smart-it auftragwesen e-rechnung mit anhang

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Hallo Community,

wir setzen seit 2020 Auftragswesen  in der Smart-IT für die Rechnungsstellung ein. Damals wurde uns bei der Einrichtung mitgeteilt, dass Rechnungsanhänge nur mit einer Vorlage funktionieren. Unsere Anhänge zu den Ausgangsrechnungen bestehen aktuell aus einer produzierten PDF-Datei, die mit pdf24 aus einer vorher erfassten Excel-Tabelle gedruckt wird. Da diese PDF-Datei bei jeder Rechnung anders aussieht, haben wir bisher von der Vorlage abgesehen.

Im Zuge der Einführung der E-Rechnung stellt sich jetzt wieder die Frage:

Wie bekommen wir an die Rechnung die PDF-Datei der erfassten Excel?

UND:

Funktioniert ein Versand der E-Rechnung denn auch aus der Smart-IT heraus?

Evtl. habe ich das System der E-Rechnung nicht verstanden oder die der Smart-IT, könnte beides möglich sein. Ich suche mich leider schon seit einiger Zeit durch die Hilfen der DATEV und durch die Community und werde leider nicht schlauer. 

Vielen Dank für jede Hilfe!

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@e_pfeiffer schrieb:

Funktioniert ein Versand der E-Rechnung denn auch aus der Smart-IT heraus?

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Ja, weil dazu DATEV E-Mail-Server verwendet werden und nicht mehr Eure eigenen Server mit eigener Domäne. Beim Empfänger kommt e-invoice@datev.de als Absender an. 

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vielen Dank lieber @metalposaunist für diese schnelle Teilantwort. Das hilft schon einmal weiter!

Daraus schließt leider die nächste Frage an: Was passiert mit der E-Rechnung, wenn (noch) keine Mail-Adresse für den Empfänger hinterlegt ist?

Beim Check in den Einstellungen hat sich jetzt auch die Frage erledigt, warum wir bisher noch nicht umgestiegen sind: Der Hinweis in den Einstellung "Die Aktivierung der Einstellung kann nach dem Speichern nicht mehr rückgängig gemacht werden!" 😱

Es tun sich bei mir gerade Abgründe auf 😮

[#4 · Accepted solution]

Bonjour,

rechnungsbegründende Unterlagen, wie zum Beispiel Arbeitsnachweise, Arbeitsberichte, dürfen zukünftig nicht separat übertragen werden, sondern müssen in die XML-Struktur der E-Rechnung eingebettet werden -> EN16931 Hilfedokument 1008456 . 

Um eine rechnungsbegründende Unterlage einzubinden gibt es auf der rechten Seite in den Eigenschaften die Möglichkeit diese einzubinden. Viele Grüße aus Berlin.

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@Cynthia112 schrieb:

sondern müssen in die XML-Struktur der E-Rechnung eingebettet werden

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Der Screenshot sieht für mich aber danach aus, als ob DATEV dann die dort hinterlegten PDFs einfach mit in die Rechnungs-PDF packt aber die XML Inhalte sich nicht ändern. 

Andernfalls hätte ich mit meinem Leistungsnachweis aus clock'odo, der an die Rechnung bei lexOffice muss, wohl größere Probleme, wenn die XML Datei aus lexOffice die Daten aus clock'odo wissen muss. 

Wenn nach DIN es dann nicht 2 getrennte PDFs mehr sein dürfen, bin ich mit lexOffice durch, weil es einen Haken gibt: PDF an die PDF aus lexOffice hängen, sodass 1 PDF = 1 Rechnung mit Leistungsnachweis.

Es bleibt spannend. 

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Bonjour Monsieur,

vollkommen korrekt beschrieben. Anbei ein "aufklärender" Screenshot.

Viele Grüße aus Berlin und ein schönes WE demnächst.

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Wenn Sie E-Rechnungen aus DATEV Auftragswesen onPremise erstellen und übermitteln wollen, muss nicht schon vorher eine E-Mail Adresse am Geschäftspartner hinterlegt sein, der am jeweiligen Beleg hängt.
Die sogenannte "Zustelladresse (BT-49)", die im rechten Bereich unter E-Rechnung eingetragen werden kann, kann jederzeit "nachgetragen" bzw. verändert werden, solange die E-Rechnung noch nicht versendet wurde (und damit zur Bearbeitung gesperrt ist).

Übrigens muss die Zustelladresse auch nicht zwangsläufig eine E-Mail Adresse sein. Je nach Rechnungsempfänger (der normalerweise Vorgaben zu enthaltenen Zustellinformationen machen sollte), müssen zur Übermittlung der E-Rechnung statt einer E-Mail Adresse eine sogenannte Peppol-ID in Verbindung mit einer Leitweg-ID eingegeben werden. (BT-49, BT-10) Die Zustellung erfolgt dann anhand dieser Daten dann gar nicht über E-Mail Server, sondern über Portale, auf das der Rechnungsempfänger zugreift.
Beide Daten, also Zustelladresse und Leitweg-ID können aber je Geschäftspartner in den Stammdaten unter dem Bereich "Belegerfassung" hinterlegt werden. Ist das der Fall, werden diese Daten bei einer neuen E-Rechnung mit diesem Geschäftspartner vorgeschlagen.

Noch etwas zu der Checkbox "Funktionen zu E-Rechnung nutzen". Ja, man kann das Setzen des Hakens nicht wieder rückgängig machen (derzeit), aber man "verbaut" sich damit auch nichts. Man kann danach trotzdem noch "Sonstige Rechnungen" wie gewohnt weiter erstellen. Setzt man den Haken nicht, gibt es derzeit keine Möglichkeit, überhaupt aus dem Auftragswesen onPremise E-Rechnungen (über den zentralen DATEV E-Rechnungsserver) zu versenden.

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Hallo nochmal,

nach einem fast erfolgreichen Test aufgrund der Hilfen von meinen Vorschreibern 😉 noch eine weitere Frage zur E-Rechnung (in Verbindung mit dem hinterlegten Druckvorlagen) im Auftragswesen:

Wir haben zwei unterschiedliche Rechnungsformulare (wegen anderer Bankverbindung für Rechnungen in CHF), das entsprechend hinterlegte Rechnungsformular hatten wir bisher über die Seitenansicht und rechts in den Druckeinstellungen/Druckkette angepasst. 

Wie funktioniert das bei der E-Rechnung, es wird ja "händisch" kein Beleg mehr gedruckt?

Kann mir hier jemand weiterhelfen?

Besten Dank im voraus!

Nachtrag: Besser einmal mehr darüber nachdenken! E-Rechnung ist ja nur innerhalb D notwendig. Also ändert sich ja nichts an unserem bisherigen Ablaufplan. Ich dummerle! 

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Richtig, es wird kein Beleg mehr händisch gedruckt. Aber im Hintergrund schon, über den auftragswesen-spezifischen SkyPDF Drucker, der bei jedem Start der Anwendung dynamisch erzeugt wird.

D.h. es wird die in der Belegart (in ihrem Fall höchstwahrscheinlich "Rechnung") eingestellte Druckvorlage hergenommen und basierend darauf das PDF erstellt, das dann bei der Übermittlung der E-Rechnung als Sichtkomponente mit anhängt und mit gesendet wird.

Jetzt kann man sich noch folgendes überlegen: Wenn aus Gründen diese Druckvorlage nicht hergenommen werden soll, dann kann man in den Einstellungen der Belegarten im Bereich E-Rechnung noch sagen, dass für die E-Rechnung die Druckvorlage des Mailversandes benutzt werden soll (die natürlich vorher einzustellen wäre)

In meinem Fall (lt. der Screenshots) würde ich für den normalen Druck der E-Rechnung die Druckvorlage "Verkaufsbelege auf Blankopapier" benutzen und für den tatsächlichen Versand die Vorlage "Verkaufsbelege auf Firmenpapier".

Wie gesagt, falls Druck und PDF für das Zugferd mit derselben Druckvorlage erzeugt werden soll, braucht es nur die korrekte Einstellung im ersten Screenshot. 

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Hallo zusammen,

können rechnungsbegründende Unterlagen auch bei Auftragswesen next angehängt werden?

Viele Grüße

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Hallo, ja, das geht.
DATEV Auftragswesen next: E-Rechnung erstellen - YouTube

Bei 05:56 wird darauf eingegangen...

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Vielen Dank, ich muss meine Frage präzisieren. Wir möchten gerne E-Rechnungen mit Anhang versenden, allerdings werden die Anhänge bei der gezeigten Vorgehenseweise nicht mit versendet. Gibt es daher die Möglichkeit, wie beim alten Auftragswesen, den Anhang in die E-Rechnung einzubetten?

Viele Grüße

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Hm...ein Anhang, den man hinterlegen kann, der aber nicht gesendet wird, kann ich mir eigentlich nicht vorstellen. Ich habe jetzt mal im Auftragswesen next einen Test gemacht:

• Neuen Kunden angelegt und als Rechnungsformat "E-Rechnung" ausgewählt
• E-Rechnung mit Anhang erzeugt und versendet (ZUGFeRD 2.0)

Beim Empfänger kommt definitiv der Anhang mit.

So sieht die Rechnung im AW next aus:

So kommt sie beim Empfänger an. Wichtig zu wissen ist aber, dass der Anhang in der ZUGFeRD 2.0 PDF mit drinsteckt, also eingebettet ist:

Wenn bei dem Kunden eine Leitweg-ID verwendet wird, aufgrund dessen dann als Format eine XRechnung entsteht, braucht der Empfänger dann zum Visualisieren dieser XRechnung einen Viewer. Auch da müsste der Anhang als Binärdaten in der XML Datei mit drinstecken.

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Das war der entscheidende Hinweis, vielen lieben Dank 😃