Lerndateieinträge im Folgejahr nicht vorhanden

[#1]

Hallo,

wir haben einen Mandanten angelegt und buchen gerade in den Jahren 2018 und auch laufend 2019.

Ich habe im Jahr 2018 sehr viele Lerndateieinträge angelegt, aber diese wirken sich nicht auf das Jahr 2019 aus.

Ich habe auch schon versucht diese zu kopieren und einzufügen. Sie werden nicht übernommen.

Hängt es vielleicht damit zusammen, dass ich im Jahr 2018 noch nichts festgeschrieben habe und an das RZ

übermittelt?

Danke im vorraus.

[#2]

Hallo Herr Riedesel,

bereits vorhandene Lerndatei-Einträge werden zum Zeitpunkt der Jahresübernahme in das höhere Wirtschaftsjahr übernommen. Ändern Sie nun Lerndatei-Einträge oder legen neue in 2018 an, findet keine erneute Übergabe statt.

Möchten Sie die Einträge aus 2018 ebenfalls für 2019 nutzen, exportieren Sie die Lerndatei-Einträge in 2018 und importieren Sie diese in 2019.

Eine Anleitung finden Sie hier:

Stammdaten und Bewegungsdaten im DATEV-Format exportieren

Daten in die Stapelverarbeitung importieren (Bitte auch Tipps am Ende des Dokumentes beachten)

Viele Grüße

Christian Wielgoß

[#3]

... ich 'wärme' diesen alten Thread aus gegebenem Anlass nochmal auf

Ich beschäftige mich nämlich gerade mit dem Thema: "Lerndateien effektive(r) nutzen" 

Dabei stoße ich auf die eine oder andere Unklarkeit bzw. auf eigene Wissenslücken

Die Ausgangssituation ist bei mir eine Ähnliche :

Ich bearbeite z.B. zwei Wirtschaftsjahre und die Jahresübernahme liegt schon eine Weile zurückliegt

Zum Zeitpunkt der Jahresübernahme wurden die Lerndateien in das Folgejahr übergeben

Anschließend wurden im alten Jahr noch viele Lerneinträge hinzugefügt und teilweise geändert

Im neuen laufenden WJ wurden ebenfalls noch viele Lerneinträge hinzugefügt und teilweise geändert

• Lassen sich die unterschiedlichen Lerndateien der beiden WJ irgendwie sinnvoll miteinander verschmelzen ?
• Werden mit dem Exportieren der Vorjahres-Lerndatei und dem Importieren in die aktuelle Lerndatei beide Dateien einfach 'dumm' aneinandergefügt, sodass man viele Duplikate erhält ?
• Hat man noch irgendeine Kontrolle darüber, woher der jeweilige Lern-Eintrag stammt ?
• Entscheidet bei unterschiedlichen Kontierungen (derselben Sachverhalte) die laufende Nummer des Lern-Eintrags, oder das "angelegt"-Datum oder sonst eine Logik ?

Vermutlich muss/kann man im Anschluss an die erneute Anwendung (Einlesen der Bankumsätze, Erzeugung von Buchungsvorschlägen) die "Lerndatei bearbeiten" und sämtliche "nicht genutzten" Duplikat-Einträge löschen

Es ist jedenfalls gut, dass es Lerndateien gibt, aber das Handling mit den Lerneinträgen und Lerndateien erscheint mir noch sehr 'sperrig' und intransparent. 

Vielleicht gibt es zu diesem Thema ja noch raffinierte Tipps&Tricks.

Werde mir mal die zwei, drei Datev-Service-Videos 'reinziehen'

Nachtrag:

... gesagt ---> getan, leider haben mich die kurzen Videos nicht weiter gebracht ...

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Hallo @vogtsburger,

wenn Sie Lerndateieinträge aus dem Vorjahr mit der Lerndatei im aktuellen Jahr aktiv zusammenführen möchten, können Sie die Vorjahres-Lerndatei prinzipiell, wie oben beschrieben, exportieren und ins Folgejahr importieren. Hierbei gilt es jedoch ein paar Punkte zu berücksichtigen, die sich auch auf Ihre Fragen beziehen:

• Beim Import von Lerndateieinträgen werden die zu importierenden Lerndateieinträge nach den bereits bestehenden Lerndateieinträgen ergänzt. Hierbei findet keine Prüfung z.B. auf Dubletten statt. Wenn Sie die Vorjahres-Lerndatei also einfach exportieren und im Folgejahr importieren würden, hätten Sie eine hohe Quote an Dubletten. Das ist auch der Grund, warum ein Export und Import von Lerndateieinträgen nur mit Bedacht verwendet werden sollte.
• Die importierten Lerndateieinträge und die bereits im Folgejahr bestehenden Lerndateieinträge können – abgesehen von der dann höheren laufenden Nummer der importierten Lerndateieinträge – an sich nicht voneinander unterschieden werden. D.h. es gibt keine separate Spalte, wie z.B. ein Importkennzeichen oder ein Importdatum, wodurch Sie darauf schließen könnten, dass die Lerndateieinträge importiert wurden.
• Wenn es Ihnen vor allem darum geht, die im Vorjahr neu angelegten Lerndateieinträge ins Folgejahr zu übernehmen, könnten Sie sich an der Spalte „Angelegt am“ orientieren. Nach dem Export der Vorjahres-Lerndatei könnten Sie in der DATEV-Format-Datei diejenigen Lerndateieinträge entfernen, die nicht im Vorjahr bzw. innerhalb eines bestimmten Zeitraums angelegt wurden. Allerdings wären hier dann die im Vorjahr geänderten und aus anderen Wirtschaftsjahren stammenden Lerndateieinträge nicht enthalten.

Sollten Sie sich unsicher sein, ob die neu angelegten oder bearbeiteten Lerndateieinträge auch im Folgejahr greifen, würde ich Ihnen von einem Export und Import der Lerndateieinträge eher abraten. Hier stellt sich jedoch auch die Frage, wie viele Lerndateieinträge im Vorjahr bzw. im Folgejahr jeweils von Ihnen bearbeitet bzw. neu angelegt wurden. In jedem Fall würde ich Ihnen empfehlen, Dubletten zu bereinigen, damit die Lerndatei nicht unnötig aufgebläht wird und Sie weiterhin einen Überblick über bestehende Lerndateieinträge behalten.

In diesem Zusammenhang noch ein Tipp, nachdem Sie ja geschrieben haben, dass Sie sich mit dem Thema „Lerndateien effektiv(er) nutzen“ beschäftigen: Wenn Sie herausfinden möchten, welche Lerndateieinträge nicht (mehr) greifen, können Sie in der Lerndatei nach der Spalte „Zuletzt benutzt am“ sortieren. Dieses Datum zeigt Ihnen, welches Buchungsdatum der Buchungsvorschlag hatte, bei dem der Lerndateieintrag zuletzt gegriffen hat. So können Sie beispielsweise Lerndateieinträge bereinigen, die noch nie gegriffen haben oder schon längere Zeit nicht mehr greifen.

Am Ende hatten Sie außerdem gefragt, welcher Lerndateieintrag greifen würde, wenn Sie 2 oder mehr Lerndateieinträge für denselben Sachverhalt, jedoch z.B. mit unterschiedlichen Konten, hinterlegt haben. Wenn die Lerndateieinträge tatsächlich gleich wären, würde derjenige Lerndateieintrag mit der höheren laufenden Nummer greifen. Wenn sich die Lerndateieinträge jedoch im Verwendungszweck oder bei den Auftraggeberdaten unterscheiden, würde zunächst derjenige Lerndateieintrag mit spezifischeren (= längeren) Angaben greifen. Beispiel:

• Wenn Sie einen Lerndateieintrag mit dem Bestandteil „Miete“ im Verwendungszweck und einen Lerndateieintrag mit dem Bestandteil „Miete Beispielstraße“ haben, würde der Lerndateieintrag „Miete Beispielstraße“ greifen.
• Wenn Sie zwei gleiche Lerndateieinträge mit dem Bestandteil „Miete Beispielstraße“ im Verwendungszweck angelegt hätten, würde derjenige Lerndateieintrag mit der höheren laufenden Nummer greifen.

Wenn noch Fragen offen geblieben sein sollten, lassen Sie es mich gern wissen.

[#5]

wow, Frau @Natalie_Bauer , 

danke für das ausführliche Feedback.

Ich merke mir stichwortartig einfach Folgendes

• Lerndatei-Einträge sollte man besser nur in 1 Richtung weitergeben, und zwar bei der Jahresübernahme vom aktuellen Wirtschaftsjahr in das Folgejahr
• Das Exportieren und Importieren von Lerndatei-Einträgen ist zwar möglich, aber ziemlich sinnlos, weil zu fehleranfällig und da die Vermischung von Lerndatei-Einträgen aus zwei Wirtschaftsjahren zuviel an Nachbearbeitung erfordert
  Wenn überhaupt, sollte man diese Vermischung besser mit Excel-Funktionen nachbearbeiten und Duplikate entfernen
• Eine besondere Intelligenz steckt nicht in den Buchungsvorschlägen. Es sind starre Regeln zur Textmustererkennung und für "Suchen und Ersetzen"

Dann weiß ich jedenfalls, dass ich nicht weiter nach Funktionen suchen muss, die gar nicht vorhanden sind

Nochmals Danke !