beA Eingangskorb - mehrere Dateien aufeinmal löschen?

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Guten Morgen,

ist es möglich, Dateien aus dem beA Postfach, die man nicht benötigt, zu markieren und anschließend zusammen zu löschen? Bisher muss ich jede einzelne Datei löschen und da das beA Postfach oft überfordert is bei so vielen Dateien (leider schicken Behörden und Gerichte Anlagen einzeln, was letztendlich zu so vielen Anhängen führt), dauert der Vorgang etwas länger.

s. Anhang

 

Grüße

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Ich verstehe die Frage noch nicht vollständig: Wie ist zu verstehen, dass "Behörden und Gerichte Anlagen einzeln" versenden? 

Soll das bedeuten, dass ein Schreiben in einzelne Seiten aufgespaltet wird, oder dass zum Bescheid/Schriftsatz noch die Anlage 1, Anlage 2, Anlage 3,.... beigefügt werden und Sie es vorteilhafter fänden, wenn die Anlagen 1 bis Anlage n, in einer Sammeldatei enthalten sind?

Grundsätzlich halte ich in Zeiten der Digitalisierung das Löschen von Nachrichtenteilen die für eine Akte eingegangen sind für extrem riskant da fehleranfällig. 

Wie stellen Sie sicher, dass nicht versehentlich der "falsche" Anhang gelöscht wurde?  Wie Rekonstruieren Sie die Nachricht, wenn sich nach x Monaten zeigt, dass ein Anhang fehlt? Sich auf den Server der BRAK zu verlassen nd darauf zu hoffen, dass dort die Nachricht noch vorgehalten wird, ist fast mit einer Lotterie zu vergleichen.  

Auch frage mich gerade, wie Sie bei einer digitalen Aktenführung in einer Sammeldatei einzelne Anhänge wiederfinden?

Im Kommunikationspaket gibt es die Möglichkeit überflüssige Anhänge in einer "Zusammenfassung.pdf" zu "entsorgen".  Diese Datei wird bei uns in einen eigenen Unterordner gespeichert, der für die "normale" Arbeit ausgeblendet ist.  Damit wird die tägliche Arbeit nicht belastet und im Notfall kann die fehlende Information wiederhergestellt werden.  

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Genau, ich meine die Zusammenführung mehrere Dateien zu einer Sammeldatei. Als wir Schriftsätze noch per Post erhalten haben (ab und zu erhalten wir sie auch noch auf diesem Wege), haben wir das gerichtliche Schreiben samt Schriftsatz zusammen eingescannt. Lediglich bei Aktenübersendungen haben wir die Akte vom gerichtlichen Schreiben getrennt oder wenn es bestimmte Schriftstücke erforderten.
So organisieren wir uns, ich kann mir nicht vorstellen, neben den PDF-Dateien, die über das beA übersandt werden, zusätzlich diejenigen abzuspeichern, die man nicht benötigt (.html, .xml), das würde die Akte unnötig vollstopfen und unübersichtlich machen.🤔

Ich befürchte, das Kommunikationspaket haben wir nicht, denn von Unterordnern in Akten habe ich noch nichts gesehen. Das wäre natürlich praktisch.

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@sickinana  schrieb:

Genau, ich meine die Zusammenführung mehrere Dateien zu einer Sammeldatei. Als wir Schriftsätze noch per Post erhalten haben (ab und zu erhalten wir sie auch noch auf diesem Wege), haben wir das gerichtliche Schreiben samt Schriftsatz zusammen eingescannt. Lediglich bei Aktenübersendungen haben wir die Akte vom gerichtlichen Schreiben getrennt oder wenn es bestimmte Schriftstücke erforderten.
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Sie scheinen noch nicht wirklich auf die Papierakte zu verzichten.  Aus meiner täglichen Arbeit kann ich berichten, dass eine (umfangreichere) Akte, in der Schriftsatz, Anlagen und Verfügung in einer Sammeldatei liegen, digital fast nicht zu bearbeiten ist. Jede Anlage, jeder Schriftsatz und jede gerichtliche Verfügung sauber mit einem inhaltsbezogenen Schlagwort bezeichnet und der Blick auf die Dokumentenliste erleichtert die Arbeit. lautet die Bezeichnung des Dokument z.B. Arbeitsvertrag ist klar welchen Inhalt die Datei hat.  Lautet das Dokument etwa:  Anlagen zum Schriftsatz vom... muss ich als Anwender wissen, in welchem Schriftsatz welche Anlagen übersendet wurden.

Sofern Sie die gerichtlichen Verfügungen gesondert in der DokAblage ablegen können Sie die zugehörige Frist mit dem Dokument verknüpfen.  Damit kann der Anwender sehr schnell und leicht erkennen, welche Frist zu welchem Dokument gehört.

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@sickinana  schrieb:

... So organisieren wir uns, ich kann mir nicht vorstellen, neben den PDF-Dateien, die über das beA übersandt werden, zusätzlich diejenigen abzuspeichern, die man nicht benötigt (.html, .xml), das würde die Akte unnötig vollstopfen und unübersichtlich machen.🤔

Die .html, .xml können wichtige Informationen enthalten.  Das Prüfprotokoll enthält zwar viele Daten, die auf den ersten Blick unverständlich sind, jedoch lässt sich damit z.B. eine unwirksame Klageerhebung nachweisen (wenn Postfachinhaber und "Unterzeichner" nicht übereinstimmen).  Daher würde ich die Relevanz der Dateien nicht generell in Abrede stellen.

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@sickinana  schrieb:

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Ich befürchte, das Kommunikationspaket haben wir nicht, denn von Unterordnern in Akten habe ich noch nichts gesehen. Das wäre natürlich praktisch.

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Das Kommunikationspaket und die Ablagestruktur der Dokumentenablage (DokAb) haben nichts miteinander zu tun.  Da bei Ihnen die Zusammenfassung.pdf nicht erstellt wird, nutzen Sie tatsächlich kein Kommunikationspaket. 

Auch ohne Kommunkationspaket müsste es aber möglich sein, die Nachrichtenbestandteile in unterschiedliche Register/Ordner zu legen und dann teile dieser Register auszublenden.  Dann hätten Sie zumindest für die tägliche Arbeit mehr Überblick. 

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Guten Morgen,

das Löschen im Eingangskorb ist nur für jeden Anhang einzeln möglich. Sobald die Dateien in die Akte gespeichert sind, können Sie mehrere Dateien auf einmal löschen.

Wir empfehlen das zwar aus Sicherheitsgründen nicht, aber Sie können in den Einstellungen des beA-Kanals die Protokolle von Signaturprüfungen von der Speicherung im Dokumentenmanagement ausschließen. Dazu deaktivieren Sie im Bereich Folgende Daten werden zusätzlich – zur Speicherung in das Dokumentenmanagementsystem - angeboten das Kontrollkästchen Protokolle von Signaturprüfungen.

beA-Kanal im Anwaltspostfach anlegen

Wenn Sie nicht benötigte Dateien nicht löschen, sondern in einen eigens dafür bestimmten Ordner verschieben möchten, müssen Sie die Ablagestruktur in Dokumentenablage anpassen:

Ordner in der Ablagestruktur der Dokumente anlegen

Das ist aber nur sinnvoll, wenn Sie mit den Ordnern (im Auslieferungszustand "Mandant, Gegner, Beteiligter" etc. arbeiten und nicht immer den übergeordneten Ordner "Akten" verwenden. 

In diesem Fall könnten Sie über Filter in den Dokumentenlisten die nicht benötigten Dateien ausblenden:

Eigene Filter für Listen in DATEV-Programmen definieren

Beispiel-Screenshot:

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Danke für Ihre ausführlichen Antworten.👍