Wunsch: Erfassungsdatum und Vorgangsnummer in Buchungszeile

[#1]

Sehr geehrte DATEV, liebe Kollegen,

ich hätte den Wunsch, daß in der normalen Buchungszeile folgende Werte neu eingepflegt werden:

• "Erfassungsdatum mit Uhrzeit" (konkret das Datum, zu dem diese Zeile im System gespeichert wurde)
• "Vorgangsnummer" oder ein freies "Belegfeld 2"

Begründung:

Bei Abschlussarbeiten stellt man immer wieder fest, daß Kollegen der Buchhaltung noch Nachbuchungen tätigten. Es wäre eine große Hilfe, wenn man erkennen könnte, welche Buchungssätze konkret am im Aktivitätenprotokoll festgehaltenen Datum verändert wurden.

Des weiteren würde dieses Datum weitreichende Möglichkeiten bieten, insbesondere die einfache Sortierung nach der Erfassungsreihenfolge, um z,B. Ausreißer in den Auswertungen schnell zu lokalisieren (Nachbuchungen größerer Betröge in Folgevorläufen zum alten Datum)

"Vorgangsnummer"

Im online- Handel haben wir folgenden zeitlichen Ablauf:

1. Ware wird im Shop (Ebay) bereitgestellt
2. Kunde "kauft" Produkt und klickt auf: "sofort zahlen"
3. Per PayPal oder Direktüberweisung wird bezahlt. Hier ist dem Kunden die Vorgangsnummer bekannt.
4. Später liefert der Unternehmer die Ware aus und erstellt jetzt eine Rechnung mit ihrer fortlaufenden Rechnungsnummer. Die Vorgangsnummer ist mit angedruckt bzw. wird im Export bereits heute als manuell (zu entsorgendes) "Belegfeld 2" übergeben.
5. Bei Retouren gibt es Gutschriften, während die "Vorgangsnummer" identisch bleibt.
6. Jetzt erst bekommt die Kanzlei die Daten und es besteht im heutigen System keinerlei Möglichkeit eines automatischen OPOS- Abgleiches, da dem Bezahlsystem zum Zeitpunkt der Zahlung noch keine Rechnungsnummer vorlag.

Dringender Wunsch:

Das Feld "Vorgangsnummer" oder "Belegnummer2" steht uneingeschränkt für OPOS- Abgleiche zur Verfügung und enthält ausreichend Stellen, so daß die kryptischen PayPal- Transaktionsnummern ungekürzt verarbeitet werden können.

PS. Vielleicht habe ich irgend etwas übersehen, oder stehe auf dem Schlauch.

       Wie verbuchen Kollegen die online- Geschäft Umsätze bei Zahlung vor Rechnungserstellung?

       Ein Ausziffern per "Paypal- Nutzername" kann doch nicht der Weisheit letzter Schluß sein.

[#2]

Sehr geehrter Herr Kolberg,

bitte entschuldigen Sie aber inwieweit finden Sie die Anzeige "Primanote (letzte Änderungen)" für Ihr erstes Anliegen unzureichend? Ich fürchte ich habe Ihr Gedanken hierzu nicht ganz erfasst.

Mit freundlichen Grüßen,

Florian Mayer

[#3]

Es geht um den 13. Lauf, der laufend erweitert wird.

Zwischen zwei Bearbeitungstagen an der Bilanz würde ich gerne sehen, wohin von den Damen noch gebucht wurde, da dieses zu prüfen und im Bericht einzuarbeiten ist.

Das Datum "letzte Änderung" ersehe ich aus dem Aktivitätenprotokoll, aber es ist ein Unterschied, ob "nur" ein paar verspätete Rechnungen nacherfaßt wurden, oder ob bei einem oben in der offenen Primanota stehenden Anlagegut noch eine Korrektur erfolgte, die sich programmtechnisch leider nicht nach Anlag vererbt. (hat mich soeben 30 Min Sucherei wegen Differenzen gekostet)

PS: Beim neuen "Datum", welches bei abweichendem Leistungsdatum über das Abschlußdatum hinausragt, wäre eine Sortierung nach Erfassungsreihenfolge (quer über die Vorläufe) manchmal hilfreich.

[#4]

Im "Aktivitätenprotokoll" sieht man ja nur wann eine Buchungsstapel zuletzt angefasst wurde. In "Primanota "letzte Änderungen)" (auch unter Extras, direkt darunter), sieht man ja, wenn man nach rechts scrollt, in der Spalte "letzte Änderung" wann ein individueller Buchungssatz zuletzt geändert wurde (und unter NuKo-Kennung/WS-Name auch wer der letzte Bearbeiter war). Ist dies hilfreich?

[#5]

Ich weiß aus dem Aktivitätenprotokoll, welcher Mitarbeiter wann den 13. Lauf bearbeitete.

Ich benötige aber am konkreten Buchungssatz die Information, wann er ins System kam, bzw. wann er verändert wurde.

So könnte jeder nachvollziehen, ob z.B. nach der Steuerberechnung (Datum ist ja bekannt) noch relevante Buchungssätze geändert wurden oder wirklich nur die eine Umgliederung nachgeschoben wurde.

Dann hätte dieses Datum natürlich den Nachweis einer zeitnahen Buchungserfassung, sollte ein Vorlauf noch nicht festgeschrieben sein.

[#6]

Zur Vorgangsnummer: Bei Amazon ist es ähnlich. Es gibt zwar eine Amazon-Rechnungsnummer, die steht aber auf keinem Bankkontoauszug. Bei Amazon läuft alles über die Bestellnummer, von der ersten E-Mail mit der Bestellbestätigung bis zur Abbuchung.

Wie verbuchen Kollegen die online- Geschäft Umsätze

Bei Amazon halte ich mich (notgedrungen) immer an die Bestellnummer, die Rechnungsnummer ignoriere ich, die taucht dann in der Buchführung nirgends auf. Ob das so ganz korrekt ist, weiß ich nicht. Aber es geht ja schlicht nicht anders (wie Sie ja schon geschrieben haben).

Viele Grüße.

[#7]

Ich benötige aber am konkreten Buchungssatz die Information, wann er ins System kam, bzw. wann er verändert wurde.

Aber das ist doch genau das, was Sie über die Auswertung Primanota (letzte Änderung), die von Herrn Mayer schon genannt wurde, erhalten.

Über den Aufruf Extras - Primanota (letzte Änderung) und Anwahl des entsprechenden Stapels sehen Sie nicht nur wann, sondern auch wer und an welcher Arbeitsstation die Änderung vorgenommen hat.

Ist dies nicht das, was Sie suchen?

Viele Grüße

Uwe Lutz

[#8]

Sehr geehrter Herr Lutz,

Dieser Wert sagt lediglich aus, daß dieser Mitarbeiter am Stapel gearbeitet hat. Ich benötige aber am Buchungssatz die Information, wie alt dieser selber ist.

Bei einem 13. Lauf, welcher nach der Jahresübernahme monatelang ohne Festschreiben editiert wird, reicht die Kopfinformation nicht aus.

Vielleicht ließe sich dieser Wert sogar als Nachweis einer täglich geführten Kasse nutzen, wenn dieser Wert bereits im Vorsystem entsteht.

[#9]

Hallo Herr Kohlberg,

der Erfassungszeitpunkt jeder Buchung wird ohnehin automatisch mitprotokolliert. Sie bräuchten also lediglich eine Auswertung über den Erfassungszeitpunkt - richtig?

[#10]

Hallo Herr Kolberg,

sie schreiben die ganze Zeit von den Daten, die im Aktivitätenprotokoll gespeichert werden.

Es ist aber die Auswertung Primanota (letzte Änderung) gemeint, die Sie nutzen sollen. Und dort gibt es zu jeder Buchung die Spalten "letzte Änderung", "NUKO-Kennung", "WS-Name", so dass Sie erkennen, an welchem Tag die Buchung an welcher Arbeitsstation vom wem bearbeitet wurde.

Viele Grüße

Uwe Lutz

[#11]

Eine separate Auswertung würde weit über das Ziel hinausschießen.

Ich würde lediglich die Möglichkeit benötigen, daß dieses Datum in den normalen Kontenblättern einblendbar ist.

Die Auswertung von Herrn Lutz habe ich gefunden...

Danke, diese Auswertung tut, was ich erwarte.

Unverständlich, daß DATEV für ein- und dasselbe Ding wieder zwei Auswertungen baut, die sich an völlig unterschiedlichen Positionen aufrufen lassen und bei eigentlich identischer Ausgangsmaske unterschiedliche Ergebnisse bringen. Daß hier die Drucksteuerung nicht funktioniert, wie bei der einfachen "Primanota"... verwundert mich nicht wirklich...

[#12]

Zur Vorgangsnummer: Bei Amazon ist es ähnlich. Es gibt zwar eine Amazon-Rechnungsnummer, die steht aber auf keinem Bankkontoauszug. Bei Amazon läuft alles über die Bestellnummer, von der ersten E-Mail mit der Bestellbestätigung bis zur Abbuchung.

DATEV muss nur endlich einmal begreifen, dass Belegfeld2 eine Belegnummer zu enthalten hat und nicht eine abweichende Zahlungskondition.

Datev braucht doch nur das Feld in der GUI umbennen und dafür ein zusätzliches Feld einführen, welches eben die eigentliche Belegnummer2 enthält. Der Programmcode braucht dann nur noch die OP-Suche auf das Belegfeld2 ausgeweitet werden.

Man ehrlich, nach jahrzehten sollte das doch endlich einmal geschafft sein. Nun ist es aber extrem virulent geworden. Ich habe einen Mandanten, der sage und schreibe 2000 Erlösbuchungen hat, die über Bank/PayPal gezahlt werden. Der OP-Ausgleich ist hier auf Dauer doch sehr zeitintensiv.

Also Datev, bittte, bitte habt endlich einmal ein Einsehen.

Gruß A. Martens

[#13]

Wie das letztlich realisiert wird, ist mir egal.

Tatsache ist, daß aus den Fremdsystemen der PayPal- Transaktionscode, Bestellnummern usw. übergeben werden, und wir genau diese Daten zum automatischen OPOS- Abgleich benötigen, ohne jedoch auf die normale Rechnungsnummer verzichten zu wollen.

Vielleicht läßt sich programmtechnisch das Belegfeld mehrdimensional nutzen, so daß zusätzlich zum jetzigen Belegfeld weitere Daten importierbar sind, die dann mit im Belegfeld1 angezeigt werden, auf jeden Fall aber in den OPOS- Abgleich mit einfließen.

Denkbar in diesem Zusammanhang wäre auch die Nullrechnung, die bei Füllung von Belegfeld1 & Belegfeld2 als Überleiter einen OPOS- Ausgleich in die Wege leiten könnte.

Das die Belegfelder so zu dimensionieren sind, daß sie wirklich alle denkbaren Belegnummern incl. Sonderzeichen fehlerfrei importieren können, sollte selbstverständlich sein.