Kostenrechnung Verteilung auf verschiedene Zeiträume

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Wir haben verschiedene Rechnungen die wir auf Kostenstellen verteilen. Hierzu habe ich einen Verteilschlüssel hinterlegt, der die Kosten anteilig auf unsere Abteilungen verteilt. Allerdings sind bei diesen Rechnung auch solche, die für mehrere Monate gelten. In dem Verteilschlüssel kann man scheinbar eine fixe zeitliche Verteilung hinterlegen (z.B. RG fürs ganze Jahr: Kosten auf 12 Monate verteilen). Aber wir haben Rechnungen die Zeiträume von 12 Monaten, 6 Monaten oder 3 Monaten abdecken.

Gibt es hier eine Möglichkeit z.B. bei der Buchung anzugeben, dass die Rechnung zeitlich auf X Monate umgelegt werden soll und auf die in dem Verteilschlüssel hinterlegten Kostenstellen verteilt wird?

Oder muss ich wirklich für jeden potentiellen Zeitraum einen eigenen Verteilschlüssel anlegen?

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Hallo sschade,

es ist richtig, dass Sie bei Verteilschlüsseln eine fixe zeitliche Verteilung hinterlegen können. Wählen Sie dazu Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten. Klicken Sie im Fenster Steuerungsdaten auf Einstellungen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei Verteilschlüssel mit Option "in KOST auf mehrere Monate verteilen.

Bei den Verteilschlüsseln können Sie dann in den Optionen für die Buchungserfassung einen Monatsbereich eingeben:

Die Buchungen mit diesem Verteilschlüssel werden gleichmäßig auf die Monate des gewählten Zeitraums verteilt.

Allerdings kann nur immer ein fest definierter Monatsbereich festgelegt werden. Deshalb benötigen Sie für verschiedene Zeiträume auch verschiedene Verteilschlüssel (z. B. Nr. 1 für Januar bis Dezember, Nr. 2 für Januar bis Juni, Nr. 3 für Juli bis Dezember, Nr. 4 für Januar bis März etc.). Sie müssen In diesem Falle mehrere gleiche Verteilschlüssel, aber mit verschiedenen Verteilzeiträumen wählen. Im Belege buchen steuern Sie dann, welchen Verteilzeitraum Sie verwenden möchten, indem Sie im Feld KOST1 bzw. KOST2 ein Rautezeichen gefolgt von der Nummer des Verteilschlüssels eingeben (z. B. #2 für Verteilschlüssel Nr. 2).

Mit freundlichem Gruß

DATEV eG

Heinz Bleyer

Service Kostenrechnung/Branchen

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hallo @sschade 

die Verteilung der Kosten innerhalb der Kostenrechnung über die Verteilschlüssel ist super, wenn Sie

• nur in der Kost arbeiten oder
• in der Kost anders verteilen wollen (oder müssen) als in der Fibu nach HGB. 

Vielen Dank an @Heinz_Bleyer  für die Erläuterung. Ich habe mich schon paar mal gefragt was genau es mit dieser Verteilung nach Zeitraum auf sich hat. Danke für das Beispiel 👍. 

Sie erhalten durch die Kost Verteilung in der Fibu ein anderes Ergebnis als in der Kost. 

Falls Sie das beabsichtigen: OK - dann ist dies eine gute Lösung, auch wenn einige Verteilschlüssel nötig werden.  

Falls NEIN : grenzen Sie die Buchung doch gleich in Fibu ab. Somit bleiben die Ergebnisse Fibu / Kost abstimmbar.

Die Funktion "wiederkehrenden Buchungen" hilft ihnen dabei.  Das funktioniert denkbar einfach und erspart Ihnen, die Anlage von "sehr vielen" Verteilschlüsseln. 

Ich mache Ihnen ein Beispiel:  

Eingangsrechnung am 13.09.2021 KFZ-Versicherung für 1 Jahr im Voraus zu zahlen 1.205.- Euro

1) aRap an Kreditor 1.205  / 13.09.2021

2) wiederkehrende Buchung anlegen: 1 Mal pro Monat, 12 Mal,  jeden ersten fällig,    100.- Kfz-Versicherung an aRap   

3) wiederkehrende verarbeiten lassen (jeden Monat) 
   im ersten Monat korrigiere ich den Betrag auf 105.- somit bleiben am Schluss keine Rundungsdifferenzen.

Vorteil: aRap sind jederzeit aktuell, spart Zeit beim Abschluss, BWA ist auch "besser" !

Hinweis zum ungeraden Rechnungsbetrag: habe ich extra gemacht. Die Jahresrechnung geteilt durch 12, geht meistens nicht auf. 

Soll heißen, ich buche einfach den ersten Betrag so dass am Ende alles aufgeht und passt. 😉

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Die Abgrenzung über Fibu ist grundsätzlich besser. Wenn ich eine Rechnung über einen größeren Zeitraum bekomme, ist es sicher nie der, den ich schon als Verteilerschlüssel hinterlegt habe.

Bsp: Die IT kauft wieder im September irgendeine Lizenz aus Testzwecken für 3 Monate. Garantiert habe ich keinen Verteilerschlüssel dafür angelegt und müsste den erst einmal anlegen, bevor ich die Buchung eingebe. Sinnbefreit, weil ich dann mit einer Aufteilungsbuchung schneller bin.

Zum anderen: Wer mit mehreren Kostenstellen (bei uns sind es die Filialen, Läger und Verwaltungen) arbeitet, müsste für jeden Zeitraum und betroffenen Kostenstellen extra Verteilerschlüssel anlegen. Ein Irrsinn. Schon aus diesem Grund ist dann eine Abgrenzung über a/p-RAP besser. Und: Die Kurzbezeichnungen der Verteilerschlüssel reichen dann zu einer genauen Beschreibung kaum aus...

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Genauso habe ich es aktuell hinterlegt. Aber ich bin der gleichen Meinung wie die anderen beiden Posts: Das ist sehr unhandlich. Ich habe nun für eigentlich eine Verteilung 8 zeitliche Verteilschlüssel hinterlegt.

Wenn sich die Verteilung ändert, muss ich sämtliche Schlüssel anzupassen. Das ist schon lästig.

Aber völlig irritiert war ich, dass ich keinen Schlüssel für "verteile diese Rechnung auf 3 Monate" anlegen kann, sondern nur für fest hinterlegte Monate, also "verteile diese Rechnung in 3 Teile auf Januar bis März". Das scheint mir nicht sehr praxisnah. Nicht jede Rechnung kommt im Januar um pünktlich verteilt zu werden. Hier sollte nachgebessert werden.

Die Verteilung habe ich extra in der Kostenrechnung hinterlegt. Die in der FIBU hinterlegten Rechnungen werden über Zahlungsverkehr bezahlt. Wenn ich die Rechnungen dort aufsplitte, werden mir doch die Monatsanteile zum überweisen aufgezeigt statt der volle Jahresbetrag oder?

[#6 · Accepted solution]

hi @sschade 

nein hast Du nicht richtig verstanden. 

schau die nochmal meine Buchungen an

• 1) 1205.- aRap an Kreditor   => daraus entsteht der Zahlungsvorschlag - Gesamtbetrag logo! 
• 2) 100.-  Aufwand an aRap  => aufwandswirksame Auflösung der aktiven Abgrenzung (12 Monate lang, daher wiederkehrend) 

alles klar ? 

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hi @alexanderonline ,

ja, jetzt hab ich es verstanden.

Stimmt, das kann man dann natürlich viel individueller einstellen. Und die Jahresrechnung schlägt in der BWA nicht so durch.

Schöner wäre es gewesen, wenn man einfach einen Verteilerschlüssel eingibt, der dann noch fragt auf wieviele Monate die Rechnung umgelegt werden soll. Dann würde es bei einer einzigen Buchung pro Rechnung bleiben.

Aber da die Software das nicht hergibt, ist die aRap vermutlich die bessere Wahl. Dank!

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@sschade  schrieb:

Schöner wäre es gewesen, wenn man einfach einen Verteilerschlüssel eingibt, der dann noch fragt auf wieviele Monate die Rechnung umgelegt werden soll.

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Das wäre sinnvoll, richtig. Sie können das als Wunsch in IDEAS anlegen. Vielleicht bringt man es in 2035 wenn man die Vorabversion des Cloudclient fertig hat...

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Hallo sschade,

ihr Verbesserungsvorschlag bezüglich der Verteilschlüssel in der Kostenrechnung ist sinnvoll und plausibel. Ich kann "renek" nur beipflichten: Stellen Sie Ihren Wunsch bei IDEAS ein! Die Beiträge in IDEAS werden von DATEV aufmerksam verfolgt.

Mit freundlichem Gruß

DATEV eG

Heinz Bleyer

Service Kostenrechnung/Branchen