Ordnungsbegriffe - DUO - Steuerprogramme - Belege Online - Mandantengenutzte Nummern - Kanzleinummer ...

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Hallo Community,

weil nicht so einfach einem einzelnen Thema zuordenbar, mal hier in freie Themen.

Wir haben demnächst einen neuen selbst buchenden Mandanten (neu anzulegender Mandant) und ich bin gerade mal wieder über die diversen Möglichkeiten der "Ordnungsbegriffe" gestolpert.

Der Mandant wird über Mittelstand Faktura buchen und DUO (inkl. Lohn-Vorerfassung) nutzen.

Wir würden der Empfehlung folgend den Belege-Online-Bestand und den Bestand in Mittelstand Faktura auf der Unterberaternummer konfigurieren.

In der Kanzlei würden wir die ReWe-Bestand entsprechend ebenso einrichten.

Einige Fragen ergaben sich allerdings dennoch.

Klar ist, dass Programme mit Schnittstelle zu DUO eine klare Adressen brauchen. Nicht klar ist mir, welche Möglichkeiten es hier wirklich gibt und für welche Programme - neben ReWe und Lohn - dies noch wesentlich ist.

1. Ist der Ordnungsbegriff (Beraternummer + Mandantennummer) des "DUO-Bestandes" immer synonym und somit gleich dem Belege-Online Bestand?
   Falls nein, was ist der Unterschied, wie werden die Daten vergeben und für welche DUO-Funktionen können dann ggf. abweichende Ordnungsbegriffe vergeben werden (z.B. Lohn Vorerfassung)?
2. Wie sollten wir dies mit den "anderen" zahlreichen Steuer-Programmen in der Kanzlei nun handhaben?
   Sollten die Bestände aller Leistungen konsequenterweise auf der mandantengenutzten Beraternummer angelegt werden oder nur Lohn und ReWe (auf DUO bzw. Belege Online Bestand - siehe Frage 1)?
3. Ist die Empfehlung bei Lohn und Gehalt begründet in der digitalen Personalakte oder auch der Vorerfassung?

PS:

Bitte beachtet, dass ich nicht selbst mit den Programmen arbeite und daher ggf. einige naive Fragen stelle - die Kanzlei, die ich administrativ unterstütze, hat kaum Einblick in diese Details der Datenhaltung.

Die diversen Hilfedokumente vermischen m.E. mitunter die Begriffe, konzentrieren sich auf die Übernahme bestehender Daten und zeigen deutlich auf, dass ein späteres Umspeichern (falls schon Daten vorhanden sind) durchaus etwas knifflig ist.

Danke und viele Grüße

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@Nutzer_8888 schrieb:

Ist der Ordnungsbegriff (Beraternummer + Mandantennummer) des "DUO-Bestandes" immer synonym und somit gleich dem Belege-Online Bestand?

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Ja, muss er zwingen, wenn z.B. mit Bank online gearbeitet werden soll. Die neue Personalakte macht hier erste Schritte in Richtung Unabhängigkeit, welche aber noch nicht zu 100% vollzogen ist (wegen Bank online als Beispiel). Bank online kann ja auch das Mandat intern nutzen aka der GF möchte nur smart die Löhne zahlen. Dann braucht er keinen vollwertigen DATEV Zugriff, wenn man die Löhne als Mandat in Bank online spielt, wo der GF sie dann zahlen kann. 

Da kommt es eben auf die Workflows des Mandanten an. Und unflexibel würde ich mich anfangs nur sehr ungern, sodass ich hinten raus möglichst viele Optionen statt 💩 Arbeit habe. 

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@Nutzer_8888 schrieb:

Wie sollten wir dies mit den "anderen" zahlreichen Steuer-Programmen in der Kanzlei nun handhaben?

Sollten die Bestände aller Leistungen konsequenterweise auf der mandantengenutzten Beraternummer angelegt werden oder nur Lohn und ReWe (auf DUO bzw. Belege Online Bestand - siehe Frage 1)?

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Da bin ich auch noch nicht zu 100% hinter gestiegen. Problem bei mir: Legst man auch die Steuerprogramme auf der Unterberaternummer an, ziehen sich die Steuerprogramme keine Kanzleistammdaten mehr. Deshalb habe ich die Steuerprogramme auf der Kanzleiberaternummer gespeichert. Dann muss man min. aber bei REWE ja irgendwie sagen können: gib' deine Daten an die Steuerprogramme an folgenden Ordnungsbegriff weiter. Andernfalls muss man pro mandantengenutzter Beraternummer dann die Kanzleistammdaten pflegen? 

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@Nutzer_8888 schrieb:

Ist die Empfehlung bei Lohn und Gehalt begründet in der digitalen Personalakte oder auch der Vorerfassung?

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Das verstehe ich nicht.  

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@Nutzer_8888 schrieb:

die Kanzlei, die ich administrativ unterstütze, hat kaum Einblick in diese Details der Datenhaltung.

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Nicht schlimm. Bist Du nicht alleine mit. Ich hatte dazu erst einen Call mit Manuel Moucka, deren Kunden auch alles kreuz und quer einfach irgendwo speichern und die nun aufräumen müssen. Viel manuelle Arbeit, die man sich sparen hätte können, wenn man von Anfang an gewusst hätte: wie.  

Gut, dass Du fragst! 👍

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@metalposaunist 

@metalposaunist schrieb: 

@Nutzer_8888 schrieb:

Ist der Ordnungsbegriff (Beraternummer + Mandantennummer) des "DUO-Bestandes" immer synonym und somit gleich dem Belege-Online Bestand?

Ja, muss er zwingen, wenn z.B. mit Bank online gearbeitet werden soll. Die neue Personalakte macht hier erste Schritte in Richtung Unabhängigkeit, welche aber noch nicht zu 100% vollzogen ist (wegen Bank online als Beispiel).

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Können den theoretisch überhaupt separate Ordnungsbegriffe vergeben werden für einen DUO-Bestand und Belege Online? Oder gibt es nur einen Ordnungsbegriff für DUO und damit für alle Anwendungen? Das kann man doch über die Stammdaten online Verwalten?!

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Da bin ich auch noch nicht zu 100% hinter gestiegen. Problem bei mir: Legst man auch die Steuerprogramme auf der Unterberaternummer an, ziehen sich die Steuerprogramme keine Kanzleistammdaten mehr.

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Da scheint sich eine weitere Problematik aufzutun, die rechtfertigt, dass man doch gemischt anlegt. Bei uns sind derzeit Anlage auf mandantengenutzte Beraternummern eher selten. In den Datev-Hilfe-Doks wird meistens auch nur auf ReWe eingegangen.

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@Nutzer_8888 schrieb:

Ist die Empfehlung bei Lohn und Gehalt begründet in der digitalen Personalakte oder auch der Vorerfassung?

Das verstehe ich nicht.  

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Glaubte mal gehört zu haben, dass für die digitale Personalakte oder Arbeitnehmer online die Bestandszuordnung in DUO (Ist das auch der DUO bzw. Belege-Online bestand?) zwingend notwendig wäre. Schlussfolgerte, dass dies für Lohn-Vorerfassung wohl nicht so wäre und man in DUO oder die Rechtevergabe halt den Kanzlei-Lohnbestand zuordnet bwz. freigibt und somit unabhängig vom DUO-Bestand funktionieren könnte.

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Dann muss man min. aber bei REWE ja irgendwie sagen können: gib' deine Daten an die Steuerprogramme an folgenden Ordnungsbegriff weiter. Andernfalls muss man pro mandantengenutzter Beraternummer dann die Kanzleistammdaten pflegen? 

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Diese internen Schnittstellen kommen mir wie ein komplexes Spinnennetz vor, bei dem die Anfangs- und Endpunkte der Fasern verteilt über die vielen Programme konfiguriert werden.

Im Lohn und Gehalt gibt es beispielsweise eine Möglichkeit einen anderen ReWe-Ordnungsbegriff für Übergaben zu konfigurieren...

Zu komplexe Konfigurationen würde ich unbedingt vermeiden wollen, weil ein verknotets Spinnennetz sicher noch mehr Ärger macht...

Denke aber, dass sich herauskristallisiert, dass man sich auf ReWe und Lohn beschränken sollte hinsichtlich der mandantengenutzten Beraternummer....

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@Nutzer_8888 schrieb:

Können den theoretisch überhaupt separate Ordnungsbegriffe vergeben werden für einen DUO-Bestand und Belege Online?

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Jein. DATEV ist auf dem Weg dorthin. Je nachdem, wie die Programme und Daten miteinander reden sollen, ist das möglich, oder eben nicht. Man kann auch 1x Belege online anlegen, für den Berater, der die FiBu macht und 1x nur die neue Personalakte nutzen. Dann muss man aber wissen, dass der Lohn kein bisschen mit der FiBu und Bank online spricht.  

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@Nutzer_8888 schrieb:

Oder gibt es nur einen Ordnungsbegriff für DUO und damit für alle Anwendungen?

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Das ist der beste Fall, weil dann theoretisch alles miteinander sprechen kann, was spricht.  

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@Nutzer_8888 schrieb:

Bei uns sind derzeit Anlage auf mandantengenutzte Beraternummern eher selten. In den Datev-Hilfe-Doks wird meistens auch nur auf ReWe eingegangen.

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Ja, bei der megra auch. Und noch ein Ding: Die zentrale Mandantennummer im Arbeitsplatz muss dann nicht mehr mit der Cloud / Belege online korrespondieren, weil Selbstbucherunternehmen A die 10000 beim Mandat ist, welche aber mit 14118 im Arbeitsplatz der Kanzlei verknüpft ist.  Wer 14118 dann online eintippt, landet im Leeren. Da war ja was ... 

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@Nutzer_8888 schrieb:

dass für die digitale Personalakte oder Arbeitnehmer online die Bestandszuordnung in DUO (Ist das auch der DUO bzw. Belege-Online bestand?) zwingend notwendig wäre.

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ANO ist von allem unabhängig und spricht ja auch nur am Ende mit jedem AN und dem passenden DATEV Konto. Für die Personalakte wird der Ordnungsbegriff des Lohnprogramms genutzt. Liegt die FiBu aber woanders, klappt's mit Bank online eben nicht. Da werden die Vorschlagszahlungen niemals auftauchen, wenn man das nicht erst korrigiert. 

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@Nutzer_8888 schrieb:

Schlussfolgerte, dass dies für Lohn-Vorerfassung wohl nicht so wäre und man in DUO oder die Rechtevergabe halt den Kanzlei-Lohnbestand zuordnet bwz. freigibt und somit unabhängig vom DUO-Bestand funktionieren könnte.

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Die Lohnvorerfassung wird sich wie die Personalakte am Ordnungsbegriff des Lohnprogramms hängen. Dass man dazu zu 100% unabhängig eine FiBu dranklemmen kann (weil 2 Berater FiBu und Lohn machen), da ist DATEV langfristig dran. 

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@Nutzer_8888 schrieb:

Zu komplexe Konfigurationen würde ich unbedingt vermeiden wollen, weil ein verknotets Spinnennetz sicher noch mehr Ärger macht...

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Hm, "nur" dann, wenn man unüberlegt einfach irgendwas macht und die Folgen dann nicht kennt. Sonst ist man bei DATEV Herrscher der Ordnungsbegriffe 😅.  

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@Nutzer_8888 schrieb:

Denke aber, dass sich herauskristallisiert, dass man sich auf ReWe und Lohn beschränken sollte hinsichtlich der mandantengenutzten Beraternummer....

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Wenn das dann intern in der Kanzlei alles miteinander spricht, ja. Andernfalls, wenn man auch die Steuerprogramme auf die mandantengenutzte Beraternummer legt und man das mitgliedsgebundene Mandantengeschäft aktiviert, werden auch alle DATEV / RZ-Kosten für die Steuerprogramme an den Mandanten direkt berechnet, wenn man dann nicht noch extra wieder sagt, was DATEV dem Mandanten berechnen soll. 

Und da DATEV die Information über eine Generalvollmacht auch in der neuen Service Cloudanwendung Beraternummern verwalten online nicht ausweisen wird, wird man intern Excel Tabellen pflegen muss. Und Daten sind nur so gut, wie sie gepflegt werden. Ein "oh, habe ich vergessen" kann da böse enden. 

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@Nutzer_8888 schrieb:

Denke aber, dass sich herauskristallisiert, dass man sich auf ReWe und Lohn beschränken sollte hinsichtlich der mandantengenutzten Beraternummer....

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@metalposaunist  schrieb:

Wenn das dann intern in der Kanzlei alles miteinander spricht, ja. Andernfalls, wenn man auch die Steuerprogramme auf die mandantengenutzte Beraternummer legt und man das mitgliedsgebundene Mandantengeschäft aktiviert, werden auch alle DATEV / RZ-Kosten für die Steuerprogramme an den Mandanten direkt berechnet, wenn man dann nicht noch extra wieder sagt, was DATEV dem Mandanten berechnen soll.

Wir machen es genau so. Lohn und Fibu unter einem Ordnungsbegriff im mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft. Wir nutzen noch die Paketlösung (2(?), ohne Personal). Damit wird in Unternehmen online alles möglich, ohne dass der Mandante die Entgelt-Abrechnungen und Übermittlung der Steuererklärungen zahlen muss.

Steuerprogramme laufen auf der Kanzlei-Hauptberaternummer, über die Verknüpfung via zentraler Mandantennummer funktioniert die Datenweitergabe weitgehend alleine. Durch die vorhandene mandantengenutzte Beraternummer können wir daneben aber auch ohne weiteres weitere Bestände, bspw. für Sonder- und Ergänzungsbilanzen oder V+V-Buchhaltungen, als anwendungsspezifische Fälle anlegen und entsprechend verknüpfen.

Wir versuchen möglichst die zentrale Mandantennummer auch bei den Mandanten durchzusetzen. Das klappt nur leider nicht immer. Bisher gab es dazu allerdings nur (technische) Probleme die in wenigen Tagen gelöst werden konnten, bspw. bei geplanter Umstellung der Lohn-Abrechnung auf den Ordnungsbegriff des Mandanten. Hier passen wir die Ordnungsbegriff auch ab und an beim Mandanten an. Natürlich dann über Fernbetreuung, damit hinterher alles wieder sauber läuft.

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@metalposaunist  schrieb:
Und noch ein Ding: Die zentrale Mandantennummer im Arbeitsplatz muss dann nicht mehr mit der Cloud / Belege online korrespondieren, weil Selbstbucherunternehmen A die 10000 beim Mandat ist, welche aber mit 14118 im Arbeitsplatz der Kanzlei verknüpft ist.  Wer 14118 dann online eintippt, landet im Leeren. Da war ja was ...

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Was richtig übel werden kann: wir haben einen Mandanten, der ursprünglich auf KBNr/14118 geführt wurde und im Rahmen von MigMag auf UBNr/12345 umgezogen ist. Je nachdem, von wo man nun DUO/Belegupload öffnet, kommt man im falschen Bestand raus …

Denn natürlich ist der Bestand von KBNr/14118 damals nur auf UBNr/12345 kopiert worden. 🙄

Und damit das Leben nicht langweilig wird, läuft er im ANO Cockpit unter UBNr/14118. Ich versuch gar nicht erst, es zu verstehen. Gibt ja doch nur Kopfschmerzen. 🤕

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@metalposaunist  schrieb:
Und da DATEV die Information über eine Generalvollmacht auch in der neuen Service Cloudanwendung Beraternummern verwalten online nicht ausweisen wird

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Wieso denn auch, braucht man das? 🤡

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@rschoepe schrieb:

braucht man das? 🤡

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Natürlich nicht! Weil DATEV die Maus 🖱 liebt, klickt man sich erst schön alles zusammen, was man machen möchte, damit DATEV beim aller letzten Klick erst sagt: keine Vollmacht vorhanden. Vielen Dank für unnötige Arbeit, weil man sich das Zusammengeklickte (z.B. in den Service Anwendungen als Auftrag) auch nicht zwischenspeichern kann 👍. 

Doppelte Arbeit. Lieben wir.

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Danke @metalposaunist , @rschoepe  und @HoehneF für die Feedbacks,

haben jetzt DUO mittels Assistent der Mandantenregistrierung bestellt und dann ReWe und Lohn auf Unterberaternummer mit einheitlichen Mandantennummern (zentral, in Bezug auf kanzlei-Beraternummer und Mandanten-Beraternummer) adressiert.

Übrigens konnten wir die Unternehmen online Bestände nicht gleich über den Assistenten definieren, weil die Mandanten-Beraternummer mit dieser Bestellung erstellt wurde - aber erst nach Abschluss erst nach zwangsweise Überspringen der Bestandsanlagen angezeigt wurde. Somit musste die Einrichtung dann separat über DUO - Stammdaten erfolgen....

Scheint für einen solchen Fall also sinnvoller zu sein, erst eine Beraternummer vorzubereiten und diese dann bei der assistentengeführten Bestellung zuzuordnen. Dazu standen aber hier im Forum auch schon einige Hinweise...Hätte gedacht, dass jetzt die Auswahl möglich wäre die für DUO genutzte Beraternummer zu wählen...

Leider waren lokal aber aber zuvor schon Lohn und ReWe Leistungen angelegt (Stichworte: Vorbereitung Lohnabrechnung, Eröffnungsbilanz, Umsatzsteuervoranmeldung...). Bat eigentlich darum vor Solcherlei solange Abstand zu nehmen, bis klar ist, auf welchen Beraternummern das läuft (ist halt selten...).

Also das fleißige "Umspeichern" gestartet - überlegten zunächst die Leistungen einfach zu löschen und neu anzulegen, haben uns aber für das Umspeichern entschieden (wenigstens als Training).

Im Lohn ging dies sehr easy und Mandant und Adresse (es waren noch keine Mitarbeiter angelegt...) - so dass keine Aktualisierung der Rückmeldekanäle erforderlich war - hoffe dass dies wirklich so einfach war 🤔 und alles perfekt läuft...

In Rewe gestaltete sich dies etwas komplexer aber letztlich konnte die Leistung bzw. der lokale Bestand unter Beibehaltung der zentralen Mandantennummer auf die neue Mandanten-Beraternummer umgespeichert werden.

Nun werden wir - weil im RZ schon Daten mit der nun nicht mehr genutzten Kanzlei-Beraternummr existieren - noch zwei RZ-Positionen über die Service-Anwendungen umspeichern mittels Mandantenübertrag innerhalb der Mitgliedschaft (einmal Umsatzsteuervoranmeldung und einmal irgend ein Datev-Rechnungsposten, der zwangsweise die Löschung des Ursprungsbestandes erzwingt - den darf es wohl nur einmal geben?!).

Weil wir die mandantengenutzte Beraternummer nicht schon vorher angelegt hatten, konnte dies - wie nach Klicken der letzten Bestätigung unterstrichen wurde - nicht sofort durchgeführt werden, weil die Mandantenberaternummer noch nicht 24 h alt war, habe nun aber schonmal ein Klick-Training durchlaufen 😉...

Viele Grüße