Dokumentenablage - Vorauswahl des Kreditorenkontos | manuell | definiert aus ZUGFeRD Dokument

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Hallo Forum!

Zwei Fragen, die mir jedes Mal bei der Verwendung der Dokumentenablage durch den Kopf gehen.

Kann man beim Hinzufügen von neuen "Lieferantenrechnungen" quasi durch "Vorauswahl" vorbestimmen, dass ein bestimmter Kreditor vorbelegt ist?

Ich übernehme in die Ablage am Stück zwanzig, dreißig und mehr Rechnungen, alle z.B. von Amazon und es würde mir einige Zeit sparen, wenn ich vorab eine Vorbelegung des Kreditors voreinstellen könnte und nicht bei jeder Rechnung wieder neu den gleichen Kreditor auswählen müsste.

Geht so was? Wie?

Und mein zweiter Teil der Frage kann ich bei ZUGFeRD - Rechnungen zum Lieferanten passend das Kreditorenkonto einstellen bzw. hinterlegen?

Würde auch Arbeit sparen und es außerdem "Eingabe-Fehler-unanfälliger" machen!

Bin für jede Anregung und einen Tipp dankbar.

Viele Grüße Ewald

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Hallo @edtz,

eine Vorauswahl lässt sich nicht hinterlegen.

Sie können aber mit Felder schleppen arbeiten. Dann erhalten alle weiteren Dokumente die Eintragungen vom Vordokument.

Bei Zugferdrechnungen werden die Daten wie Steuernummer, IBAN, Adresse und Name aus der XML-Datei ausgelesen.

Wenn anhand dieser Daten eine eindeutige Übereinstimmung mit den Stammdaten eines Mandanten/Lieferanten in DATEV vorliegt, wird dieser Mandant/Lieferant auf der Ablagemaske im Dokumentenkorb vorbelegt. Wenn keine eindeutige Übereinstimmung vorliegt, wird kein Mandant vorbelegt.

Weitere Informationen finden sie im Hilfedokument:

E-Rechnungen und sonstige Rechnungen im Dokumentenmanagement

Anton Friesen
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Hallo Herr Friesen,

ich kenne das "Schleppen" von normalen Buchungen in der Form, dass ein einmal eingegebenes Konto dabei für die nächste Buchung vorbesetzt ist, bis man es wieder wechselt.

Nur bei "Dokumentenablage" habe ich dies nicht erlebt. Muss ich dies für die Dokumentenablage irgendwie aktivieren oder einstellen?

Die Vorbelegung des Kreditors macht bei mir einfach Probleme. Im Kreditor ist sowohl die Kreditor-IBAN, die Kreditor-Adresse, die vom Kreditor verwendete Kundennummer für unseren Mandaten als auch die Ust-ID-Nummer des Kreditors hinterlegt. Trotzdem werden die Kreditoren nicht erkannt.

Kann ich es irgendwie näher qualifizieren, nachverfolgen, warum dort kein "Match" erfolgt?

Vielen Dank für Ihre Hilfe, viele Grüße - Ewald

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Hallo @edtz,

die Vorbelegung könnte im Dokumentenkorb getestet werden.

Dokumentenkorb starten und die Rechnung einspielen. Wenn die oben erwähnten Daten nicht automatisch vorausgefüllt werden können Sie auch die Rechnung über die Schnellinfo im Arbeitsplatz direkt ablegen. Hier wird auf jeden Fall der Ordnungsbegriff hinterlegt.

Felder schleppen lässt sich im Dokumentenkorb aktivieren über den Haken "Felder schleppen" (oben links in der Ecke als Standardeinstellung) oder Ansicht --> Symbolleisten --> Felder schleppen.

Wenn die Vorbelegung immer noch nicht richtig klappt des Kreditors bitte bei uns per Servicekontakt melden.

Als Produkt Dokumentenablage verwenden.

Anton Friesen
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Hallo Anton! @Anton_Friesen 

über den Dokumentenkorb funktioniert in der Tat das Schleppen des Kreditors. Aber man fängt sich ein anderes Problem ein.

Ich skizziere zur Beschreibung kurz meinen Arbeitsablauf. Je Kalendermonat habe ich zwischen 50 bis 150 Rechnungen von Amazon. Diese Rechnungs PDF Dateien bereite ich in der Art vor, dass diese im Dateinamen aufsteigen nummeriert sind und im Dateinamen die Rechnungsnummer selbst enthalten ist.

"1145 _ AMAZON _ DE52GQ3ZABEI.pdf"

Die Idee dabei ist, dass man bei Übernahme in die Dokumentenverwaltung aus dem Dateinamen mit Copy und Paste über das Clipbord einfach, sicher und fehlerfrei die Rechnungsnummer ( "DE52GQ3ZABEI" )übernehmen kann.

Das klappt auch im Dokumentenkorb für das erste Dokument.

Legt man dann dieses Dokument ab, verschwindet "1145 _ AMAZON _ DE52GQ3ZABEI.pdf" entsprechend aus dem Verzeichnis links und es wird die nächste Rechnung "1146 _ AMAZON _ DE52MAULABEI.pdf" aufgerufen und angezeigt.

Und dann wird nicht nur der Kreditor geschleppt, 😃, sondern auch der Inhalt der Beschreibung 😡 ...

Tja??? Pest oder Cholera????

Idee?

Viele Grüße - Ewald

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Hallo @edtz,

wenn ich das richtig verstanden habe wird der Inhalt der Rechnung 1 auf die Rechnung 2 übernommen?

Falls das stimmen sollte. In Ihrem Screenshot ist zu erkennen das Sie mit Felder schleppen arbeiten.

Mit dieser Funktion werden die meisten Inhalte von Dokument zu Dokument übertragen.

Grüße aus Nürnberg

Anton Friesen
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Hallo Anton! @Anton_Friesen 

Ich fürchte, ich habe mein Probelm nicht genau genug erklärt.

Folgendes gilt für alle Rechnungen, lässt sich aber besonders gut mit den PDF Dateien der Amazon - Rechnungen darstellen.

Als Beispiel folgende Amazon Rechnungen A & B:

• A: 1165 _ AMAZON _ DE52VLWKABEI.pdf
• B: 1167 _ AMAZON _ PL5000DDX5H63I.pdf

Wenn ich Schleppen aktiviert habe und in den Dokumentenkorb beide Rechnungen in einem Vorgang oder auch einzeln nacheinander einspeise und ich zur Bearbeitung die erste Rechnung A vorliegen habe, muss ich zu Beginn den Kreditor "Amazon" händisch auswählen und kann aus dem Feld Beschreibung, dort liegt automatisch der Dateiname der PDF, über das Clipbord die Rechnungsnummer A: DE52VLWKABEI mit Copy rauskopieren und im Dokumentenkorb in das Feld Belegnummer mit Paste einfügen.

Bei allen folgenden Rechnung, da ich "schleppen" aktiviert habe, erspare ich mir den Kreditor neu auswählen zu müssen, der ist wegen "Schleppen" mit Amazon vorbelegt. 😁 Aber durch das Schleppen wird verhindert, dass in das Feld Beschreibung der neue Dateiname der folgenden PDF-Dateien übernommen wird. Dort wird jetzt, wegen Schleppen, immer der Dateiname der ersten, bereits bearbeiteten PDF angezeigt. In meinem Beispiel also 1165 _ AMAZON _ DE52VLWKABEI.pdf. Ich kann also dort nicht mehr die zweite Rechnungsnummer PL5000DDX5H63I mit Copy & Paste aus dem Dateinamen entnehmen.

Deaktiviere ich Schleppen, muss ich zwar immer den Kreditor, also Amazon immer wieder bei jeder Rechnung neu auswählen, aber ich kann für alle Rechnungen die jeweilige Rechnungsnummer DE52VLWKABEI bzw. PL5000DDX5H63I aus dem Feld Beschreibung im Dokumentenkorb mit Copy&Paste entnehmen, da im Beschreibungsfeld bei der ersten PDF: 1165 _ AMAZON _ DE52VLWKABEI.pdf und bei der zweiten PDF: 1167 _ AMAZON _ PL5000DDX5H63I.pdf steht.

Darum Pest oder Cholera! 🤔

Für mich gibt es keinen Sinn, dass im Dokumentenkorb der Dateiname, der ohne schleppen automatisiert, nach "Beschreibung" übernommen wird und für meinen Datenbestand immer den tatsächlichen Dateinamen repräsentiert, durch den "Schleppen-Modus" eine falsche Information bekommt. Unabhängig davon, dass man daraus bequem die Rechnungsnummer extrahieren kann.

Oder kann man irgendwo einstellen, welche Felder geschleppt werden?

Viele Grüße - Ewald

[#8]

eine Einstellmöglichkeit für das Felder schleppen gibt es nicht.

Sie müssten sich deshalb entscheiden ob Sie mit Felder schleppen arbeiten möchten oder nicht.

Anton Friesen
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement