Was bietet DATEV-DMS und welche sinnvollen Partner gibt es ev. für eine Workflow- und ERP-Anbindung?

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Hallo zusammen,

DATEV wird bei uns als FIBU verwendet. Die ERP-Systeme laufen autark und die Rechnungsprüfung manuell und in Papierform.

ZIEL:

Die Vorstellung ist über DATEV-connect Eingangsrechnungen digital zu verwenden und die Belegnummernvergabe von DATEV mit der Rechnungsprüfung vom ERP-System über einen Schnittstelle zu verbinden.

Bietet DATEV eine Lösung an bzw. welche DMS-Partner wie Elo gibt es überhaupt die dies ermöglichen? Wie löst ihr das Problem einen papierlosen Workflow effizient zu gestalten ohne jede Rechnung manuell über 2 System zu führen? Wo sind die typischen Fallstricke?

Vielen Dank für Eure Tipps und Rückmeldungen und viele Grüße  

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hi @Controller 

für die Verknüpfung zwischen DATEV Rechnungswesen und einer Nicht-DATEV Dokumentenablage gibt es bei DATEV eine Schnittstelle, die dazugekauft werden kann. 

Genaue Bezeichnung ? Keine Ahnung, DATEV benennt die gerade alle um. Findest Du ggf auf dem DATEV Marktplatz.  Schau dort nach bei ELO, was die genau machen.

Das ELO Dok. System hat diese Schnittstelle realisiert und praktiziert das. Kann aber grundsätzlich jeder machen. Info dazu finden interessierte Programmierer auf dem sog. Developer Portal der DATEV.  

DMS bedeutet in der Praxis wesentlich mehr als nur die Rechnungen für die Buchhaltung. Der ganze Rest Papierkram über die Buchhaltung hinaus soll ja auch noch mit dazu. Personalabteilung, Produktion, Konstruktion, Verträge, Planung, Rezepturen Einkauf, ... )  

ELO holt sich für die korrekte Zuordnung der "zu buchenden Belege" die Kreditorenstammdaten aus RW. 

(via connect Schnittstelle, außerdem ggf. noch die dort verwendeten Sachkonten, Steuerschlüssel und Kostenstellen)  Übergibt dann den Buchungssatz (bzw. Buchungsvorschlag incl. BelegLink) in die Buchhaltung. 

Der Buchungssatz hat quasi die kleine Büroklammer mit dran, die man später vom Kontoblatt aus anklickt. 

Darin der Verweis zum Viewer für XY-DMS  ...  das genau ist eigentlich dann diese DMS Schnittstelle. 

@metalposaunist : kann man das als laienhafte Beschreibung so gelten lassen ? 

Ich bin ja nur der BWLer, der bei Technik nicht wirklich durchblickt  😄

Praktiker Ansatz: Fang an mit dem was DATEV hat für Fibu Ablage (Ist halt erstmal nur für die Buchhaltung, vergiss solange workflow, Freigabe und so Zeug ... )

Bis ein Unternehmens DMS aufgesetzt ist, vergehen ein paar Tage mehr 

Nimm dazu die lokale Dokumentenablage vom DATEV Mittelstandspaket oder Unternehmen online. 

Die sind beide im Handumdrehen eingerichtet und out of the box startklar. 

Vorteile Dokablage: lokal, schon bezahlt, simpel. 

Vorteile Unternehmen Online: online Belegarchiv, revisionssicher, OCR-Erkennung (macht Buchungsvorbereitung)  StB hat Zugriff auf Belege bei der Bilanzerstellung. 

Dein Ziel: Belegnummernvergabe von DATEV ?? Diese DATEV Nr. gibt es nicht. 

Idealerweise übernimmt Buchhaltung die Nr. von den Eingangsrechnungen der Lieferanten. 

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@alexanderonline schrieb:

@metalposaunist : kann man das als laienhafte Beschreibung so gelten lassen ? 

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Kann man 👍! Klingt nach einem coolen Projekt aber kann ich mangels Erfahrung absolut nichts zu beitragen. 

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Grundsätzlich gibt es mehrere Wege die Buchungen aus dem ERP System in die DATEV ReWe Programme zu importieren.

Das geht per stinknormalem csv File, Aufbau der Datei ist bei den meisten ERP Systemen schon fast Standard.

Dann gibt es noch DATEVconnect, diese Schnittstelle baut auf dem XML Format auf und ist bidirektional, für den Entwickler bietet DATEV sogar ein Portal zur Dokumentation an.

Dann kann auf einem internen System ja auch noch ein DMS laufen was ja insbesondere bei Eingangsrechnungen interessant ist da hier in der Regel ja recht leistungsfähige Erkennungsprozesse integriert sein. Viele DMS schaffen es darauf gute bis sehr gute Buchungssätze zu generieren. Übergabe mittels der oben genannten Schnittstellen.

Wenn jetzt noch aus DATEV heraus das Belegbild angesehen werden soll muss ReWe der Beleglink mitgegeben werden, das ist eigentlich kein Problem, DATEV benötigt jetzt aber eine Schnittstelle zum Fremdsystem da dieser Kanal nicht über DATEVconnect abgedeckt ist. Die Schnittstelle ist im Shop unter DATEV Beleganzeige Drittanbieter zu finden.

Es ist nicht nur ELO in der Lage über diese Schnittstelle zu kommunizieren, mir sind bekannt Docuware, agorum (Schrott) u. a. m. Ist im Unternehmen ein DMS im Einsatz sollte der Anbieter gefragt werden. Ist noch keines im Einsatz sollte die Möglichkeit ins Lastenheft aufgenommen werden. Einige DMS Anbieter werben zwar mit der Schnittstelle, die Umsetzung steckt bei diesen in den Kinderschuhen oder muss aufwändig individuell erstellt werden.

Edit: Tippfehler beseitigt.

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Hallo zusammen und vielen Dank für die Rückmeldungen,

@alexanderonline 

ich ebenfalls als BWLer würde auch erstmal den DATEV Weg gehen wollen, damit überhaupt erstmal der Zettelwust im REWE verschwindet. Dazu nochmal organisatorische Fragen zur Herausforderung. Zur Zeit läuft es in 3 Schritten so:

- ALLE Belege werden 2x ausgedruckt und kommen zu 98% in Digitalform ins Haus.

- Beleg wird mit lfd.-Nr. gestempelt & kontiert & eingebucht. Stempelnr.+Lieferantennr. = DATEV-Belegfeld1-Eintrag um doppelte Nummernvergabe zu verhindern und um teilweise überhaupt Nr. zu haben (wie bei Reisekoste etc.) Der Beleg mit dem Kontierungshinweis verbleibt in der FIBU und wird am Ende dann in 100er-Blöcken wieder eingescannt und im Netzlaufwerk abgelegt (ohne OCR! als PDF).

- die erste Kopie bleibt als Prüf/Buchungskopie in der FIBU, die zweite geht in den Rundlauf zum Freigeben bis diese wieder zurückkommt. Der "Freigeber" heftet Lieferscheine etc. ran und gibt diesen zurück an die FIBU.

- für die Zahlungsfreigabe wird der Haufen dann an die GF in den Rundlauf geschickt, der dann nochmals alles mit Unterlagen prüft (Rechnung Lieferschein etc.) und dann die Zahlung freigibt. 

Vorstellung:
Alles per Mail mit Anhängen ergänzen um so den Papierkrieg zu reduzieren.

Ich nutze derzeit die KORE als Schnittstelle zu DATEV und habe alle GuV-Belege im Reportingtool die ich damals per Weblink in elo aufrufen konnte. Dies hätte ich auch gerne in DATEV so. 

@einmalnoch 

Im DMS der mir bekannten ERP-System bei denen die FIBU mit genutzt wird, wurden alle Dokus einfach an den Beleg mit "ran/reingezogen". Mir fehlt noch ein wenig der Faden wie man dies in DATEV macht. Wo finde ich die eine gute Anleitung zur Einrichtung und Nutzung des DATEV-DMS zum und Einlesen und wie realisiert ihr dies händelbar vom "workflow" bei euch? 

Natürlich ersetzt dies kein Elo, aber bis dahin ist es noch ein weiter Weg. Hatte von accantum noch ein Angebot, die aber wohl auch noch oder besser gesagt bisher nur csv-Im und Exporte als SST bieten und die direkte Anbindung erst in 2 Monaten fertig sein soll.

Vielen Dank und viele Grüße

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@Controller,

zunächst einmal DATEV DMS neu kann nur rudimentär mit Belegen für ReWe umgehen, für ein Unternehmen scheidet es aus.

Geht es nur und ausschließlich um Belegbilder, also keine Rechnungsprozesse im Unternehmen (von kleinen Unternehmen einmal abgesehen), dann ist Unternehmen Online der Abwurfplatz für die Belegbilder. Nur für ReWe und nichts anderes zu gebrauchen.

Sind im Unternehmen Rechnungsprozesse und Einsichtnahmen in Rechnungsdokumente erforderlich wird ein DMS (=Dokumenten Management System und keine Dokumentenablage) welches im Unternehmen gehostet wird absolut notwendig. Die Produktion von Buchungssatz und Belegbildverknüpfung ist dann ein reines Abfallprodukt.

DATEV hat nach Abkündigung von DMS classic ELO als Produkt für Unternehmen zur Nachfolge auserkoren, wie weit ELO mit der Umsetzung ist kann ich nicht beurteilen. Preislich als reine ReWe Dokumentenaufbewahrungsbox schlich überdimensioniert.

Sind also im Unternehmen Gedankenspiele in Richtung eines DMS vorhanden sollten die Rechnungsprozesse im Unternehmen überdacht und eingearbeitet werden. Alles andere kostet nur unnötig Geld.

Kennt das vorhandene ERP System nur die Ausgangsrechnungen und kann die Belegbilder aufbewahren ist es nur als Dokumentenablage zu betrachten, die Beleglinks mit dem Buchungssatz verweisen auf die mitgelieferte Datei und warten dann auf Ablage in Unternehmen Online. Kann das ERP System auch Eingangsrechnungen verwalten und ablegen gilt dasselbe. Ist dem ERP System ein echtes DMS angebunden kann der Hersteller eine Aussage über die in meinem ersten Posting genannte Schnittstelle machen.

Alles Weitere sollten Sie mit dem Systempartner und Ihrem Steuerberater besprechen. Meine Kristallkugel ist gerade zur Reparatur.

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Guten Tag @Controller ,

wir haben hier eine Übersichtsseite erstellt, auf der wir die verschiedenen Varianten der Zusammenarbeit zwischen ELO und DATEV vorstellen und näher erläutern was die jeweiligen Unterschiede sind.

ELO Partner haben Zugriff auf die verschiedenen Module und können diese auch in bereits bestehenden ELO professional Installation einsetzten.

Viele Grüße

Marc Bartrina

ecm.online GmbH

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zunächst einmal DATEV DMS neu kann nur rudimentär mit Belegen für ReWe umgehen, für ein Unternehmen scheidet es aus.

Für unternehmen vermarktet die DATEV auch nicht das DATEV DMS sondern eine Lösung auf Basis von ELO.