Schlussrechnung nicht in voller Höhe bezahlt, wie ausbuchen?

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Hallo in die Runde,

wir sind eine Baufirma und erstellen Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen. Da ich in dem Bereich ganz neu bin weiß ich nicht wie ich den nicht bezahlten Restbetrag einer Schlussrechnung ausbuchen soll. Der Steuerberater hat das früher immer unterschiedlich gebucht, mal als Erlösschmälerung mal als Forderungsverlust.

Kann mir bitte jemand erklären wie ich das richtig mache?

Vielen Dank.

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Es handelt sich aber nicht um den Sicherheitseinbehalt? Der muss stehen bleiben.

Ansonsten kommt es immer darauf an, wie sich der Sachverhalt darstellt.

In der Regel gibt es einen Bauvertrag in dem geregelt ist, was, wann und wie zu leisten und zu zahlen ist. Hier ist auch geregelt, was passiert, wenn etwas nicht passt. 

Sind sich der Auftraggeber und Ihre Baufirma einig, dass es einen Nachlass wegen Mängel, Nacharbeiten o.ä. gibt, dann ist die Differenz eine Erlösschmälerung. Nicht zu verwechseln mit Skonti und Rabatten, welche im vorhinein genauso wie der Sicherheitseinbehalt bereits vereinbart sind.

Behält der Auftraggeber jedoch die Zahlung ein, ohne dass es eine vorherige Vereinbarung gegeben hat und verzichtet die Baufirma trotzdem auf die Forderung, dann ist das ein Forderungsverlust.

Auch eine gerichtlich eingeforderte Zahlung, welche nicht geleistet werden kann ist ein Forderungsverlust.

Forderungsverluste können auch durch die Insolvenz des Auftraggebers entstehen.

Und immer gilt der Grundsatz: Nur wer schreibt, der bleibt. Mündliche Abreden sind schwer zu beweisen.

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Wenn ein Restbetrag aus einer Forderung weder verjährt ist noch uneinbringlich ist (Insolvenz) sollte/darf dieser m.E. gar nicht (ohne Rechtsgrundlage) gewinnmindernd ausgebucht werden. Vorstufe ist die zweifelhafte Forderung, Endergebnis ist der Forderungsverlust.

Denn ein freiwilliger Verzicht - oder einfach ausbuchen - kann als "Verfügen" ausgelegt werden, mit dem Ergebnis, dass ertrag- und umsatzsteuerlich dieser Betrag zu versteuern ist bzw. zu versteuern bleibt und auf der anderen Seite der Zahlungsverpflichtete evtl. beschenkt wird. Auf der anderen Seite werden ggf. falsche Bilanzansätze erzeugt (fehlender Forderung, zu geringer Ertrag / Ertragskorrektur) - sofern nicht auch entsprechend geminderte zivilrechtliche Ansprüche feststehen sowie eine falsche USt-Korrektur.

Bei KapGes kann dies zudem in einer verdeckten Gewinnausschüttung enden.

Mit einer nachvollziehbaren, zivilrechtlichen Vereinbarung über den Rest mag das anders aussehen. Im Wesentlichen kann ich mir hier aber nur Mängel in der Ausführung des Auftrags oder Missverständnisse bei Abschluss des Vertrages vorstellen.

Das ist zumindest meine Meinung, aber ich kann natürlich daneben liegen.

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@Anni4  schrieb:

Hallo in die Runde,

wir sind eine Baufirma und erstellen Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen. Da ich in dem Bereich ganz neu bin weiß ich nicht wie ich den nicht bezahlten Restbetrag einer Schlussrechnung ausbuchen soll. Der Steuerberater hat das früher immer unterschiedlich gebucht, mal als Erlösschmälerung mal als Forderungsverlust.

Kann mir bitte jemand erklären wie ich das richtig mache?

Vielen Dank.

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Erlösschmälerungen sind Skonti oder vereinbarte Rabatte, also Minderungen, die auf einer Vereinbarung zwischen den Vertragsparteien oder einem Angebot des Rechnungstellers beruhen. Ein Forderungsverlust widerspricht dem im Mahnverfahren deutlich zum Ausdruck gebrachten Willen des leistenden Unternehmens, das Geld haben zu wollen. Daneben gibt es den bereits genannten (vertraglich vereinbarten)  Sicherungseinbehalt. Den jeweiligen Einzelfall einzuordnen, dürfte für Angestellte des leistenden Unternehmens nicht allzu schwierig sein. 

Darüber hinaus soll sich an den Schäden wegen Forderungsverlusten auch der Fiskus regelmäßig beteiligen, indem  vorausbezahlte Umsatzsteuern erstattet werden. Die formellen Hürden sind dementsprechend hoch. Beispiel für einen brauchbaren Beleg wäre eine im Zuge der Insolvenz des Auftraggebers vom Verwalter mitgeteilte Quote. Ohne stichhaltige Nachweise für die tatsächliche Uneinbringlichkeit der Forderung geht auf keinen Fall etwas.  

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Im Fall der Insolvenz muss man nicht erst auf eine Quote warten. Hier tritt der Forderungsverlust bereits mit Insolvenzeröffnung ein und kann zu 100 Prozent ausgebucht werden. 

Sollte dann doch irgendwann Geld kommen, sind das Erlöse aus abgeschriebenen Forderungen.