Datev Anwalt Postorganisation und Dokumentenklasse

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Hallo

Wir sind als anwaltskanzlei auf datev umgestiegen und ich hätte zwei Fragen, wo ich mit den Hilfedokumenten und google leider nicht weiterkomme.

1. Telefonnotizen

Wenn ich über die schnellfunktion eine Telefonnitz anlege, würde ich es gerne einstellen, dass als Standard der Dokumentenstatus auf erledigt ist und der Ordner mandant ausgewählt ist, weil das die beiden häufigsten Einstellungen sind.

Außerdem würden wir gerne die Standardschriftgröße/-art ändern, da diese derzeit zu klein ist.

Wo kann man das machen?

1. Anwaltspostfach

Wenn ich in Word über die „DatEV - Drucken und Mehr“ eigenschaft das Dokument in eine Postmappe legen will, sollte es auch hier eine gewisse Vorauswahl getroffen werden.

Wir haben zwei Postorganisationsstellen, wobei die eine aber nicht verwendet wird. Dennoch schlägt es etwa 50 % der Zeit diese Postorganisationsstelle vor (Kein System erkennbar).

Außerdem sollte ein bestimmter Mitarbeiter und eine bestimmte Postmappe ebenfalls vorausgewählt sein.

Wo kann man das einstellen?

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Hallo @FloSta1 

1. Telefonnotizen

Die Telefonnotizen sind nach meiner Kenntnis keine echten Dokumente oder Dokumentenart, sondern werden vom DMS bzw. der DokAbl. eigenständig generiert und im Rahnen des Speicherns zu einem Dokument umgewandelt.  Daher ist das System auch wenig flexibel bei der Einstellung der Schriftart und der Schriftgröße - leider.

2. Anwaltspostfach

Im Normalfall werden die zuletzt verwendeten Einstellungen beim nächsten Öffnen wieder verwendet; d.h. die Postorganisationsstelle die zuletzt angesprochen wurde, wird wieder vorgeschlagen.  Gleiches gilt für den Mitarbeiter und die Postmappe.

Wurde z.B. Postorganisationsstelle 1, Mitarbeiter 2, Postmappe zu bearbeiten ausgewählt, wird diese Vorbelegung auch bei der nächsten Postmappe verwendet; so jedenfalls nach meiner Kenntnis die Soll-Funktionsweise.

Nicht möglich ist nach meiner Kenntnis, dass ich einzelne Postmappen einem bestimmten Mitarbeiter zuordnen kann.

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Danke für die Info zu 1. Das ist ja wirklich unpraktisch, dass man die Schriftgröße nachträglich ändern kann, aber nicht automatisch.

Ich denke dementsprechend lässt sich auch das Inputfeld für die Notizen dort nicht größer machen?

2. 

Genau das wäre auch voll in Ordnung. Ist aber gerade nicht so. Wie gesagt wird in sehr vielen Fällen eine Postorganisationsstelle vorausgewählt, obwohl diese weder zuletzt noch irgendwann in den letzten wochen auch nur 1x verwendet wurde.

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@FloSta1  schrieb:

Danke für die Info zu 1. Das ist ja wirklich unpraktisch, dass man die Schriftgröße nachträglich ändern kann, aber nicht automatisch.

Ich denke dementsprechend lässt sich auch das Inputfeld für die Notizen dort nicht größer machen?

Leider nein.  Das Inputfeld lässt sich nicht vergrößern.  Die Return-Taste sollten Sie innerhalb des Notizfeldes auch sehr sparsam nutzen.  Denn im Standard schließt die Return-Taste das Fenster.

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@FloSta1  schrieb:

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2. 

Genau das wäre auch voll in Ordnung. Ist aber gerade nicht so. Wie gesagt wird in sehr vielen Fällen eine Postorganisationsstelle vorausgewählt, obwohl diese weder zuletzt noch irgendwann in den letzten wochen auch nur 1x verwendet wurde.

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Wenn die zweite Postorganisationsstelle selten genutzt wird, würde ich mir überlegen, ob nicht vollständig darauf verzichtet werden kann.

Ich selbst kenne nur ein Programmverhalten, bei dem überhaupt kein Mitarbeiter ausgewählt ist.  Dann habe ich allerdings auch zuvor etwas unsanfter in das System eingegriffen - meistens Word über die Taskleiste beendet, weil an anderes Programm instabil wurde. 

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Hallo,

1. Telefonnotiz

Herr Müller Ihre Fragen schon beantwortet. Das Thema Dokumentenmanagement wird im Community-Bereich Office Management - DATEV-Community betreut; aber auch die wenigen vorhandenen Hilfe-Dokumente zur Telefonnotiz DATEV Hilfe-Center lassen vermuten, dass hier keine weiteren Einstellungen möglich sind. Sie können die Frage zur Telefonnotiz zur Sicherheit aber gerne nochmal im Bereich Office Management - DATEV-Community stellen. 

2. Anwaltspostfach

Beim Verfügen in die Postmappe aus Microsoft Word belegen wir die Listen wie folgt vor:

Im Fenster Dokument(e) der Akte <Nr.> <Bezeichnung> weitergeben an werden die Felder anhand der Informationen des Schreibens vorbelegt.

• Mitarbeiter: Unterzeichner oder Bearbeiter (angemeldeter Benutzer, aber nachrangig) des erstellten / geöffneten Schreibens, wenn der Unterzeichner keiner Postorganisationsstelle zugeordnet ist. Wenn weder Unterzeichner noch Bearbeiter einer Postorganisationsstelle zugeordnet sind, wird irgendeine Postorganisationsstelle und irgendein Mitarbeiter der Postorganisationsstelle vorbelegt.
• Postorganisationsstelle: Die 1. Postorganisationsstelle, der der Unterzeichner oder Bearbeiter des Schreibens zugeordnet ist, wird vorbelegt. Es wird immer dieselbe Postorganisationsstelle vorbelegt.
• Postmappe: Die zuletzt vom angemeldeten Benutzer gewählte Postmappe; diese wird gemerkt und beim nächsten Mal wieder vorbelegt.

Wenn Sie selbst Unterzeichner des erstellten Schreibens sind, prüft das Programm also zunächst, welchen Postmappen Sie zugeordnet sind. Die 1. gefundene Postmappe wird vorbelegt. Leider können Sie nicht beeinflussen, welche Postmappe das ist. Die Postmappen haben in der Datenbank eine ID, und hier wird die erste ID vorbelegt. 

"Wir haben zwei Postorganisationsstellen, wobei die eine aber nicht verwendet wird."

Wenn Sie diese Postorganisationsstelle nicht verwenden, warum entfernen Sie diese dann nicht? Sie können sich selbst auch als Mitarbeiter entfernen, wenn nur Sie diese Postorganisationsstelle nicht verwenden. 

Mitarbeiter einer Postorganisationsstelle des Anwaltspostfachs entfernen