Wieder einmal trafen die gefürchteten E-Mails mit den gescannten Papierbelegen der Tankstelle ein:
- Eine PDF-Datei mit einem Dutzend Belegen (lässt sich beim Hochladen splitten).
- Teilweise fast unleserlich (kein echtes Schwarz, oft auf dunklem Papier, geknickt und beschädigt).
- Bezahlt mit unterschiedlichen Kreditkarten (jeder Mitarbeiter hat seine eigene Karte).
Offene Fragen:
- Welche Fahrzeuge und damit welche Abteilungen betreffen die Belege?
Automatisch nach der Zahlung mit Karte "###" zuordnen? - Manuelles Abgleichen der Zahlungen anhand der Kreditkartenabrechnungen erforderlich.
Wovon ich träume:
Bei jedem bargeldlosen Kauf wird automatisch eine E-Rechnung generiert, die mit den beim Zahlungsanbieter hinterlegten Unternehmensdaten gefüllt wird und direkt in DATEV zum Buchen landet.
Ist das realisierbar?
Der Kreditkartenanbieter müsste dem Verkäufer bei jedem Zahlungsvorgang diese Daten zur Verfügung stellen, damit das Warenwirtschaftssystem der Tankstelle eine E-Rechnung erstellen und versenden kann. Einheitlicher Standard! Der Papierbeleg wäre dann nur noch ein steuerlich irrelevantes Sammelobjekt für den Unternehmer.
Gibt es diese Idee bereits?
Wie lange muss ich mich noch mit gescannten Thermopapier-Belegen ohne Empfängerdaten herumärgern?
Vertrag mit der Tankstelle?
Nein, darum geht es nicht. Es wird an verschiedenen Tankstellen getankt, und das Problem betrifft auch andere Belege, wie etwa vom Baumarkt oder Supermarkt für den Wischmopp oder das Toilettenpapier.
Es geht mir um die E-Rechnung für alle Kleinstkäufe, die ohne Anmeldung getätigt werden. Den Mandanten dazu zu bewegen, solche Ausgaben immer mit der Firmen-EC- oder Kreditkarte zu bezahlen, ist machbar – aber mehr auch nicht!
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PS: Ob der Bezahlvorgang eine E-Rechnung oder eine per E-Mail versandte ZugFerd-Rechnung auslöst, ist mir beim Buchen erst einmal egal. Priorität hat: Weg von den beschädigten Papierbelegen aus Kassensystemen, auf denen kein Empfänger vermerkt ist. (Bei welcher Filiale buche ich z.B. den EDEKA-Beleg?)
