Digitales Belegbuchen: Qualität, Plausibilitätscheck, Wie können wir den Workflow verbessern?

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Irgendwie ist heute wieder der Wurm im System:

- Die deutsche UST- ID des Mandanten wird erkannt, aber nicht die UST-. Nr. des Lieferanten
- Anstelle des "Ges- Betrages" von Seite 2 kommt der letzte Posten von Seite 1 in den Umsatz

- Verkehrt erkannte Rechnungsnummern
- Amazon- Beleg von einem namentlich genannten Verkäufer mit eigener Adresse und UST- ID- Nummer: Neuanlage Kreditor: NULL Vorbelegung

Dann natürlich wieder diverse Null- Rechnungen (Abwicklung von defekt- Ware)
Über den automatisierten E-Mail- Upload des Mandanten landen hier natürlich auch diverse Lieferscheine.

Ich vermute, daß diese Problematiken bei DATEV unbekannt sind und daher keine einfachen Workflows zur Korrektur dieser Dinge implementiert sind.

Frage: Wohin kann man schnell und einfach während des Buchens solche Fehlleistungen der Automatik oder neue Wünsche melden, so daß sich ein Mensch den verknüpften Beleg ansieht und untersucht, woran es liegt, daß die KI Fehler produziert?

Ich hatte den Vorschlag bereits gemacht, daß die KI bei DATEV Alarm auslösen könnte, wenn bei einem Mandant bei einem Kreditor jede Rechnung manuell korrigiert werden muß. Vielleicht könnte die Automatik angestoßen werden, die Rechnungsnummer dort zu lesen, wo diese sauber in der maschinenlesbaren PDF angedruckt wurde.

PS: Keine einzige ZugFerd- Rechnung in der kompletten Buchhaltung.

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Jetzt kommen die Unzer- Abrechnungen...
Für jede EC- Zahlung ein TOP- PDF- Beleg, zu 100% vergleichbar, also Lerndatei- fähig! 

- Rechnungsbetrag (= der überwiesene Betrag)
- Umsatz (= Kundenumsatz, #1361)
- Disagio/Gebühren (Kosten: Reverse Charge #4971)

Frage: Wie kann ich den Buchungsautomaten dazu zwingen, die Aufteilung korrekt vorzunehmen?

Aktuell per "Rechnungseingang", da ja die Kosten gebucht werden sollen.

Hier ein Ausschnitt aus einem dieser Belege:

Ärgerlich ist, daß dieses manuelle Buchen in der Statistik als "volldigitale Buchhaltung" einfließt und daß DATEV den verkehrten und unvollständigen Buchungsvorschlag voll bepreist.
So haben wir nicht kalkuliert!

Diese Belege sollten lt. DATEV- Handbuch vollautomatisch durchflutschen, genauso, wie die anschließende Zahlung per Bankmanager auch in Sekunden funktioniert.

Wenn man wenigstens den Betrag per Doppeltklick auf den Beleg in die Zwischenablage kopieren könnte....
Nein, da geht nicht. 
- Entweder den Betrag abtippen, wo zwischen 6 und 8 auch mit Brille schwer zu unterscheiden ist.
- Oder Öffnen mit externer Anwendung, wo dann alle Funktionen bereitstehen.

Forderung: Bitte baut das System um, so daß man auch mit leichten Sehschwächen buchen kann. Die DATEV- Felder lassen sich leicht so vergrößern, daß man alles erkennen kann, aber Belege werden entweder unvollständig angezeigt, oder die Schrift ist zu klein.

-> Anforderung eines Copy & Paste von jedem Wert aus der Belegansicht!
     Beginnen Sie bitte mit den textbasierten PDF- Belegen. 
     DANKE

Warum meine Posts?

Als Bilanzbuchhalter und EDV- Admin muß ich personalbedingt Buchhaltungen übernehmen.

Für mich ist Automatisierung wichtig und es nervt extrem, wenn ich 50 Mal nacheinander eine Klick- und Erfassungsorgie manuell nach einem exakt definierbarem Ablauf durchführen muß, ohne daß irgend ein Mehrwert entsteht. (Buchungsschlüssel rein - raus, Leistungsdatum bei der #1361- Buchung der Aufteilung nicht editierbar -> Meldung - Klick - Klick - Klick. (Enter der Tastatur geht natürlich nicht, da "Nein" vorbelegt. Auch hier könnte die KI lernen, daß ich per Maus 100 Mal "Ja" anwählte und das vielleicht irgendwann vorbelegt werden könnte)

Ich erwarte, daß die DATEV- KI alle Standardfälle lernt und dann zuverlässig automatisch bucht, so daß ich meine Fachkompetenz auf die wirklich neuen Vorfälle konzentrieren kann.

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Hallo @martinkolberg,

vielen Dank für die geschilderten Szenarien, bei denen wesentliche Informationen vom Beleg nicht erkannt wurden und dadurch zu einem unvollständigen Buchungsvorschlag geführt haben. Auch die genannten Anforderungen haben wir bei uns vermerkt.

Die von Ihnen beschriebenen Punkte haben Ihren Ursprung in der OCR-Erkennung. Neben einer guten Qualität des Belegbilds sind auch die Rechnungsinhalte mit entsprechend gut auslesbaren Schlüsselbegriffen die wichtigste Basis für die Folgeprozesse. Wenn dies nicht der Fall ist, wird die Erstellung eines korrekten Buchungsvorschlags durch den Automatisierungsservice schwierig. Neue sowie geänderte Geschäftsvorfälle müssen erst vom System gelernt werden. Aus diesem Grund ist das regelmäßige Senden der Finanzbuchführung ins Rechenzentrum entscheidend, um eine Verbesserung der Vorschlagsqualität zu erzielen. Im Zuge der Einführung der E-Rechnung gehen wir davon aus, dass die Vorschlagsqualität allein durch die verbesserte Datenqualität sich deutlich erhöht.

Bei dem genannten Fall bzgl. der Unzer-Belege: es werden vom Automatisierungsservice derzeit keine einzelnen Positionen wie z.B. Gebühren/Disagio ausgelesen und deshalb wird auch hierzu keine Aufteilung vorgeschlagen. Aufteilungen erfolgen insbesondere dann, wenn verschiedene Steuersätze am Beleg erkannt werden oder wenn ein Geschäftspartner in der Vergangenheit immer die gleichen Geschäftsvorfälle hatte und diese immer gleichermaßen aufgeteilt wurden. In den meisten Fällen gibt es verschiedene Sachverhalte pro Geschäftspartner und eben keine eindeutigen Muster, weshalb in solchen Fällen auch keine Aufteilung vom System vorgeschlagen wird.

Eine Übersicht zu den wichtigsten Maßnahmen, welche zu einer Qualitätssteigerung beitragen können, haben wir in diesem Dokument zusammengefasst:   Tipps zur Qualitätssteigerung der Buchungsvorschläge 

Werden wiederkehrende Geschäftsvorfälle trotz korrekter OCR-Erkennung und regelmäßigem Senden immer wieder fehlerhaft vorgeschlagen, dann bitten wir Sie uns einen Servicekontakt mit den entsprechenden Informationen (u.a. die Beleg-ID) zukommen zu lassen.

Vielen Dank und freundliche Grüße

Martin Urban

Automatisierung Buchen | DATEV eG

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Die von Ihnen beschriebenen Punkte haben Ihren Ursprung in der OCR-Erkennung.

Werden wiederkehrende Geschäftsvorfälle trotz korrekter OCR-Erkennung und regelmäßigem Senden immer wieder fehlerhaft vorgeschlagen, dann bitten wir Sie uns einen Servicekontakt mit den entsprechenden Informationen (u.a. die Beleg-ID) zukommen zu lassen.

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Danke für Ihre Antwort, aber...

Ich sprach von perfekten und standardisierten Amazon- und Unzer- Belegen, die natürlich als PDF hochgeladen werden.

Das Thema OCR- Qualität ist uns bekannt und wir wissen, wie wir damit umgehen müssen. Hier handelt es sich aber nicht um eine OCR- Problematik, da es sich um textbasierte PDF- Dateien handelt, aus denen beim Öffnen mit  Fremdsoftware alles mittels Copy & Paste kopierbar ist.

Muß ich Ihnen jetzt Amazon- Belege per Servicekontakt zukommen lassen?
Ich denke, daß wir hier ein globales Problem in allen Kanzleien haben und der Ball der Optimierung aktuell bei Ihnen liegt.

Beste Grüße, Kolberg

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Hallo Herr Kolberg,

ich habe Ihre Anforderung entsprechend vermerkt. Wir werden diese bei der Planung von Weiterentwicklungen prüfen. Ich bitte um Verständnis, dass wir aktuell keine Aussage treffen können, ob die Anforderung umgesetzt wird und wenn ja zu welchem Zeitpunkt.

Vielen Dank und freundliche Grüße

Martin Urban

Automatisierung Buchen | DATEV eG

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@martinkolberg  schrieb:
Das Thema OCR- Qualität ist uns bekannt und wir wissen, wie wir damit umgehen müssen. Hier handelt es sich aber nicht um eine OCR- Problematik, da es sich um textbasierte PDF- Dateien handelt, aus denen beim Öffnen mit  Fremdsoftware alles mittels Copy & Paste kopierbar ist.

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"Das" OCR-Problem ist in diesem Fall nicht das Identifizieren des Zeichens sondern die Zuordnung des Textes zum Thema. Deshalb hilft es auch nicht, das der Text herauskopierbar ist - er enthält trotzdem keine Definition.

Das ändert sich jetzt aber kurzfristig: Der eRechnungs-Datensatz enthält die Informationen mit Zuordnungen (netto = 100 €; MwSt = 19% etc.). Insofern wird in die OCR-Technik keine weitere Resource investiert.