Ausgangsrechnen import in Datev / Beleglink erzeug... - DATEV-Community

Christian-K · ‎10.02.2021

Hallo,

wir möchten gern unsere Ausgangsrechnungen aus unserem System exportieren inklusive CSV und XML Datei so dass diese Dateien einfach in Datev importiert werden können (Ausgangsrechnung Export mit Belegverknüpfung).

Wir nutzen eine eigene Wawi welche web basiert ist und sind somit sehr flexibel. Unser Programmierer kann problemlos angepasste Exporte erstellen.

Unser Steuerberater hat uns Beispiel Dateien gesendet welche mit "Beleg 2 Buchung" erstellt wurden. Ich sehe dort eine CSV Datei sowie eine Zip Datei in welcher die Rechnungen als PDF Dateien vorliegen sowie eine XML Datei.

Die generierung dieser Dateien im benötigen Format ist durch unser System absolut kein Problem.

Die einzige Frage die ich mir stelle, woher erhalten wir den Beleglink (GUID)? In der CSV Datei steht in Spalte "T" (Beleglink) z.B. "BEDI "e1189cc4-fa0a-43ef-bb5f-3b1ffc1c5d32". In der XML Datei ist der selbe Beleglink hinterlegt und somit wird wohl die Verknüpfung zwischen PDF, CSV und XML Datei hergestellt.

Können wir diesen Beleglink also die GUID durch unser System generieren? In welchem Format, Aufbau muss dies geschehen? Wäre z.B. auch so etwas wie "Beleglink001" möglich?

Welche alternative gäbe es ansonsten um unsere Ausgangsrechnungen aus unserem System zu exportieren und in Datev zu importieren und zu verbuchen? Aktuell verbucht unsere Buchhalterin alles manuell und das ist bei ca. 1000 Belegen monatlich ein immenser Aufwand.

Wir nutzen folgende Datev Programme:

Belege Online
Bankdatenservice
Kanzlei Rechnungswesen für Mandanten
Datev Anlagenbuchführung
Grundpaket Basis

Vielen Dank!

metalposaunist · ‎10.02.2021

@Christian-K schrieb:
Welche alternative gäbe es ansonsten um unsere Ausgangsrechnungen aus unserem System zu exportieren und in Datev zu importieren und zu verbuchen?

XML und ZIP via Belegtransfer wird dann schon die schnellste, umzusetzende Möglichkeit sein. Was aber immer mehr kommt:

Buchungsdatenservice

Rechnungsdatenservice 1.0 vormals DATEVconnect online

Rechnungsdatenservice 2.0

Dazu wird sich Ihr Programmierer der WaWi aber als DATEV Developer im Developer Portal anmelden müssen. Dann kann man sich aber auch ZIPs und XMLs sparen, weil die WaWi direkt mit DUO oder gar dem DATEV RZ redet. Kein Update des Belegtransfers nötig; keine SmartCard nötig - per SmartLogin muss man dann einmalig die WaWi mit DATEV verbinden; Plattform-unabhängig (Windows, MacOS, Linux).

Zur Frage GUID: Bin ich selber interessiert. Liest sich aber so, dass man da bis auf ein paar Vorgaben freie Hand hat: Schnittstelle Rechnungswesen "Beleglink"

#EmpoweringPeopleInTechnology – Daniel Bohle
www.metalposaunist.de

Christian-K · ‎10.02.2021

Vielen Dank. Zunächst würde mir der Export per XML und ZIP ausreichen. Unser System wird die Daten vorbereiten und automatisiert per E-mail oder download link an unsere Buchhalterin senden.

Die GUID darf also frei gesetzt werden, sollte aber natürlich einzigartig sein.

Ich habe das jetzt mal testweise in die XML folgendes geschrieben "<document guid="test1234" type="2">"

Und in der CSV Datei: in die Spalte Beleglink: BEDI "test1234"

Ich habe unseren Steuerberater mal gebeten die Daten einzuspielen und werde berichten ob es geklappt hat.

vogtsburger · ‎10.02.2021

... ich glaube nicht, dass man mit einer GUID "test1234" irgend etwas erreichen kann.

... müsste meiner Meinung nach schon im Format einer 'echten' GUID sein,

also eine hexadezimale Zeichenkette nach dem Muster

"XXXXXXXX-XXXX-XXXX-XXXX-XXXXXXXXXXXX"

... aber "glauben" heißt "nicht wissen" ... ich kann mich auch irren ... wie so oft ...

Viele Grüße, M. Vogtsburger
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Christian-K · ‎10.02.2021

Der Import hat leider nicht geklappt. Es gab auch keine Fehlermeldung....

Zu der Guid steht in der Datev Dokumentation folgendes. Es steht dort nur dass dieser maximal 36 Zeichen haben darf. Es steht dort jedoch nicht, welches Schema bzw. Format zwingend erforderlich ist. Weiss da jemand näheres?

Der Beleglink hat folgenden Aufbau:

4-stelliges Kürzel für Dokumentenmanagementsystem (siehe unten)
Leerzeichen
Anführungszeichen
Beleglink (GUID, Dateiname des Belegs), max. 36 Zeichen
Schlusszeichen

vogtsburger · ‎10.02.2021

... ich würde es mal mit einer Abwandlung einer konkreten GUID versuchen,

d.h. ich würde nur die letzten paar Zeichen ändern ...

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Christian-K · ‎10.02.2021

Ok so sieht nun die XML Datei aus:

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<archive version="4.0" generatingSystem="ISWL Beleg2Buchung" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:schemaLocation="http://xml.datev.de/bedi/tps/document/v04.0 document_v040.xsd" xmlns="http://xml.datev.de/bedi/tps/document/v04.0">
	<header>
		<date>2021-02-10T11:50:57</date>
	</header>
	<content>
		<document guid="e1189cc4-fa0a-43ef-bb5f-3b1ffc1c5f42" type="2">
			<keywords>RgNr.: 13635 RgDatum: 18.01.2021</keywords>
			<extension xsi:type="File" name="RE_13635_6958_15991.pdf"/>
			<repository>
				<level id="1" name="ISWL Beleg2Buchung"/>
				<level id="2" name="Belege"/>
				<level id="3" name="2021/01"/>
			</repository>
		</document>
		<document guid="e1189cc4-fa0a-43ef-bb5f-3b1ffc1c5c21" type="2">
			<keywords>RgNr.: 13637 RgDatum: 25.01.2021</keywords>
			<extension xsi:type="File" name="RE_13637_6964_15993.pdf"/>
			<repository>
				<level id="1" name="ISWL Beleg2Buchung"/>
				<level id="2" name="Belege"/>
				<level id="3" name="2021/01"/>
			</repository>
		</document>
	</content>
</archive>

Die gleichen GUID's habe ich in der CSV Datei eingetragen. Bin gespannt ob der Import nun klappt.

Christian-K · ‎11.02.2021

Es hat nun funktioniert. Scheinbar muss der Aufbau der GUID also wirklich in dem Format sein wie in meinen letzten Posting. Wir werden die GUIDs so nun durch unser system generieren lassen aber darauf achten dass diese stets einzigartig sind.

Auch muss die ZIP Datei in welcher die XML Datei sowie die Rechnungen liegen in diesem Format benannt sein.

FileMaker_Markus · ‎05.11.2021

Hallo Christian - darf ich mich da bitte einklinken? Genau diese Fragestellung ist bei uns auch Thema. Das mit der GUID/UUID ist soweit klar, danke für Deine "Vorarbeit"!

Mein Ansatz wäre, in einem Gang/file Ausgangs- und Eingangsrechnungen samt pdfs als zip-Archiv via BelegTransfer zu übergeben. Und diese dann via "paidAT" zu aktualisieren (unbezahlt/bezahlt). Dazu bitte folgende Fragen:

a) In Deinem document.XML code gibt es kein
<extension xsi:type="accountsPayableLedger" datafile="Rechnungsdaten_RE2020-001.xml"> ?

b) Die GUID wird nur im document.xml und nicht im Rechnungsdaten.xml übergeben?

c) Wenn die GUID ein weiteres Mal übergeben wird, "aktualisiert" sich dann der Datensatz in DATEV? Somit update von Status unbezahlt auf bezahlt?

d) Die ZIP Datei soll auf den GUID Name gesetzt werden? Aber da können doch n-viele GUID´s in einer document.xml enthalten sein? Ich kann 9 Komprimierung-Stufen für zip setzen? Welche sollte gewählt werden?

e) Wozu benötigt Ihr in diesem Szenario (noch) die CSV Datei?

Danke!

vogtsburger · ‎05.11.2021

... eine Teilantwort:

... die csv-Datei wird eigentlich in "Belege Online" ("Unternehmen Online") nicht benötigt, sondern nur in "REWE". Derjenige, der den Buchungsstapel weiter verarbeitet, also entweder die Kanzlei oder der Mandant, importiert den Buchungsstapel (die csv-Datei) in 'sein' REWE.

Im Feld "Beleglink" des Buchungsstapels (Spalte "T") muss die GUID des jeweiligen Digitalen Belegs stehen

... was mir aber aufgefallen ist:

der Belegtransfer der ZIP-Dateien nach "Belege Online" ist m.E. zu "silent".

Ich habe nämlich auch ein wenig mit den ZIP-Dateien 'experimentiert', z.B. nochmaliges Hochladen, Änderung der GUID im Dateinamen der ZIP-Datei, Löschen von einzelnen PDF-Dateien aus der ZIP-Datei etc.

Bei solchen Aktionen erhält man einfach kein Ergebnis und keine Fehlermeldung. Es wird nichts hochgeladen

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FileMaker_Markus · ‎05.11.2021

Verstehe, danke. Also sollte unser StB die Belege direkt über DUo einspielen/abziehen können - und nicht "local" als .csv in sein Buchhaltungs-App importieren

FileMaker_Markus · ‎05.11.2021

der Belegtransfer der ZIP-Dateien nach "Belege Online" ist m.E. zu "silent"

Oh - das klingt nicht sehr vielversprechend.. Also eher eine "one-way" Schnittstelle.

mh - wie könnte man wohl alternativ den Rechnungsbetrag-Status von unbezahlt auf bezahlt mittels DUo aktualisieren?

AF60 · ‎27.02.2024

Ich habe zu dem Thema noch mal eine Verständnisfrage:

<document guid="e1189cc4-fa0a-43ef-bb5f-3b1ffc700258" type="2">
<keywords>RgNr.: 13635 RgDatum: 08.02.2024</keywords>
<extension xsi:type="File" name="RECHNUNG700258.pdf"/>
<repository>

Ich habe in der GUID die letzten 6 Zeichen duch den Teil der Belegnummer (hier 700258) ersetzt, die GuID ist dann 36 Zeichen!

Wie muss der Name der ZIP-Datei sein? Muss das die GUID sein oder sollte er wie die PDF (hier RECHNUNG700258.zip) lauten?

Ausgangsrechnen import in Datev / Beleglink erzeugen?