Unternehmen online für selbstbuchenden Mandanten neu anlgen

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Hallo zusammen,

bei folgendem Problem oder folgender Frage wäre ich um Hilfe sehr dankbar:

Ein Neumandant möchte selber buchen und das Unternehmen online nutzen mit allen Vorzügen. Was muss dafür genau bei DATEV bestellt werden? Soll für diesen Mandanten eine Unterberaternummer angelegt werden? Haben wir als Kanzlei die Möglichkeit auf die Buchhaltung und die Belege zuzugreifen, sprich alles anzusehen, auch die Konten? Der Jahresabschluss wird durch die Kanzlei bearbeitet.

Gibt es evtl. ein Dokument, aus dem hervorgeht, was alles bei so einer Neuanlage zu beachten ist?

Vielen Dank schon mal im Voraus.

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@Inis schrieb:

Was muss dafür genau bei DATEV bestellt werden?

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DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen (große Version), div. SmartCards, ggf. Betriebsstätten mIDentity bei mehr als 1 Arbeitsplatz, ggf. SmartLogins zum Upload von Belegen vom Smartphone oder checken der Zahlen im DUO, DATEV Unternehmen online selbst (Preis im Shop ignorieren), ggf. ANLAG, wenn es eine Anlagenbuchhaltung gibt, ggf. Kostenrechnung, wenn mit Kostenstellen gebucht werden soll. Ist alles sehr individuell. 

Bitte an die hohen DATEV Anforderungen denken. Sind die PCs lahm und alt, wird DATEV 0 Spaß machen. Ggf. müssen dazu neue PCs angeschafft werden. 

Hardware-Voraussetzungen und Kaufempfehlungen für PC- und Server-Systeme

Danach bitte auch an die DATEV Updates denken, die eingespielt werden müssen. Gerade jetzt in Corona-Zeiten, wo neue Gesetze auch Anpassungen in den Programmen brauchen. 

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@Inis schrieb:

Soll für diesen Mandanten eine Unterberaternummer angelegt werden?

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Ja, bitte. Anders wüsste ich nicht, wie es gehen soll 😉.

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@Inis schrieb:

Haben wir als Kanzlei die Möglichkeit auf die Buchhaltung und die Belege zuzugreifen, sprich alles anzusehen, auch die Konten?

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Klar, das Mandant schickt / sichert die FiBu im DATEV RZ und sie holen Sie von dort ab und können alles prüfen und auch den JA erstellen. 

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@Inis schrieb:

Gibt es evtl. ein Dokument, aus dem hervorgeht, was alles bei so einer Neuanlage zu beachten ist?

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Bestimmt aber habe ich keins im Kopf. Wichtig finde ich, dass man alle Leistungen (REWE) unter der eigenen neuen Beraternummer des Mandanten anlegt, DUO Stammdaten darunter anlegt und auch alles so einrichtet (ScanModul, Belegtransfer, ...). Auch die REWE Leitung in Ihrer Kanzlei legt man unter der Beraternummer des Mandanten an, damit dieser im RZ sichern kann und sie nur die Daten holen brauchen. Den Rest macht DATEV allein und aktualisiert die FiBu in Ihrer Kanzlei, wenn Berater und Mandant passt.  

Machen Sie den Lohn? Dann sollte auch dieser auf die neue Beraternummer umgestellt werden, damit Lohn und FiBu wieder passen und Sie z.B. Auswertungen ins DUO stellen können; das Mandant damit DUO im Bereich Lohn vollumfänglich mit Ihnen nutzen kann (digitale Personalakte, ...). 

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@Inis  schrieb:

Gibt es evtl. ein Dokument, aus dem hervorgeht, was alles bei so einer Neuanlage zu beachten ist?

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DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1018599

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@metalposaunist 

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schrieb: Den Rest macht DATEV allein und aktualisiert die FiBu in Ihrer Kanzlei, wenn Berater und Mandant passt.

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also über die Bestandsdienste Rechnungswesen, oder?

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@Hauke_Hamann schrieb:

also über die Bestandsdienste Rechnungswesen, oder?

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Jupp 👍. Nur wenn nicht mal Berater und Mandant passen (im RZ unterschiedlich zum lokalen Datenbestand sind), muss man bei jedem Holen der Daten aus dem RZ sagen: speichere mir die Daten aber bitte unter Berater/Mandant xy. Geht auch aber 1 Schritt und damit Fehlerquelle mehr.

Man muss nur aufpassen, wenn die Kanzlei Änderungen vornimmt, die Daten ins RZ schickt, der Mandant die Daten aber nicht abholt, sondern weiterbucht und dann wieder von sich aus schickt, sind die gemachten Änderungen der Kanzlei futsch. 

Eben wie Dropbox, OneDrive und Co. Nur sicher im DATEV RZ. 

@Inis: Frage ist auch dann, wie man die Daten aus dem ERP-System des Mandanten in seine eigene FiBu bekommt, ohne seinen Namen tanzen zu müssen. Gibt es da Schnittstellen? Wenn ja, welche? Muss man sich mit Upload Mail ggf. zwecks Belege einen Workaround machen? Gibt es noch viele Belege auf Papier? Lohnt sich ggf. ein Dokumentenscanner, der nachher viel Arbeit erspart, ... 

Ganzheitlich betrachtet vom StB ein schönes Projekt, wenn alle mitziehen und es gute Schnittstellen gibt. 😀 Und wenn es danach sauber läuft - mehr Vertrauen in den eigenen StB kann man so nicht sammeln auf Seiten des Mandats.  

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Kann ich bestätigen, läuft super, wenn man sich an die Regeln hält ( wer bucht was und wann und wer übernimmt wie wohin).

Bei „automatisch“ dachte ich nur, ich würde was verpasst haben. Aber mit den Bestandsdiensten mache ich es halt auch.

@Inis : wenn der Lohn in der Kanzlei gemacht wird bitte ggf. an die Abo-Aufträge der zusätzlichen Beraternummer denken bei Lohn und Gehalt, damit die Rückmeldungen sauber laufen.