Doppelanlage

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Hallo,

ich habe einen Adressaten angelegt. Dann habe ich eine Rechtsanwaltsakte angelegt und dafür eine Mandantennummer mit 7000 vergeben (Debitoren und Kreditorennummer entsprechend). Dort wurden auch Dokumente abgelegt. Dann sollte ich später auch eine Steuerakte anlegen, hierfür habe ich eine 3000er Mandantennummer vergeben (auch wieder mit entsprechenden Debitorennummer und Kreditorennummer).

Jetzt soll ich aus den Beiden einen Mandanten machen mit der 3000er Nummer. Anschrift und die sonstigen Mandanteninformationen sind  gleich. Das müsste also gehen.

Wie gehe ich vor? Doubletten zusammenführen? Bleiben mir dann auch alle Dokumente erhalten?

Ich würde mich freuen, wenn mir jemand helfen kann

[#2 · Accepted solution]

Hallo @Götterdämmerung 

Während zwei Adressen zusammengeführt werden können, gibt es diese Möglichkeit für Mandanten nicht.   

Manuell können Sie die Mandanten "verschmelzen".  Hierzu müssten Sie in der/den Anwaltsakten zunächst den Mandanten "austauschen", d.h. den Mandanten mit der Mandantennummer 7000 aus der Akte entfernen, dann den Mandanten mit der Mandantennummer 3000 hinzufügen.  

Voraussetzung ist, dass das Aktenkonto komplett ausgeglichen ist - sonst hat die Buchhaltung richtig Freude - und keine Fristen, Aufgaben etc. offen sind.

Bei den Dokumenten gehen sie ähnlich vor - zumindest wenn Sie die Dokumentenablage nutzen.  In der Dokumentenliste "Mandanten" den Mandant mit der Mandantennummer 7000 auswählen, dann alle Dokumente markieren und die Dokumenteneigenschaften aufrufen - (kann etwas dauern).  Dort den Mandanten "7000 - Mandant" gegen den Mandanten "3000 - Mandant" austauchen und mit OK- bestätigen.  

Wenn alle Dokumente und Akten an der 3000 Mandantenummer hängen, die 7000 Mandantennummer löschen, aber nur diese, nicht auch den Adressaten.

Damit müssten Sie ihr Ziel ebenfalls erreichen.

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Hallo agmü,

vielen Dank für diesen schnellen Lösungsvorschlag, ich werde das so versuchen.

[#4 · Accepted solution]

Hallo,

Herr Müller hat den richtigen Weg bereits beschrieben. 

Kleine Ergänzung:

Die Debitoren / Kreditoren können in der Akte im Arbeitsblatt Kontodaten erst geändert werden, wenn die Rechnungen mit Debitor 7000x beglichen wurden.

Die zur Akte gespeicherten Dokumente hängen am Ordnungsbegriff Akte. Das betrifft den Mandanten nicht.

siehe auch  Mandanten-Dubletten in Akten bereinigen 

[#5 · Accepted solution]

Hallo Frau Kubisch,

danke für die zusätzliche Info. Zu beiden Mandantennummern wurde noch keine Rechnung geschrieben. Ich hoffe, das vereinfacht die Zusammenlegung.

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Das hat gut funktioniert, vielen Dank

[#7]

So ganz erledigt hat sich das doch noch nicht. Die Debitorennummer konnte ich ändern ab die Kreditorennummer kann ich nicht entsprechend bearbeiten. 

Wie gehe ich vor wenn Alles erledigt ist? 
Setze ich die Person mit der 7000-er Nummer inaktiv? Oder hat das Auswirkungen auf den Adressaten? 

Wie bekomme ich den 7000-er Mandanten weg?

Liebe Grüße

[#8 · Accepted solution]

Haben Sie bereits die Löschfunktion in der Mandantenübersicht genutzt?

diese finden Sie entweder in den "kontextbezogenen Links" unter "Basisfunktionen" oder im Kontextmenü (rechte Maustaste) ebenfalls unter  "Basisfunktionen\Löschen".

Auf der zweiten Seite des Assistenten können Sie auswählen

in welchem Umfang die Löschung erfolgen soll.  Dort "Nur als Mandant" löschen auswählen, dann bleibt der Adressat erhalten.

[#9 · Accepted solution]

Das müssen wir uns bei Ihnen ansehen, bitte melden Sie sich mit dem Problem im Programmservice DATEV Anwalt.