Mahnung / Abstand zur letzten Mahnung des Kunden / Anrechnung von Gutschriften

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Hallo liebes Forum,

wir nutzen in unserem Haus auch die Mahnfunktion. Soweit funktioniert das auch ganz gut. Aktuell stellen sich uns aber 2 Probleme:

1. Wenn ein Betrag gemahnt wird, sollten eigentlich auch alle bereits fälligen Gutschriften aufgerechnet werden. Das wäre zumindest m.M. nach korrekt. Das geschieht aber nicht. Ich habe mir inzwischen so beholfen, dass ich den Kunden eben manuell kontrollieren muss (Zeitaufwändig!) und ggf. bei einer Gutschrift das Fälligkeitsdatum manuell anpasse, damit dieses mit eingerechennt wird. Leider nicht sehr elegant.
   
   Gibt es da was besseres?
   
   
2. Dann passiert immer wieder, dass vor ein paar Tagen eine Rechnung gemahnt wurde. Jetzt erstellt das Programm einfach für den nächsten zu Mahnenden Posten eine neue Mahnung. Soweit so richtig. Nur ist das natürlich gegenüber dem Kunden unschön, wenn nach einer Mahnung drei Tage später schon die nächste Mahnung eingeht. Zwar wird geprüft, wielange der Abstand zur letzten Mahnung des betreffenden Kunden war. Aber nicht wann DER KUNDE für evtl. einen anderen Posten die jüngste Mahnung erhalten hat.
   
   Kann hier irgendwie hinterlegt werden, dass mindesten z.B. 10 Tage bis zur nächsten Mahnung vergangen sein müssen? Auch das muss ich sonst alles manuell prüfen. Ebenfalls leider nicht sehr elegant gelöst.
    

Für Tipps jedweder Art wäre ich sehr dankbar.

Gruß Martin Schumacher

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Hallo lieber Herr Schumacher,

zu Ihrer 1. Frage:

Damit Gutschriften bei der Erstellung der Mahnungen aufgerechnet werden benötigen sie eine Fälligkeit.

• Dazu setzen Sie in den Zentralen Mandantendaten OPOS (Stammdaten | Mandantendaten | OPOS) unter Fälligkeit bei Gutschriften ermitteln einen Haken im jeweiligen Kontrollkästchen.
• Außerdem ist im Buchungssatz die Fälligkeit in Belegfeld 2 zu erfassen.

 Tipps zur Belegfeld 2 - Erfassung 

zu Ihrer 2. Frage:

Sie können die Mahnfälligkeit nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung oder nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung und Datum der letzten Mahnausgabe berechnen.

So können die Mahnfristen für die nächste Mahnstufe berücksichtigt werden, auch wenn ein Mahnlauf nicht oder verspätet durchgeführt wurde (z. B. wegen Urlaub).

Beispiele und ausführliche Informationen finden Sie hier: Mahnfristen festlegen (Berechnungslogik)

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Hallo Frau Roßmeisl,

vielen Dank für Ihre Ausführungen. Allerdings entnehme ich Ihren antworten, dass ich meine Frage nicht präzise genug erklärt habe .

Bei Frage 1 geht es mir um folgendes:

• Rechnung 1 vom 30.05. ist bis zum 30.06. fällig (30 Tage).
• Am 14.07. wird gemahnt.
• Der Kunde hat aber am 05.07. eine Gutschrift 1 (kleiner als die Rechnung 1) erhalten. Diese ist ja erst am 05.08. fällig (Gutschriften mit Fälligkeit bei Debitoren ist aktiviert gewesen).

Bei der Mahnung wird nun die Gutschrift nicht berücksichtigt. Aber wer würde denn den Mahnbetrag zahlen und den erhaltenen Gutschriftsbeleg 1 nicht abziehen? Die Gutschrift ist doch nicht erst bei Fälligkeit aufrechnungsfähig. Oder ich habe da was grundlegendes nicht verstanden?

Daher meine Frage, warum die Programmlogik hier nicht dem folgt, wie man m.E. auch "von Hand" vorgehen würde.

So muss ich bei jeder Mahnung zwingend in das OPOS-Konto schauen, ob da noch was steht, was angerechnet werden müsste.

Aktuell habe ich mir damit beholfen, manuell die Fälligkeit "herunterzusetzten". Dann wird es auch angerechnet, was auch Ihren Ausführungen entspricht. Aber das ist alles Handarbeit.

Wenn das Programm das technisch nicht hinbekommt, wäre es doch eine Unterstützung, wenn z.B. beim Kontosaldo ein Warn-Icon stehen würde, das darauf hinweist, dass Guthabenpositionen auf dem Kundenkonto bestehen.

Bei Frage 2

Auch hier habe ich die von Ihnen vorgschlagene Option bereits aktiviert, die greift m.E. aber zu kurz. Folgendes Beispiel (alles beim selben Kunden):

• Rechnung 1 vom 30.05. ist bis zum 30.06. fällig (30 Tage).
• Am 14.07. findet ein Mahnlauf statt. Entsprechend wird Rechnung 1 gemahnt. Soweit sogut.
• Rechnung 2 vom 15.06. ist bis zum 15.07. fällig (30 Tage).
• Wenn nun am 17.07. ein Mahnlaufstattfindet, stellt das Programm fest, dass ja nun Rechnung 2 zu Mahnen ist und erstellt die Mahnung. Soweit erstmal richtig.

In obigem Beispiel erhält der Kunde aber innerhalb von drei Tagen 2 x eine Mahnung. Das ist im Hinblick auf die Kommunikation zum Kunden unschön. Hier wäre ein Mahnabstand je Kunde, nicht je Rechnung das worauf ich abziele.

Oder ist es üblich im Zweifel jeden Tag eine Mahnung zu schreiben, wenn halt jeden Tag wieder eine neue Rechnung überfällig wird?

Ich hoffe ich konnte meine Anliegen etwas besser beschreiben als zuvor.

Mit freundlichem Gruß
Martin Schumacher

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Hallo @Humantechnik ,

vielen Dank, dass Sie ihr Anliegen genauer geschildert haben.  Um ggf. weitere Möglichkeiten zur Bearbeitung von Mahnungen und ihre Vorschläge zu den Programmfunktionen mit Ihnen zu besprechen, wenden Sie sich gerne an unseren Programmservice Rechnungswesen Servicekontakt anlegen .

Viele Grüße

Martina Harwarth | Service Rechnungswesen (FIBU) | DATEV eG