E-Rechnung, "BuyerReference" + "Leistung am"

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Liebe Community,

wir wollen kurzfristig auf die E-Rechnung für alle Mandanten umsteigen.

1. Momentan sorgt das Feld "BuyerReference" für Mehrarbeit, die unnötig ist. Wir benötigen das Feld nicht. Schreibt man dort nichts rein, kommt eine Fehlermeldung. Bis vor kurzem konnten wir hier noch irgendetwas notieren (idR Kurzrubrum), damit keine Fehlermeldung kam. Aktuell muss man den Schreibschutz aufheben und es kommt der Hinweis, dass man das in den zentralen Stammdaten machen möchte, da anderenfalls die Identität zw. Sichtkomponente und strukturierten Daten nicht mehr gewährleistet sei. In den zentralen Stammdaten müssten also zusätzlich zur E-Rechnungs-Mailanschrift für jeden Mandanten auch bei "Sonstiges" die BuyerReference eingetragen werden, die 95 % aller Mandanten nicht benötigen. Dazu wird diese BuyerReference auch mitgezogen, so dass eine evtl. Aktenbezeichnung hier falsch wäre. Es bleibt also nur die Wiederholung des Namens des Mandanten o.ä. und zusätzlich auch noch die Benennung des Feldes mit "BuyerReference".

Plant DATEV eine Abschaffung dieses Feldes bzw. eine Option? In allen Hinweisen liest man, dass man möglichst E-Rechnungen mit Fehlermeldungen zurückweisen solle. Auch die DATEV weist in einer Rechnung ohne BuyerReference darauf hin, dass ein Fehler vorhanden ist. 

2. Auch das Feld "Leistung am" wird von DATEV nicht automatisch mit einem Datum belegt. Die Leistung ist ja eigentlich auch "von xxx bis xxx". Auch hier müsste man den Schreibschutz aufheben, um ein Datum einzupflegen und landet dann wieder bei einer Fehlermeldung. 

Wie wird es in anderen Anwaltskanzleien gehandhabt, die bereits auf die E-Rechnung umgestellt haben? Was sagt DATEV dazu?

Viele Grüße 

D. Fischer 

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Guten Morgen, Frau Fischer!

Zu 1. Feld "BuyerReference" als Warn-/Pflichtfeld

Im B2B-Bereich ist das Feld Buyer Reference kein Pflichtfeld:

Gemäß DIN EN 16931-1 ist das Feld BT-10 Buyer Reference im B2B-Bereich kein Pflichtfeld; die sog. Kardinalität 0..1 bedeutet, das Feld muss nicht vorkommen, darf aber höchstens 1mal vorkommen:

Kardinalität:

0..1: Bedingt, d. h. in jedem Instanzdokument, das compliant ist, muss das Informationselement (oder die Gruppe von Informationselementen) mindestens 0 mal vorkommen und es (sie) darf nur höchstens einmal vorkommen; seine (ihre) Verwendung hängt von Geschäftsregeln und den für den Geschäftsvorgang geltenden rechtlichen, wirtschaftlichen und vertraglichen Bedingungen ab;

Siehe auch Frage 6 der Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025 (Bundesministerium der Finanzen):

1. Brauchen Unternehmen eine Leitweg‑ID?

Für die Erstellung von E-Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B-Bereich) wird grundsätzlich keine sogenannte Leitweg-ID benötigt. Eine Leitweg-ID ist nur erforderlich, wenn eine E-Rechnung an eine Behörde gestellt werden soll (sogenannter B2G-Bereich, siehe auch Frage 4). Nur dann benötigt der Rechnungssteller die Leitweg-ID der rechnungsempfangenden Behörde, da so eine eindeutige elektronische Adressierung und Weiterleitung der E-Rechnung an den öffentlichen Auftraggeber ermöglicht wird. Einzelheiten zur Leitweg-ID finden Sie auch unter www.e-rechnung-bund.de/faq/leitweg-id/.

In der Norm EN 16931 (siehe Frage 7) kann im Feld „BT-10 (Buyer reference)“ ein vom Erwerber zugewiesener und für interne Lenkungszwecke benutzter Bezeichner angegeben werden, um die Verarbeitung der Rechnung in seinem System zu vereinfachen (z. B. durch eine Lieferantennummer). Im B2G-Bereich dient dieses Feld der Angabe der Leitweg-ID. Daher ist in manchen Formaten eine Angabe verpflichtend vorgesehen. Da im B2B-Bereich keine Leitweg-ID erforderlich ist, ist in diesen Fällen umsatzsteuerlich bereits die Angabe eines Platzhalters (z. B. „-“) ausreichend. Ob der Rechnungsempfänger für dieses Feld einen eingangs erwähnten Bezeichner festlegt, ist seine betriebsinterne Entscheidung.

siehe auch:

https://www.e-rechnung-bund.de/faq/leitweg-id/

Benötige ich als Rechnungssteller eine eigene Leitweg-ID?

Bitte beachten Sie, dass Unternehmen bzw. Rechnungssteller grundsätzlich keine eigene Leitweg-ID benötigen, auch nicht zur Umsetzung der ab 01.01.2025 geltenden Verpflichtung zum elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen (B2B). Für rechtliche Fragen zur Rechnungsstellung im B2B-Bereich ist das Bundesministerium der Finanzen zuständig.

Sie können das Feld Buyer Reference daher im B2B-Bereich immer leer lassen und müssen auch nicht das Kurzrubrum erfassen. Wir zeichnen das Feld als Warn-/Pflichtfeld aus, damit Sie nicht vergessen, das Feld zu befüllen, wenn es der Rechnungsempfänger benötigt. In vielen Validatoren wird ebenfalls eine Warnung ausgegeben, wenn das Feld leer ist. Wir werden intern prüfen, ob an der Stelle zur Unterscheidung von den echten Pflichtfeldern nicht ein gelbes Warn-Symbol am Feld Buyer Reference genügt.

Zu 2.: Übernahme Leistungszeitraum

Mit der heutigen Auslieferung von DATEV Anwalt classic 15.43 (Service-Release 20.03.2025) wird der Leistungszeitraum aus der Rechnungsposition „Leistungszeitpunkt“ automatisch in die neuen Felder Leistungszeitraum von – bis übernommen.

Programmänderungen - DATEV MyUpdates

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Liebe Frau Kubisch, 

haben Sie vielen Dank für Ihre ausführliche Antwort. Ich nehme mit, dass wir das Feld BuyerReference ignorieren und damit auch die Fehlermeldung ignorieren können. 

Das Thema Leistungszeitraum haben wir anders gelöst. In unserer Rechnungsvorlage steht unterhalb der Rechnungsnummer "Leistungszeitraum von xxx bis xxx" . Hierzu greift das System automatisch auf das Aktenanlagedatum (von) und das aktuelle Tagesdatum (bis) zurück. So sparen wir Zeit: A - nachsehen bei jeder Rechnung, wann die Akte angelegt wurde, B - Zeile Leistungszeit in jede Rechnung einfügen und mit Daten füllen. 

Ich teste das nach dem nächsten DATEV Update mal aus, befürchte aber, dass eine zusätzliche Zeile die Kollegen nicht glücklich macht. Ggf. könnte man diese Zeile ja auch (optional) vorkonfigurieren, dass das Datum der Aktenanlage gezogen wird und das aktuelle Tagesdatum der Rechnung. Ich weiß, alles Individualwünsche, aber der Mehraufwand ist bei vielen Rechnungen wirklich nicht zu unterschätzen und die Textfelder für Aktenanlage und Tagesdatum sind ja generell verfügbar/auslesbar. Ggf. könnten Sie diesen Wunsch weiterreichen.

Bei Zeithonorarabrechnungen verzichten wir auf die Angabe des Leistungszeitraumes und verweisen auf den beigefügten Leistungsnachweis, der ja die Daten ausweist. Hier würde es reichen, wenn das System bei "Leistung am" automatisch das Tagesdatum einfügen könnte. Auch hier wieder optional, so dass jeder durch eine Grundeinstellung entscheiden kann, was für ihn passt. Ich freue mich, wenn Sie auch diesen Wunsch einmal weiterreichen könnten. 

Viele Grüße und vielen Dank

D. Fischer 

[#4]

Liebe Frau Fischer,

also haben Sie den Textbaustein phanrech.docx um die Zeile Leistungszeitraum von «phx[Akten.AnlageDatum]» bis «phx[heute]» ergänzt? Dann wird Ihr Leistungszeitraum auch mit dem März-SR nicht vorbelegt.

Ich habe Ihre Wünsche angelegt und werde das an die Entwicklung weitergeben. Allerdings nutzen die meisten unserer Anwender dazu die Position "Leistungszeitpunkt", weshalb wir die Vorbelegung aufgrund von Kundenwünschen auch genauso umgesetzt haben.

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Guten Morgen, Frau Fischer,

ist Ihre Kanzlei Ist- oder Sollversteuerer?

Bei Sollversteuerung können Sie direkt im Rechnungsfenster das Feld "Leistung am" einblenden. Dieses Feld wird im Rechnungsentwurf automatisch mit dem aktuellen Tagesdatum vorbelegt und dann in die E-Rechnung in das Feld "Leistung am" übernommen.

Leistungsdatum für Soll-Versteuerer für Aktenbuchungen

Die Gebührenposition "Leistungszeitpunkt" in der Rechnung können Sie in der Rechnungsvorlage auch automatisch mit dem Datum aus dem Feld "Leistung am" vorbelegen.

Die Angabe eines Leistungszeitraums in der Rechnung ist nicht erforderlich.

Bei Dienstleistungen, die über einen längeren Zeitraum erbracht werden, ist der Leistungszeitpunkt immer das Datum, zu welchem die Leistung erbracht wurde = Enddatum.

• Beispiel: Rechtsberatung erfolgte vom 01.01.2025 – 31.01.2025; Leistungszeitpunkt = Enddatum = 31.01.2025

Sie könnten aber die Gebührenposition auch abändern und einen Leistungszeitraum vom Auftragsdatum der Akte bis zum Datum im Feld "Leistung am" vorbelegen.

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Hallo Frau Kubisch,

wir sind IST-Versteuerer. Rechnungsvorlagen nutzen die meisten hier nicht, sondern geben die Gebühren direkt ein. Ich habe verstanden, dass ich das Feld Leistungszeitraum mit den Feldern "Auftragsdatum" und "Leistung am" vorbelegen kann. Oder ich belege Leistungszeitpunkt mit "Leistung am" vor. Das dürfte ja ausreichend sein und ist zeitsparend, wenn die Kollegen die Rechnungsvorlagen (in die ich dann den Leistungszeitpunkt einfügen würde) nutzen. Aktuell ist es genau so, wie von Ihnen vermutet. Wir haben in der phanrech den Leistungszeitraum abgebildet bzw. bei Zeithonorar keinen ausgewiesen (Verweis auf Leistungsnachweis).

Ich würde gerne unsere selbst kreierte Zeile beibehalten, da diese deutlich kleiner ist und an anderer Stelle steht. Ich habe versucht, in unserer Zeile statt «phx[heute]»  das Feld „Leistungszeitpunkt“ (nach Ergänzung auf "Leistungszeitpunkt: %LEISTUNGSZP%") einzufügen, in der Hoffnung, dass das Rechnungsprogramm das erkennt (trotz Ihres Hinweises, dass es nicht läuft) und das Feld „Leistung am“ automatisch füllt. Das klappt leider nicht. Das wäre ja auch der 2. Schritt vor dem 1., aber einen Versuch war es wert. 

Gibt es sonst eine Möglichkeit, dass die Zeile Leistungszeitpunkt (wenn ich sie denn in der Rechnung einpflege) – wie in der Vorschussrechnung aktuell – für Endabrechnungen nicht ausgewiesen wird? Unsere phanvors zeigt das Feld „Leistungszeitpunkt“ (auch mit Alt+F9) nicht an; sonst hätte ich mal geschaut, wie der konkrete Befehl lautet (SR März ist noch nicht eingespielt).

Viele Grüße

D. Fischer

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Hallo Frau Fischer,

wenn Sie IST-Versteuerer sind, wird ohnehin kein Leistungsdatum gezogen, denn das Feld "Leistung am" ist dann bei Ihnen in der Rechnung gar nicht vorhanden. Soll-Versteuerer können dadurch in DATEV Anwalt classic im Feld "Leistung am" einen Leistungszeitpunkt (Ende der Leistungserbringung) abweichend vom Rechnungsdatum erfassen. 

Diese Anleitung nur für die Rechnungspositionen der Rechnung, nicht für die Textbausteine in Microsoft Word:

Leistungszeitpunkt in der Rechnung automatisch vorbelegen

In den RVG-Rechnungsvorlagen ist der Leistungszeitpunkt immer enthalten. Sie können sich aber neue Rechnungsvorlagen aus ihren Rechnungen ohne diese Position anlegen:

Vorlage aus Rechnung erzeugen

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Hallo Frau Kubisch,

danke für die zügige Rückmeldung.

Dann würde ich in der Summe jetzt also das Feld "BuyerReference" und "Leistung am" unausgefüllt lassen. "BuyerReference" ist kein Pflichtfeld und "Leistung am" nur für Soll-Versteuerer. 

Wenn mit dem SR im März der "Leistungszeitraum" eingeführt wird, stellt sich mir jetzt die Frage, ob ich dieses Feld auch ignorieren kann (weil kein Pflichtfeld) oder ist dieser von uns auszufüllen als IST-Versteuerer? Dann bin ich beim gleichen Problem und hätte den Leistungszeitraum gerne nicht sichtbar in der Rechnung, da ich hierfür ja eine eigene Zeile habe bzw. den Verweis auf den Leistungsnachweis (bei Zeithonorar).

Viele Grüße

D. Fischer 

[#9]

Guten Morgen, Frau Fischer,

„Dann würde ich in der Summe jetzt also das Feld "BuyerReference" und "Leistung am" unausgefüllt lassen.“

Das ist kein Problem, wenn der Rechnungsempfänger keine Buyer Reference verlangt. Manche Validatoren für E-Rechnungen zeigen aber eben wie schon gesagt in diesem Fall eine Warnung an.

„Wenn mit dem SR im März der "Leistungszeitraum" eingeführt wird, stellt sich mir jetzt die Frage, ob ich dieses Feld auch ignorieren kann (weil kein Pflichtfeld) oder ist dieser von uns auszufüllen als IST-Versteuerer?“

Nein, da haben Sie mich missverstanden. Das hat mit der Art der Versteuerung nichts zu tun. Gemäß § 14 Abs. 1 Satz 1 Nr. 6 UStG ist in der Rechnung immer der Zeitpunkt der Leistung anzugeben, es sei denn, es handelt sich um eine Vorschussrechnung, denn dann gibt es ja noch keinen Leistungszeitpunkt. Daher  ist diese Position in den Rechnungsvorlagen für die Vorschussrechnung auch nicht enthalten. In diesem Fall muss der Zeitpunkt der Vereinnahmung angegeben werden, wenn er feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.

(4) Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

6.

den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,

Die Angabe eines Leistungszeitraums in der Rechnung ist dagegen nicht erforderlich; das hatte ich gemeint. Sie schadet aber nicht, weil bei der Angabe eines Leistungszeitraums das Bis-Datum als Leistungszeitpunkt gilt. Wenn Sie einen Leistungszeitraum in der Sichtkomponente angeben, sollten Sie in den strukturellen Daten auf jeden Fall auch die Felder Leistungszeitraum von – bis erfassen, damit die Identität von Sichtkomponente und XML-Daten erhalten bleibt.

[#10]

Hallo @Fischer- ,

zu 1.)

Ab DATEV Anwalt classic 15.44 (Service-Release, 17.04.2025) wird das Symbol Warnung / Fehler am Feld Buyer Reference durch das Symbol Hinweis / Information (blaues i) ersetzt:

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Hallo Frau Kubisch,

danke für Ihre weiteren Infos. Wir haben soeben das Update SR März eingespielt. Ich schaue jetzt mal, wie es sich hier darstellt und würde dann einmal in die Gruppe schreiben, welchen Weg wir gehen. Ggf. hilft das ja dem einen oder anderen Kollegen bei der Umsetzung der E-Rechnung. 

Viele Grüße und vielen Dank

D. Fischer