 7 Rechnungen ?

... also muss man offenbar vorab unbedingt alle Rezepte penibel kontrollieren und den richtigen Rechnungen zuordnen, was gar nicht sooo einfach ist, da das 'richtige' Datum in diesem Fall schwer zu 'verwalten' ist (Behandlungs-, Liefer-, Rezept-, Rechnungs-, Zahlungs-, Einreichungs- und Erstattungsdatum).

Es handelt sich um Medikamente, die vorab an die Apotheke geliefert, aber 'just-in-time' dort hergestellt und anschließend vom Arzt per Infusion verabreicht werden.

Die Rechnung kommt dann ein paar Tage oder ein paar Wochen später

... und das ganze 'Spiel' x 18

... andererseits werden Rechnungsbeträge nicht erstattet, wenn das Rezept oder die Verordnung fehlt

... > das sind grauenhafte analoge Prozesse 

Ich habe vor einigen Tagen entsprechende Fragen an die PKV gestellt, ob das nicht besser/digitaler geht ...

... aber dort wird man vermutlich erst analog eine passende Ausrede formulieren müssen, die dann per Post zugestellt wird

[#7]

... heute habe ich mal 'spaßeshalber' einen neuen Anlauf genommen, um den ssıǝɥɔs analogen Prozess wenigstens in einen halbwegs digitalisierten 'WürgAround' zu 'transformieren', was mir, glaube ich, zum Teil sogar gelungen ist.

Die Grundidee ist, Arztrechnungen per OCR auslesen zu lassen (RE-Nummer, RE-Ersteller, RE-Datum, RE-Betrag u.a.), um dann mit den ausgelesenen Daten digital weiterarbeiten zu können, datev-unabhängig 

Die Frage ist :

gibt es in diesem oder anderen Drittanbieterprodukten (LexOffice, Sevdesk &Co) die Möglichkeit der Massenänderungen von Buchungen, z.B. für Umbuchungen oder für die Änderung von Feldinhalten, damit man sie für weitere Verarbeitungsschritte entsprechend selektieren und ausgeben kann ?

... 'spaßeshalber habe ich mal ca 150 konkrete Arztrechnungen 'digitalisiert' und versuche, den 'WürgAround' noch zu 'verschönern' 😎

Durch den Einsatz von datev-kompatiblen Anwendungen konnte man ja evtl. wieder auf die Datev-Schiene zurückkehren, falls es innerhalb des 'WürgArounds' wieder Sinn macht.

[#8]

... mit der Digitalisierung und mit dem Auslesen der relevanten Rechnungs- und Zahlungsdaten und der automatischen Umbenennung der Digitalen Belege zwecks Weiterleitung und Weiterverarbeitung sehe ich momentan Licht am Horizont.

Jetzt wäre unter Anderem auch noch schön, wenn man die relevanten Daten aus den Rezepten und Verordnungen herauslesen könnte

Ich gehe davon aus, dass Apotheken und Ärzte, vor allem aber Krankenkassen bestens mit entsprechender Software 'bewaffnet' sind, aber die Patienten und diejenigen, die sich mit Privatabrechnungen herumzuschlagen haben, lässt man im Regen stehen

Vielleicht gibt es ja 'schlanke' Tools, mit denen man die Feldinhalte von Standard-Formularen (z.B. Rezepte und Verordnungen) auslesen und in eine Datenbank oder in eine Excel-Tabelle übertragen kann.

[#9]

Hallo @vogtsburger,

haben die Belege immer das gleiche Format?

Dann sähe ich da kein Problem.

Man müsste die PDFs (wenn die alle einzeln sind) dann vorher nur zusammenführen oder in ein ZIP verpacken, weil das Hochladen bei uns ansonsten keinen Spaß macht.

Beste Grüße,

Georg

Dedukt Software UG (haftungsbeschränkt)

[#10]

---

@Georg_Klimm  schrieb:

[...]

haben die Belege immer das gleiche Format?

Dann sähe ich da kein Problem.

[...]

der Casus Knacksus liegt eigentlich darin, dass man eine, mehrere oder viele Arztrechnungen bei der PKV digital (eigescannte Papierrechnungen) einreicht, jeweilige Dateinamen, Rechnungsnummern, Rechnungssdatum und gerne auch weitere Daten zur Verfügung stellen kann, aber als Ergebnis  erhält man pro Einreichung eine einzelne Leistungsabrechnung, einen Gesamt-Erstattungsbetrag und eine Leistungsaufstellung, in der man Mühe hat, die eingereichten Arztrechnungen wiederzufinden, da die Leistungsaufstellung weder die Rechnungsnummern, noch das  jeweilige Rechnungsdatum noch (oft) die korrekten Bezeichnungen der Leistungserbringer enthält.

Am einfachsten ist es, wenn die Summe aller eingereichten Rechnungsbeträge dem Erstattungsbetrag entspricht.

Das ist aber oft nicht der Fall und man muss den Einzelbeträgen 'hinterherhecheln' und sie zuordnen und nachverfolgen etc.

Also,

mit OCR alleine ist es nicht getan.

Eigentlich sollte man auf OCR komplett verzichten können.

Das Hauptproblem liegt im schlecht digitalisierten Prozess von der Papierrechnung bis zur Verbuchung der Krankheitskosten

Das riesige Volumen an Geld, das im medizinischen Bereich steckt, wird zu großen Teilen durch die schlechte Digitalisierung und durch den ineffektiven Einsatz der Ressourcen 'verbrannt'

[#11]

... (Fortsetzung)

mit Hilfe von Excel konnte ich jetzt tatsächlich 'spaßeshalber' ... nein, zugegeben: notgedrungen ... den ʇɯɯɐpɹǝʌ schlecht digitalisierten Prozess in meinem eigenen 'Work-Flow' ... eher 'Work-Rinnsal' 'komfortabilisieren' (wenn schon keine volle Digitalisierung möglich ist)

Ich kann jetzt wenigstens so ähnlich arbeiten wie mit der Digitalen Beleganzeige beim Buchen & Fluchen

Hyperlinks machen es möglich.

In meiner Excel-Verwaltungstabelle mit Filter-, Such-, Sortier-, Selektionsmöglichkeiten  reicht jetzt ein Klick auf den entsprechenden Hyperlink, um die jeweils zugehörige Leistungsabrechnung (PDF-Datei) anzuzeigen.

Jetzt muss eben das eigene Auge und das eigene Gehirn die fehlenden Funktionen der Digitalisierung ersetzen.

Es ist mir einfach unverständlich, dass die Krankenkassen die Abrechnungsdaten nicht wenigstens in strukturierter Form liefern (können/wollen), z.B. wenigstens als CSV-Datei

Apropos,

... will auch mal 'spaßeshalber' testen, ob man diese 'Verwaltung' sperriger Abrechnungen auch im V+V-Bereich zeit- und nervensparend einsetzen kann.

V+V-Abrechnungen (Gebühren und Abgaben, Energie, Hausverwaltungen, Versicherungen etc.) sind nämlich oft auch eine Herausforderung, jedenfalls für mich

... eine Mitarbeiterin des hiesigen Strom-Grundversorgers gab auf Nachfrage zu, dass die schon längst überfälligen Strom-Abrechnungen sich deshalb verzögern, weil man sich im Unternehmen noch nicht ganz klar darüber ist, wie die diversen Hilfen der Regierung zu  behandeln sind 😅

[#12]

back to the roots:

... habe am letzten Wochenende wieder mal mit der 'Verwaltung' von vielen Arztrechnungen ("Privatliquidationen") und einer 3-stelligen Anzahl von Privat-Rezepten eines Intensiv-Patienten 'gekämpft'.

... das ist wirklich 'EDV zu Fuß' und 'mit Blei im Rucksack'

Es geht hier ja eigentlich nicht um ein Buchführungsthema, sondern eher um die 'strukturierte Ablage' und um die 'Verwaltung' der Belege vom Rechnungseingang bis zum endgültigen Ablegen in einem Aktenordner.

Inzwischen scanne ich die Papierrechnungen ein und lade sie auf die Plattform eines hier des öfteren genannten Anbieters hoch. Dort werden i.d.R. die relevanten Daten (Datum, Rechnungsnummer, Rechnungssteller, Rechnungsbetrag u.a.) aus dem Rechnungsbeleg erkannt und gespeichert. Auf Wunsch lassen sich diese Daten in unterschiedlichen Formaten auch wieder exportieren, was recht viel Zeit einspart

... oder anders gesagt:

ich verbrate lieber Zeit mit 'herumgeklicken' anstatt mit 'herumtippen'

... bei der 3. Wiederholung der selben Tätigkeit beginne ich nervös zu werden 😎

... ok ...

.. aber was mache ich mit den 'blöden' Rezepten ?

Ich würde sie auch am liebsten wenigstens 'halbautomatisiert' erfassen, z.B. Erkennung des Ausstellungsdatums, des Zahlungsdatums, des Zahlungsbetrags, idealerweise auch die Bezeichnung des Medikaments.

... und wenn die automatisierte Erfassung nicht funktioniert, dann 'wenigstens' die Möglichkeit ein Rechteck um den zu erfassenden Text zu ziehen.

Vermutlich gibt es Möglichkeiten, aber evtl. nur für die Profis unter den 'Analog-zu-Digital-Verarbeitern (z.B. Krankenkassen)

Ideal wäre die Möglichkeit eine oder mehrere OCR-Erfassungsmasken zu definieren, da es nur eine 'Handvoll' unterschiedlicher Rezeptformulare gibt

[#13]

Nachtrag:

---

@vogtsburger schrieb:
[...]

Vermutlich gibt es Möglichkeiten, aber evtl. nur für die Profis unter den 'Analog-zu-Digital-Verarbeitern' (z.B. Krankenkassen)

Ideal wäre die Möglichkeit eine oder mehrere OCR-Erfassungsmasken zu definieren, da es nur eine 'Handvoll' unterschiedlicher Rezeptformulare gibt

[...]

---

... ja, es gibt professionelle Software zum Einscannen und Auswerten von maschinell oder gar handschriftlich ausgefüllten Formularen ...

... was natürlich auch zu erwarten war, denn die vielen Papierformulare, die immer noch kursieren, können eigentlich (bzw. hoffentlich) nicht alle manuell ausgewertet werden.

Der kleine Wermutstropfen bei diesen Profilösungen sind die Profipreise.

Ich habe bereits mit Testversionen 'gespielt', aber die Einrichtung der Formulare ist doch recht zeitaufwändig und der Kauf der Software kommt, wie gesagt, preislich auch gar nicht in Frage.

Mich interessierte aber auch die Aufgabenstellung.

Mir würde eigentlich auch schon eine schlanke, schlaue, preiswerte App speziell für meinen Anwendungsfall reichen 😉

Apropos Aufgabenstellung:

ich nehme an, dass für die Erfassung der Daten für die Feststellungserklärungen zur Grundsteuer teilweise mit ähnlichen Methoden gearbeitet werden musste, um die Massen an analogen Daten zu digitalisieren.

Die Datev hatte ja zu diesem Zweck auch einen Scanservice für ausgefüllte Formulare angeboten