Belege kommen per Mail. Wie praktikabel in die DokOrg bringen?

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Hallo,

ich bekomme Rechnungen, Belege etc. für die Buchhaltung von meinem Mandanten per Mail, welche ich dann im Explorer (automatisiert) ablege. (DUO will er nicht nutzen.)

Meine Frage: Ich lege sodann "händisch" die einzelnen Dateien vom Explorer in meiner DokOrg ab (wähle als Dokumentenklasse "Beleg"). Das heißt, ich ziehe die Dateien in die DokOrg hinein. Beim Erstellen der Buchhaltung kann ich die Belege dann an den Buchungssatz hängen.

Gibt es hier eine Möglichkeit der Automatisierung? Ich könnte auch statt dem üblichen Drag & Drop in die DokOrg den sog. "Dokumentenkorb" verwenden und ein Verzeichnis importieren, aber das ist auch nicht wirklich eleganter. Im Gegenteil, es ist noch umständlicher, weil ich den Mandanten dann suchen muss sowie die genaue Ordnerablage. Bei Drag & Drop hingegen kann ich direkt in den entsprechenden Ordner der DokOrg ziehen.

Vorschläge?

Viele Grüße

Christoph

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@Steuerpirat schrieb:

(DUO will er nicht nutzen.)

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Muss er ja auch nicht. Lege die DUO Stammdaten an und dann kannst Du per QuickStep jede solcher E-Mails an DUO weiterleiten. Fertig. Und dann bucht man im REWE via digitaler Belege.   

Und wenn Du automatisieren willst, braucht es Standards und Regeln aka immer der gleiche Absender; immer der gleiche Betreff bzw. 1 Schlüsselwort ... dann kann man mit Exchange / Outlook Regeln arbeiten. Skalierbar ist das aber relativ schlecht, wenn es um 1000 Mandanten geht. 

FiBu Belege gehören grundsätzlich nach DUO. Außer bei Jahres-FiBus oder welchen mit sehr, sehr wenigen Belegen, wo sich die 3,50€ nicht lohnen. 

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Hallo Daniel,

ja, das Prozedere mit der Anlage des Mandats auf DUO mit E-Mail-Weiterleitung mache ich schon länger. Man zahlt halt den entsprechenden Speicher auf DUO.

Es geht mir um den konkreten Fall der Ablage von Belegen in der lokalen DokOrg. 

Es gab mal einen Anbieter, der die Einspeisung von Belegen in das DMS angeboten hat. Mir ist der Anbieter entfallen.

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Hallo @Steuerpirat,

ein Anbieter für die Einspeisung von Belegen in das DMS ist uns tatsächlich nicht bekannt - eventuell kann hier das Community-Gedächtnis noch etwas beitragen.

Auch wenn Sie einige relevante Punkte schon selbst angesprochen haben, fasse ich Ihnen die Optionen für die Ablage von Belegen aus E-Mails im DMS / der Dokumentenablage noch einmal zusammen. Die Speicherung der Belege im Explorer ist dabei optional; alle Lösungen funktionieren auch per Drag& Drop direkt aus der E-Mail:

• Drag & Drop in den betreffenden Ordner des DMS / der Dokumentenablage. Die Ablagestruktur wird im Ablegen-Dialog bereits vorbelegt. Wenn das DMS mandantenbezogen geöffnet ist, wird auch der Mandant eingetragen.
• Drag & Drop in die Schnellinfo Dokumente. Bei Verwendung der Ablagestruktur werden auch hier die Angaben zu Ablageort und Mandant vorbelegt.
• Drag & Drop in den Dokumentenkorb. Dabei können Sie sich durch die Verwendung des Posteingangs-Assistenten in Verbindung mit dem Ablage-Knigge bei der Erkennung und Ablage der Dokumente unterstützen lassen. Informationen dazu finden Sie im Hilfe-Center unter  Posteingangsassistent einrichten in DATEV DMS. Beachten Sie dabei, dass der Posteingangs-Assistent nur in Verbindung mit DATEV DMS und nicht mit der Dokumentenablage verfügbar ist.

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@Antje_Naumann schrieb:

alle Lösungen funktionieren auch per Drag& Drop direkt aus der E-Mail:

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Manuell 👨 by Hand. #ArbeitFürDoofe - sorry.