Vorbelegung Bearbeiter beim Verschieben von Dokumenten aus dem Anwaltspostfach

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Hallo Zusammen, 

wenn ich aus dem Anwaltspostfach Dokumente zur Akte speichere, wird bei "Eigenschaften Dokumentenmanagement: Alle" automatisch bei "Bearbeiter" der Sachbearbeiter der Akte hinterlegt. Gibt es die Möglichkeit, dies so einzustellen, dass der Bearbeiter, der das Dokument zur Akte speichert, als Bearbeiter automatisch hinterlegt ist? 

Es ist leider so, dass nicht jeder der Kollegen darauf achtet, den Bearbeiter zu ändern und in der Historie dann der Hauptsachbearbeiter angezeigt wird, obwohl das Dokument von einem anderen Bearbeiter gespeichert wurde.

Im Fenster Schreiben erstellen und Speichern zur Akte wird der Bearbeiter richtig angezeigt. 

Vielen Dank für Eure Hilfe!

LG Katharina De Tommaso  

[#2 · Accepted solution]

Hallo Fr. De Tommaso,

leider existiert derzeit keine Möglichkeit automatisch zu definieren, dass der Bearbeiter bei der Ablage einer Nachricht vom (Haupt-)Sachbearbeiter der betreffenden Akte abweicht; jedenfalls in den Fällen in denen die Dokumentenablage, nicht aber das DMS verwendet wird.  Wie das DMS diesen Sachverhalt behandelt, kann ich nicht beurteilen, da wir diese nicht einsetzen.

Bei Verwendung der Dokumentenablage sehe ich keinen "Mehrwert" ich darin, dass nachvollzogen werden kann, wer genau das Dokument in die Dokumentenablage gelegt hat.  Normalerweise ist in einer Kanzlei bekannt, welche Mitarbeiter die Posteingangsbearbeitung erledigen.  Daher ist dann auch klar, wer den (elektronischen) Posteingang bearbeitet hat.  Bei der Erstellung eines Schreibens hingegen ist es nicht immer so eindeutig, wer welche Dokumente in einer Akte erstellt hat.  

Zuletzt ist das unterschiedliche Programmverhalten - leider - ein Ausdruck unterschiedlicher Zuständigkeiten und der Entstehungsgeschichte des Anwaltspostfaches geschuldet.  Es hilft uns Anwendern nur, durch entsprechende Hinweise an die Softwareentwickler / Entscheider in der DATEV auf die Unzulänglichkeiten und Verbesserungspotentiale der Software hinzuweisen.  

[#3]

Hallo Herr Müller, 

vielen Dank für die Antwort.

Leider ist es hier in der Kanzlei nicht immer so eindeutig, wer was speichert. Grundsätzlich sollte es so sein, dass die Sekretariate die Dokumente aus den Anwaltspostfächern zur Akte speichern, aber dem einen oder anderen Anwalt geht es dann nicht schnell genug und dann wird es eben selbst gemacht aber leider unter dem falschen Sachbearbeiter und dann sucht man nachher den "Schuldigen" und meist sind es dann die Sekretärinnen. 

Dann werde ich hier aber nochmal kommunizieren, welche Angaben beim Abspeichern erfolgen müssen, damit es nachher nicht zu Verwirrungen kommt.

Viele Grüße aus Köln! 

Katharina De Tommaso 

[#4]

Hallo Frau De Tommaso,

derzeit ist es so, wie Herr Müller schon beschrieben hat. Sie können den aktuellen Benutzer im Anwaltspostfach im Bereich "Eigenschaften Dokumentenmanagement" nicht automatisch als Bearbeiter einstellen. Ich habe Ihren Wunsch an die Entwicklung weitergegeben.