@Carsten_Groß schrieb:
Mein Beispiel von oben hätten wir früher in der Kanzlei so benannt (allerdings bei einer Ablage ins Dateisystem):
Mail: 20201107 Mv Mdt - Übersendung Vertragsunterlagen
Anlage: 20201107 Mv Mdt - Anlage Vertrag <1-3 kurze Stichworte zum Inhalt>
Das Datum des Mail-Eingangs sollte mit dem Datum der Ablage identisch sein und hat daher für mich in der Beschreibung oder den Stichworten nichts zu suchen.
Für die Arbeit wesentlich wichtiger ist das Datum des Dokument selbst. In der Anlage ein Beispiel
Der VB datiert vom 17.05.2019, auch wenn er erst Anfang November 2020 zur Akte digitalisiert wurde.
Bei Akten die etwas umfangreicher sind geht der Überblick bei Informationen die im Feld Beschreibung enthalten sind verloren.
Fast schon ein Klassiker: Mandant übersendet Vertrag, Rechnung und drei Mahnungen per Mail. Wann diese Mail eingegangen/in die DokAbl/DMS abgelegt wurde ist für die Sachbearbeitung sekundär. Entscheidend ist, dass Datum des Vertrages, der Rechnung und der Mahnungen. Diese Informationen müssten aus den Anhängen extrahiert und bereitgestellt werden, damit ein effizientes Arbeiten möglich ist.
Der Absender ergibt sich aus der Ablagestruktur, wie der Kollege Hayko auch schon geschrieben hat.
