Kanzlei-Rewe: Darstellung abw. Leistungsempfänger i.v.m. Kontoauszügen und Mahnungen (EO Comfort)

[#1]

Hallo DATEV/NG,

wir nutzen im Rahmen von EO Comfort auch die Funktion der Debitorendaten pro und auf unseren Ausgangsrechnung auch die Darstellung des Leistungsempfängers, wenn der Adressat hiervon abweicht (aus div. Gründen wie z.B. Rechnungen der Firma sollen an den Gesellschafter geschickt werden usw.).

Beispiel:

betroffener Mandant = Mustermann GmbH, Berlin

Adresse im Briefkopf =  Max Mustermann, Köln

zusätzliche Angabe zum Leistungsempfänger = Mustermann GmbH, Berlin

Also werden Rechnungen schon mal an "andere Adressen" verschickt.

Im Bereich der Rechnungsschreibung funktioniert diese Variante einwandfrei.

Wir suchen jetzt noch eine Lösung, wie dieser Fall im Fall von Mahnungen/Kontoauszügen aus Kanzlei-Rewe darstellbar ist. Eine abweichende Debitorenadresse (bsp. oben = Max Mustermann) lässt sich natürlich über die Stammdaten zuordnen. Uns fehlt jedoch auf dem Dokument der Hinweis, welcher Mandant hier betroffen ist.

Selbst mit den neu eingeführten Gestaltungsmöglichkeiten im Mahnwesen sehe ich keine Felder, die es z.B. erlauben, den eigentlichen Mandantennamen mit auszugeben. Felder wie

• Name abweichender Zustelladressat Zeile 1 & 2
• Beschriftung und Inhalt von Konto / Kundennummer / Nummer Fremdsystem

laufen ja darauf hinaus, dass ich den Firmennamen beim Mandanten selbst ein zweites Mal erfassen muss.

Als Hilfslösung könnten wir wohl in den Stammdaten eine weitere Debitorenadresse manuell anlegen, und dort z.b. im Anschriftenfeld des eigentlichen Empfängers einen Zusatz mit aufnehmen, um welche Firma es sich handelt.

Kennt hierzu jemand eine praktikable Lösung ?

Mit freundlichen Grüßen

Marco Hüwe

[#2]

Hallo Herr Hüwe,

bitte entschuldigen Sie die lange Wartezeit. Ich habe es versäumt, Ihren Beitrag ins Office-Management zu verschieben. Das Verschieben und die Information an meine zuständigen Kollegen erfolgt in wenigen Minuten.

Mit freundlichen Grüßen

Marco Lachmann

Service Rechnungswesen (FIBU)

Datev eG

[#3]

Hallo Herr Lachmann,

m. E. gehört diese Frage schon den Bereich Rechnungswesen, die Mahnung wird, so wie ich das verstanden habe, mit der Mahnfunktion von KaReWe erstellt. Zudem sind auch die Nutzer von EO classic betroffen.

Andererseits sollte schon der tatsächliche Leistungsempfänger in der Mahnung stehen (in der Rechnung versteht es sich von selbst) und die Office Abteilung sollte ein vernünftiges Tool bereitstellen mit dem einfach ein Etikett über einen handelsüblichen Labeldrucker erstellt werden kann.

Wäre mal ein tolles Komfort- und Alleinstellungsmerkmal.

[#4]

Hallo Herr Lachmann,

Herr K.Pf. hat´s eigentlich schon ganz zutreffend formuliert: Wir suchen eine Lösung um im Mahnwesen von Kanzlei-Rewe das umzusetzen, was in der Rechnungsschreibung von EO Comfort schon längst möglich ist.

Sollte es die Problemlösung beschleunigen kann, kann der Beitrag gerne zwischen den Bereichen hin- und hergeschoben werden...

Mit freundlichen Grüßen

Marco Hüwe

[#5 · Accepted solution]

Hallo Herr Hüwe,

wenn ich Sie richtig verstehe, haben Sie einen Mandanten, bei dem die Rechnung und damit auch die Mahnung an einen abweichenden Empfänger geschickt werden soll.

In den Zentralen Stammdaten haben Sie dafür die Möglichkeit einen abweichenden Rechnungsempfänger zu hinterlegen. Dazu legen Sie im Bereich „Mandat" eine neue Beziehung „hat Rechnungsempfänger" an.

Beim Einsatz von Debitorendaten pro ist die Reihenfolge der Einrichtung wichtig.

Wenn der abweichende Rechnungsempfänger eingerichtet ist bevor die Verknüpfung von Zentralen Stammdaten mit dem Debitoren der Kanzleibuchhaltung hergestellt wird, dann wird automatisch mit dem abweichenden Rechnungsempfänger verknüpft.

Andernfalls wird mit dem Unternehmensadressat verknüpft. Sie können dann im Bereich „Debitorendaten pro" über das kleine Stiftsymbol oben rechts den verknüpften Adressaten manuell auf den abweichenden Rechnungsempfänger ändern.

In Ihrem Beispiel wäre der Mandantenname bzw. Unternehmensadressat „Mustermann GmbH, Berlin" und der abweichende Rechnungsempfänger „Max Mustermann, Köln".

Soweit können wir Ihren Sachverhalt im Programm abbilden.

Nun möchten Sie zusätzlich auf der Mahnung, die an „Max Mustermann, Köln" adressiert ist die Angabe, dass der Leistungsempfänger für den die Mahnung geschrieben wird „Mustermann GmbH, Berlin" ist. Das geht leider aktuell nicht.

Theoretisch müssten wir zwei verschiedene Anpassungen im Programm umsetzen um das möglich zu machen.

1. Wir müssten eine Möglichkeit schaffen bei verknüpften Debitorendaten pro eine zum Namen des verknüpften Adressaten abweichende Kontenbeschriftung zuzulassen. Beispiel wäre statt dem Namen des Adressaten den Mandantennamen als Kontenbeschriftung heranzuziehen.
   
   Diesen Wunsch gibt es bereits. Eine Entscheidung, ob er realisiert wird ist noch nicht getroffen.
2. Wir müssten im Mahnformular ein neues Feld einführen, dass die Beschriftung des Debitoren als „Leistungsempfänger" angibt.
   
   Diesen Wunsch gibt es bisher noch nicht.

Bitte bestätigen Sie mir kurz, ob ich Ihr Anliegen richtig verstanden habe, damit ich Sie dem bestehenden Wunsch hinzufügen bzw. den neuen Wunsch erfassen kann.

Mit freundlichen Grüßen

Chris Pollack

Service Rechnungswesen (FIBU)

Datev eG

[#6]

Hallo Herr Pollack,

vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Sie haben den Fall richtig geschildert.

Zu den möglichen Umsetzungen:

1) Das hier die Kontenbeschriftung in Kanzlei-Rewe vom "echten" Mandantennamen abweichen muss, sehe ich hier nicht als Wunsch. Damit hatten wir bisher nie Probleme. Es geht uns einzig und allein um die "Außenwirkung" und die Information gegenüber dem Empfänger der Mahnung bzw. des Kontoauszugs.

2) Das wäre dann unser neuer Wunsch, da dies dann ja leider aktuell nicht möglich ist. Neben der Kontobeschriftung als eigenes Feld (die über die Verknüpfung der Debitorendaten doch dem Feld "Unternehmensbezeichnung" aus EO Comfort entsprechen sollte) würde ich aber auch zusätzlich die Kontonummer (da wir hier bei Rückfragen deutlich schneller den richtigen Fall zuordnen können) vorschlagen.

Auf die Kontonummer könnten wir allerdings verzichten, wenn im Kontoauszug bzw. in der Mahnung in der entsprechenden Spalte die vollständige Rechnungsnummer erscheinen würde. Diese setzt sich bei uns aus der Mandantennummer und einer fortlaufenden Nummer zusammen (vielleicht ist das auch der Standard ?).

Vielen Dank!

Mit freundlichen Grüßen

Marco Hüwe

[#7]

Hallo Herr Hüwe,

1) ist zwar nicht Ihre eigentliche Anforderung, wäre aber technisch gesehen die Voraussetzung damit 2) Sinn macht.

Zum Verständnis:

Die Kontenbeschriftung entspricht der Unternehmensbezeichnung, wenn kein abweichender Rechnungsempfänger hinterlegt und verknüpft ist. Wird der abweichende Rechnungsempfänger genutzt, dann ist dessen Name die Kontenbeschriftung. Daher kommt der Wunsch abweichend zum verknüpften Adressat die Mandantenbezeichnung als Beschriftung zuzulassen (Wunsch 1).

Die Kontonummer können Sie bereits heute auf dem Mahnforular andrucken.

Gehen Sie in die Eigenschaften Mahnformular in den Bereich Empfänger und setzen Sie im Block Kontonummer/Kundennummer die Haken für "Beschriftung 'Konto' drucken" und "Konto drucken". Die Kontonummer wird dann oberhalb des Betreffs ausgegeben.

Ich nehme Ihre Wünsche auf und leite sie an unsere Entwicklung weiter. Eine Zusage bzgl. einer Realisierung kann ich Ihnen zum jetzigen Zeitpunkt nicht geben.

Mit freundlichen Grüßen

Chris Pollack

Service Rechnungswesen (FIBU)

Datev eG