Liebe Alle,
ich versuche gerade Massenablagen (eingehend und ausgehend) zu erleichtern. Wir nutzen Anwalt classic, DMS (neu) und das E-Mail Tool. Ich stelle die Frage trotz starkem DMS-Bezug hier, da die "aktenbezogene Denke" eher bei Anwalt classic in der Programlogik auftritt.
Problemstellungen:
Serienbrief für 1000+ Akten wird über Excel/Word-Serienbriefproduktion (auf den Kommunikationsdaten zu den Akten aus DATEV) produziert und verschickt (Problemstellung I.) und anschließend erhalte ich 1000+ Antworten (Problemstellung II.).
Ich suche nach Strategien, um eine zügige Ablage zu ermöglichen.
In Variante I. kann ich die Dateinamen und Setzung weiterer eineindeutiger Merkmale im Schreiben steuern. Ich habe hier ein 1000+ Postausgangsdokumente, die ich zügig in die jeweiligen 1000+ Akten einlegen möchte. Derzeit behelfe ich mir mit dem E-Mail-Ablagetool und einem Serienmailtool, welches ich überredet habe, aus dem Dateinamen (mit Aktennummer) einen entsprechenden Betreff zu generieren. Die Mails werden auf internen Adressen ausgetauscht und das E-Mailtool erkennt die Ablageakte und verräumt automatisch.
Umständlich, aber besser als händisch.
In Variante II. wird es deutlich schwieriger. Hier arbeiten wir derzeit mit dem Posteingangskorb und "Felder schleppen".
Gibt es Lösungsansätze (vielleicht auch aus dem Marktplatz oder in Zusammenarbeit mit dem Individualisierungsservice), wie ich hier schneller werde? Insbesondere in Variante II. bleibt die händische Eingabe der korrekten Akte (obwohl das Schreiben ein "Ihr Zeichen" mit unserer Aktennummer enthält), sowie die Datumseingabe. Gibt es hier eine technische Vorerfassung, die ich nicht kenne oder nicht aktiviert habe?
Vielleicht hat hier schon jemand Gedanken zu dem Thema entwickelt; würde mich freuen.
Grüße
