neue Geschäftspartner / neue Kundennummern

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Hallo Forum,

Ich habe folgendes Szenario.

Vor dem Einsatz des Auftragswesen jetzt sind von zwei "externen" und verschiedenen Quellen Kundendaten ins Rechnungswesen importiert bzw. erzeugt worden.

• Quelle 1: Online Shopsystem, welches selbstständig, automatisch Kundennummern (+1) aufsteigend vergibt. Bereich beginnen bei 1012345 bis 1099999  - zum Beispiel 1065987 -
  Neue Kunden werden entsprechend automatisiert weiterhin angelegt und per Import ins Auftragswesen/Rechnungswesen übernommen
  
• Quelle 2: Lexware Auftragsverarbeitung, darin wurden die Kundenummern händisch angelegt im Bereich beginnend bei 6001234 bis 600xxxx - zum Beispiel 6003120 dabei wurde je neuen Kunden immer 10er weise gesprungen, also nach 6003120 dann die 6003130 -
  Neue Kunden sollen ab jetzt ausschließlich im Datev Auftragswesen manuell neu angelegt werden.

Mein Problem ist, dass man offensichtlich keinen Automatismus definieren kann und ich auch keinen sinnvollen Weg finden kann wie ich und wo ich mir ohne großen Aufwand anzeigen lassen kann, welcher war der letzte im 6er-Bereich angelegte Kunde?

Die Kundennummer wird offensichtlich "Text-mäßig behandelt" und auf und absteigende Nummerierung hilft deshalb nicht wirklich weiter. Die letzten 6003xxx verstecken sich dann irgendwo zwischen

60029 - 6003 - 60030 - 6003000 - ..... - 6003120 - 60032 ohne Elektromotor im Mausrad radelt man sich aber dazu bereits doof ....

Man kann natürlich mit erweiterter Suche und der Einschränkung beginnt mit 6003 dann wenigstens den voraussichtlichen Nahbereich eingrenzen.

Aber gibt es in 2024 und jetzt ist ja bald mit 2025 das zweite Viertel des 21-igsten Jahrhunderts angebrochen - keinen irgendwie einstellbaren Algorithmus / Regel in der Software um eine eineindeutige Kunden- und Kontonummer zu erzeugen?

Mir fällt nur dazu nur etwas manuelles ein per Papier-Zettelwirtschaft oder elektronischer Notiz, was doch nun wirklich nicht mehr Stand der Technik ist und am Ende neben mühsam auch noch Fehler-anfällig ist.

Kann mich jemand mit einer Idee in die Technologie des 21. Jahrhunderts hieven?

Viele Grüße - Ewald

[#2 · Accepted solution]

Hallo @edtz,

in DATEV Auftragswesen können alphanumerische Kundennummern genutzt werden, daher ist die Sortierung der Kundenliste wie von Ihnen beschrieben.

Kurz zur Programmlogik in DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen:

Bei der Neuanlage eines Kunden schlägt das Programm eine Kunden-Nr. nach einem bestimmten Schema vor. Es wird die erste freie Konto-Nr. ermittelt, die dann auch als Kunden-Nr. vorgeschlagen wird. Wenn die vorgeschlagene Konto-Nr. geändert wird, wird auch die vorgeschlagene Kunden-Nr. entsprechend angepasst. Ist die Kunden-Nr. bereits im System vergeben ist, wird als Kunden-Nr. die Konto-Nr. mit Appendix "_0" vorgeschlagen (wenn diese Kunden-Nr.  mit Appendix "_0" bereits vergeben ist, dann mit "_1" , usw.). 
Die vorgeschlagene Kundennummer kann geändert werden, muss jedoch einmalig im System sein. Die im Programm implementierte Logik führt also grundsätzlich zum gewünschten Ergebnis (fortlaufende Vergabe von Kundennummern).

Wenn ich Sie richtig verstehe, gibt es historisch bedingt in Ihrem System bereits unterschiedliche Methoden zur Vergabe von Kundennummern. Auch weichen in den vorhandenen Debitorenstammdaten (zumindest teilweise) die Konto- und die Kundennummern voneinander ab. Aufgrund der vorhandenen Altdaten ist daher die automatische Kundennummernvergabe durch das Programm nicht für Sie nutzbar.

Eine Möglichkeit, die im 6er-Bereich die nächste freie Kundennummer zu ermitteln, ist so vorzugehen, wie Sie es bereits tun.

Eine Möglichkeit wäre auch, in der Debitorenliste in Rechnungswesen das Feld Änderungsdatum einzublenden. Damit können Sie erkennen, welche Kunden im 6er-Bereich zuletzt angelegt wurden (allerdings nur auf den Tag bezogen, und mit der Unschärfe, dass auch Änderungen an bestehenden Kunden einfließen).

Einstellungen für Listen in DATEV-Programmen festlegen - DATEV Hilfe-Center

Eine weitere Möglichkeit ist, in Auftragswesen unter  Stammdaten | Individuelle Felder ein individuelles Feld im Bereich Kunden anzulegen. Dieses Feld könnten Sie bei der Neuanlage von Kunden (Kundenstammdaten, Reiter Auftragswesen Felder) mit einer fortlaufenden Nummer füllen. In der Kundenliste Auftragswesen kann das Feld eingeblendet werden, so dass Sie erkennen können, welches der zuletzt angelegte Kunde ist.

DATEV Auftragswesen: Individuelle Felder bearbeiten - DATEV Hilfe-Center

Mit freundlichen Grüßen

Monika Jehle

DATEV eG

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Hallo Frau Jehle,

vielen Dank für Ihre Mühe, Ihre ausführliche Antwort und die verschiedenen, vorgeschlagenen  Workarounds. 😉

Ich muss mal ausprobieren, was für mich am besten funktioniert. Danke in jeden Fall.

Bei so einem komplexen System gibt es sicherlich viele Wünsche und Vorstellung wie es sein sollte und wie es gehen sollte. Und am Ende wird man immer mit einem Kompromiss leben müssen.

Viele Grüße - Ewald