Bestandsdienste Rechnungswesen - Sicherung Vorberater übernehmen

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Sehr geehrte Damen und Herren,

es kam jetzt schon öfter vor, dass ich im Rahmen eines Mandatswechsels vom Vorberater Datensicherungen für Kanzleirechnungswesen erhalten habe.

Diese über Bestandsdienste Rechnungswesen einzulesen ist grundsätzlich kein Problem. Ich komme aber immer wieder mal zu folgendem Problem:

Der Mandant beauftragt mich mit der Übernahme der Buchhaltung ab Monat xy. Ich richte dementsprechend die Stammdaten ein, ordne die Leistung zu und erstelle die Buchhaltung für besagten Monat.

Einige Zeit später bekomme ich vom Vorberater die Daten als Sicherungsdatei.

Wie schaffe ich es nun, diese Daten ebenfalls unter der nun in meinem System bestehenden Mandantennummer, unter meiner Beraternummer zu speichern.

Viele Grüße

Dirk Kremer

[#2 · Accepted solution]

Sehr geehrter Herr Kollege,

diese Reihenfolge geht nur mit ziemlichem Umweg. Besser wäre:

• Daten vom Vorberater zuerst einspielen und
• dann unter ihre beraternummer/Mandantennummer über Bestandsdienste "umkopieren" und
• dem Zentralen Mandat zuordnen und dann
• erste "eigene" Buchhaltung

machen.

wenn das wegen Zeitproblemen nicht geht, dann muss

• Alle selbst erstellten Buchungsvorläufe etc einzeln gesichert werden
• der (vor dem DatenEmpfang vom Vorberater) erstellte eigene Rewe-Bestand wird gelöscht
• dann einspielen der Vorberterdaten wie oben beschrieben
• wieder Einspielen der selbst erstellten Buchungsvorläufe

ein "drunter kopieren" eines Bestandes unter einen Bestand desselben Mandats für früherer Buchungsmonate geht nicht.

Ich hoffe die Schritte sind verständlich beschrieben!?

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Hallo Herr Kremer, die von der DATEV vorgeschlagene Vorgehensweise ist der Mandantenübertrag. Welchen Vorteil bietet das Einspielen von Sicherungen bzw. gibt es da Risiken? Danke für Infos

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Vorteil: keine RZ-Kosten

Nachteil: Sicherung sollte der gleichen/aktuellen KaReWe-Version entsprechen, sonst klappts evtl. nicht

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Hallo,

Nachteil: Sicherung sollte der gleichen/aktuellen KaReWe-Version entsprechen, sonst klappts evtl. nicht

seitdem die Buchungen  im Rechenzentrum nicht mehr nachverarbeitet werden, ist dieser Punkt auch bei den RZ-Sicherungen bzw. dem Datenübertrag im Rechenzentrum vorhanden.

Beste Grüße

Andreas Briefs

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Vielen Dank für die ausführlichen Antworten.

Der Abruf einer Archiv-DVD erscheint mir persönlich, wenn auch mit rund 120,00 Euro Kosten verbunden, die einfachste Variante des Datenübertrags zu sein, sofern die Daten nicht ins eigene System übernommen werden sollen.

Der Zeitaufwand, den eine einfache Datensicherung mit sich bringt, steht eigentlich in keinem Verhältnis dazu. Manchen Kollegen liefern aber leider nur diese Daten, aus welchen Gründen auch immer.

@Michael Renz: ich werde Ihren beschriebenen Weg gerne ausprobieren.

Viele Grüße

Dirk Kremer

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Hallo Herr Kremer,

ich habe in solchen Fällen immer den ganzen Mandanten im Programm Bestandsdienste Rechnungswesen unter einer anderen Mandantennummer noch einmal gespeichert, ohne den Ursprungsmandanten zu löschen, um dann beim Daten einspielen auf beide Datenbestände (dem vom Vorberater und den von mir bereits angelegten) Zugriff zu haben und sicher zu sein, dass nichts verlorengeht. Ansonsten bin ich so vorgegangen wie schon von Herrn Renz beschrieben.

Viele Grüße,

Birthe Fitschen

[#8]

Hallo zusammen,

die von Herrn Renz geschilderte Vorgehensweise ist in Bezug auf die Situation des Thread-Eröffners die korrekte Lösung.

• Selbst gebuchte Vorläufe müssen im DATEV-Format exportiert werden.
• Zusätzlich kann vor dem Löschen des eigenen Bestandes eine Bestandssicherung von Vorteil sein.
• Eigenen Bestand über die Bestandsdienste Rechnungswesen löschen.
• Bestand des Vorberaters einspielen.
• Bestand auf die eigenen Ordnungsbegriffe umspeichern (gemäß Informations-Dokument 1036136).
• Die vorher exportierten Vorläufe können nun wieder über die Stapelverarbeitung eingespielt werden.

Bitte beachten Sie, dass die oben beschriebene Vorgehensweise nur funktioniert, wenn der Vorberater mit dem gleichen Kontenrahmen und Sachkontenlänge gearbeitet hat.

Es empfiehlt sich also grundsätzlich (wenn möglich) vorher in Erfahrung zu bringen, mit welchen Kontenrahmen der Vorberater / Mandant gearbeitet hat.

Sollte hierzu noch Fragen bestehen, bitte ich nochmals um eine kurze Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen

Christian Nahr

Service Rechnungswesen (FIBU)

DATEV eG

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Hallo Herr Nahr,

hat das Einspielen von (fremden) Buchungserfassungen per Export nicht einen vollkommen anderen rechtlichen Charakter als der DATEV-Datenübertrag und ist das Einspielen einer Datensicherung hiervon nicht betroffen?

Beim Einspielen von exportierten Datensätzen und "ummünzen" auf die eigene Beraternummer - Erstellen "neuer" Buchungssätze - findet meines Erachtens eine gewisse Manipulation und Doppelerfassung der Ursprungsdaten statt, bei der auch das Festschreibungssystem übergangen wird. Ist dies beim Einspielen einer Datensicherung unproblematisch?

Zumindest bei den eigenen Buchungen, die im Nachgang an das Einspielen per Export/Import in den Datenbestand integriert werden, dürfte die ursprüngliche Festschreibung ausgehebelt sein.

Gruß

Kai-Holger Dostal

[#10]

Guten Tag Herr Dostal,

seit der Jahreswechsel-Version 2015 / 2016 und der darin enthaltenen Anpassungen zur Sicherstellung der GOBD-Konformität werden Buchungsstapel, die vor dem Export im DATEV-Format festgeschrieben waren, nach dem Import wieder (automatisch) festgeschrieben.

Weitere Informationen zu den GOBD und der Umsetzung in unseren Programmen finden Sie in unserem Informations-Dokument 1080636. Im Kapitel 6 (bzw. Informations-Dokument 1080697) dieses Dokuments wird auch konkret auf den Austausch (Ex- und Import) von Buchungsstapeln im Postversand, DATEV-, und ASCII-Format eingegangen.

Beim Einspielen einer Bestandssicherung über die Bestandsdienste Rechnungswesen wird der Bestand eins-zu-eins übernommen. Das heißt konkret, dass der Festschreibestatus der einzelnen Buchungsstapel exakt dem des Vorberaters entspricht.

Dies bezieht sich sowhl auf den (von uns empfohlenen) Mandantenübertrag über das DATEV-Rechenzentrum als auch das Einspielen einer Datensicherung über die Bestandsdienste-Rechnungswesen.

Bitte lassen Sich mich wissen, ob ich Ihre Fragen hiermit beantworten konnte oder ob noch weitere Rückfragen bestehen.

Mit freundlichen Grüßen

Christian Nahr

Service Rechnungswesen (FIBU)

DATEV eG

[#11]

Dann scheint ja auch dieser Weg i.O. zu sein. Vielen Dank für die Info. Gruß Kai-Holger Dostal

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Ist die Beschreibung von @Christian_Nahr nach wie vor die aktuelle Vorgehensweise? Wir haben den Bestand in 2022 angelegt und gebucht. Nun sollen die Daten 2018 - 2021 vom Vorberater eingespielt werden.

Wir haben in 2022 allerdings bereits mit Unternehmen Online gearbeitet und Belege verknüpft. Der Vorberater hat kein Unternehmen Online genutzt. Was passiert denn damit?

• Selbst gebuchte Vorläufe müssen im DATEV-Format exportiert werden.
• Zusätzlich kann vor dem Löschen des eigenen Bestandes eine Bestandssicherung von Vorteil sein.
• Eigenen Bestand über die Bestandsdienste Rechnungswesen löschen.
• Bestand des Vorberaters einspielen.
• Bestand auf die eigenen Ordnungsbegriffe umspeichern (gemäß Informations-Dokument 1036136).
• Die vorher exportierten Vorläufe können nun wieder über die Stapelverarbeitung eingespielt werden.

[#13]

Hallo @Steuermann10, 

es gibt folgende neue Vorgehensweise:

Einspielen unter abweichendem Berater/Mandant

Bei weiteren Fragen wenden Sie sich gerne per Servicekontakt ( Servicekontakt anlegen - Dok-Nr. 1071593 ) an den Programmservice Rechnungswesen.