Hallo @Nordanwalt
Auch wenn in der Übergangszeit analoge und digitale Workflows co-existieren müssen, sollten und können digitale Workflows keine 1:1 Abbildung der analogen Workflows sein.
Die zunehmende Digitalisierung macht es unvermeidlich, dass auch die Arbeitsaufteilung in der Kanzlei in neuen Workflows neu zugewiesen werden muss, oder nur mit Hilfskrücken der analogen Workflow beibehalten werden kann.
Der derzeitige Workflow der (e-)Rechnungsschreibung versucht nach meiner Wahrnehmung einen Kompromiss zwischen den gesetzlichen Vorgaben aus dem Umsatzsteuerrecht, welches wiederum über die Mehrwertsteuerrichtlinie EU-rechtlich determiniert ist, und dem klassischen Workflow der Anwaltschaft zu finden. Als Kompromiss muss dieser in der Anwendung an Grenzen stoßen.
Nur als Ausblick: Mit In-Kraft-Treten der VAT in the Digital Age (ViDA) - European Commission Initiative der EU voraussichtlich zum 01.01.2028 werden sich die Arbeitsabläufe nochmals verändern müssen, denn dann werden die Vorgaben im B2B-Bereich an die Rechnungsstellung, den Versand und Empfang noch erheblich verschärfen. Spätestens ab diesem Zeitpunkt werden wir nur noch die Wahl haben, der Assistenz zu vertrauen oder selbst die Rechnung nach der Erstellung an den Mandanten zu übermitteln. Die gesetzlichen Überlegungen werden nicht von den Anforderungen der freien Berufe determiniert, sondern vom schlichten Warenan- und -verkauf.
Wir haben für uns die Problematik so gelöst, dass die (e-)Rechnung einschließlich des E-Mail-Entwurfes erstellt wird. In diesem Augenblick liegt die .pdf-Datei in unserer Dokumentenablage und wird, mit einem Begleitschreiben an den Mandanten dem Sachbearbeiter in die digitale Postmappe zur Freigabe gelegt. Dies entspricht dem analogen Workflow - Assistenz erstellt Rechnung, legt diese in die Postmappe, der Berufsträger unterzeichnet diese und übernimmt damit die Verantwortung, die Assistenz versendet die unterzeichnete Rechnung.
Damit haben wir den analogen Workflow der bis 2017 - dem In-Kraft-Treten der (E-)Rechnungs-VO des Bundes - der Einzige war und stets in einem Word-Dokument endete, weitgehend digital abgebildet. Glücklich ist damit keiner in der Kanzlei.
Er bleibt das digitale Abbild eines ineffizienten analogen Workflows, denn es beschäftigen sich zwei Personen mit der selben Sache.
Die Assistenz muss sich mit der Akte und den abrechenbaren Sachverhalten beschäftigen. Will er Berufsträger tatsächlich die inhaltliche Richtigkeit der Rechnung prüfen, muss er sich erneut mit der Akte und den abrechenbaren Sachverhalten beschäftigen. Dabei ist es egal ob es um Stundenaufstellungen geht oder um RVG Abrechnungen.
oder er vertraut darauf, dass die Assistenz "alles richtig" gemacht hat.
Doppelter Zeitaufwand für die gleiche Arbeit. Wäre es daher nicht effizienter, wenn nur einer der Beteiligten diese Arbeiten erledigt? - Nur so eine Anregung zum Nachdenken.
Zu Ihrer Ausgangsfrage zurück: Wenn ich die Diskussion um die "Sichtkomponente" einer E-Rechnung hier in der Community richtig verfolge, insbesondere die Stellungnahmen aus "der DATEV", wird die Sichtkomponente der e-Rechnung weiterhin vernachlässigt und der strukturierte Datensatz präferiert.
Dabei handelt es sich um Dateien, mit für den Menschen nur schwer entzifferbaren Informationen. Diese im DMS liegen zu haben bringt, im Ergebnis keinen Vorteil, denn für die Sichtbarmachung bedarf es eines Hilfsmittels. Eine für den Menschen lesbare Aufbereitung der Daten entspricht nicht der Rechnung, sondern nur einer Interpretation, welchen Vorteil hat dann eine Dokumentennummer?
Ich will keine Prognose abgeben, aber ich vermute, dass derartige Sonderfälle künftig von keiner Software mehr unterstützt werden.
mfkg
Andreas G. Müller
wir leben in spannenden Zeiten
