Fristerfassung in beA Nachricht fehlerhaft

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Hallo Zusammen!

Bei der Fristerfassung häufen sich aktuell die Fehler, so dass ich mal nachhören wollte, ob das Problem auch anderen bekannt ist bzw. ob evtl sogar jmd eine Lösung diesbezüglich für mich hat 🙂 Szenario:

- Posteingangsbearbeitung

- Problem meistens nur bei beA Nachrichten

- alle notwendigen Infos zum Dokument werden meinerseits erfasst (Dokumentendatum, Ordner, Stichwort, Beschreibung...)

- ebenso werden auch im selben Fenster dann evtl. Fristen eingetragen

- wir nutzen NUR die Bearbeitungsfrist (10?) und die Stellungnahme (42)

- ich wähle Bearbeitungsfrist aus

- DATEV schlägt mir für die Frist automatisch das Posteingangsdatum als Start (Bsp. 01.09.) vor und das Fristende für in 2Wochen (Bsp. 15.09.).

- Wenn der Vorschlag richtig ist, treten beim Speichern und verteilen der Nachricht keine Probleme auf

- Wenn ich das vorgeschlagene Datum Fristende (hier im Bsp. 15.09.) jedoch händig anpasse bevor die Nachricht verteilt wird (Bsp. Auf den 20.09.), kommt es zur falschen Speicherung und im Endeffekt ist in der Akte dennoch wieder die vorgeschlagene Frist hinterlegt.(sprich der 15.09.)

Dies passiert in ca. 5 von 10 Fällen. Auch wenn ich den 20.09. Im Eingabefeld durch Tab oder durch Klick in ein nächstes Feld bestätige, passiert der Fehler.

Dies ist aufgefallen als viele Fristen in letzter Zeit falsch waren und ich angefangen habe alle Fristen nach der Postbearbeitung manuell in der jeweiligen Akte zu kontrollieren.

Vorab lieben Dank für eure Hilfe

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Dieses Problem ist mir bisher noch nicht aufgefallen. Darauf werde ich jetzt mal achten.

Allerdings finde ich die Frist- und Terminerfassung im Eingangskorb grundsätzlich schwierig und definitiv verbesserungswürdig.

Wieso ist die nicht einfach genau so aufgebaut wie direkt in der Akte. Gerade bei Terminen, warum lässt sich da keine Outlook-Kategorie auswählen? Warum werden immer alle Sachbearbeiter dem Termin zugeordnet und nicht nur der Hauptsachbearbeiter? Warum schafft er es nicht den Termin (wie sonst auch) richtig auf eine Stunde zu berechnen, wenn ich die Startzeit ändere? Die Endzeit muss immer selber geändert werden.

Und warum löscht er bei den Fristen ab und zu den Sachbearbeiter für die Frist raus, sodass ich sie dann wieder eingeben muss?

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@Wiebelle  schrieb:

Allerdings finde ich die Frist- und Terminerfassung im Eingangskorb grundsätzlich schwierig und definitiv verbesserungswürdig.

Wieso ist die nicht einfach genau so aufgebaut wie direkt in der Akte. Gerade bei Terminen, warum lässt sich da keine Outlook-Kategorie auswählen? Warum werden immer alle Sachbearbeiter dem Termin zugeordnet und nicht nur der Hauptsachbearbeiter? Warum schafft er es nicht den Termin (wie sonst auch) richtig auf eine Stunde zu berechnen, wenn ich die Startzeit ändere? Die Endzeit muss immer selber geändert werden.

Hallo @Wiebelle 

Es gibt verschiedene Gründe, warum die Fristerfassung im Posteingangskorb die jetzige Fassung bekommen hat.  Der nach meiner Wahrnehmung wichtigste Grund ist ganz einfach:  Übersichtlichkeit und Platz.

Mir wäre es am Anfang auch lieber gewesen, es wäre das bekannte Fristfenster aufgegangen und die Fristen hätten wie bisher erfasst werden können.  Ich hätte mit einem weiteren Fenster bei Nutzung von insgesamt 3 Monitoren auch kein Platzproblem gehabt; wer jedoch mit nur zwei Monitoren oder gar - das gibt es leider auch noch, nur einem Monitor arbeiten muss, hat keinerlei Überblick mehr, welches Fenster zu welchem Dokument gehört; auch soll es noch immer Kanzleien geben bei denen die Arbeitsplatzmonitore knapp 20" erreichen.

Diese Anwender sind froh über die platzsparende Erfassungsmöglichkeit.

Nachdem ich die Funktion nunmehr seit - ich kann Ihnen gar nicht genau sagen wie lange - vielen Monaten nutze, stört mich das alte Fenster bei der Fristerfassung mehr, als der Posteingangskorb.  Im bisherigen Fenster habe ich immer die Akte überschrieben und mache ich auch heute noch, was dazu führte, dass ich die Erfassung neu starten musste.  

Auch möchte ich die Möglichkeit, eine beliebige Anzahl von Fristen zeitgleich zu erfassen, nicht mehr missen.  Diese Möglichkeit bietet PFB nur sehr begrenzt auf genau definierte Fristarten.

Bei den Terminen gilt das gleiche.  Das Fehlen der Outlook-Kategorie war ein notwendiger Kompromiss zur Platzersparnis. 

Das ein Termin allen Sachbearbeitern zugeordnet wird, liegt daran, dass das Programm nicht wissen kann, welcher der Sachbearbeiter den Termin tatsächlich wahrnimmt.

Warum in bestimmten Konstellationen der Fristsachbearbeiter gelöscht wird, habe ich auch noch nicht herausgefunden.  Ich vermute, dass hier die Daten nicht vollständig geladen werden. Warum die Daten nicht vollständig geladen werden hängt aber von einer Vielzahl von Ursachen ab. 

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Die platzsparende Variante finde ich auch super. Auch das mit den mehreren Fristen.

Am meisten stören mich halt die Termine. Die muss ich immer nacharbeiten.

Platzsparend wie jetzt und mit denselben Funktionen wie die sonstigen Erfassungsfenster, wäre schön. 😉

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Bitte melden Sie sich mit dem Problem im Programmservice DATEV Anwalt, damit wir uns das bei Ihnen anschauen können.

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"Wieso ist die nicht einfach genau so aufgebaut wie direkt in der Akte."

Wie Sie selbst und Herr Müller schon festgestellt haben: Die Erfassung von Fristen, Terminen und Wiedervorlagen soll so einfach und übersichtlich wie möglich gestaltet werden. Wir haben daher nur die wichtigsten Felder eingebaut - die Felder, idR. erforderlich sind. 

Die anderen Unschärfen bei der Erfassung von Terminen (Sachbearbeiter zuordnen / Berechnung der Endzeit des Termins) haben wir hier schon auf dem Board stehen.

Das Problem, dass ein Sachbearbeiter aus der Frist gelöscht wird, können wir nicht nachstellen. Bitte melden Sie sich damit im Programmservice DATEV Anwalt.