Abgrenzung jahresübergreifender Leistungen

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Hallo liebe Community,

wir nutzen als Unternehmen (Bilanzierer) das DATEV Auftragswesen für Angebote/Rechnungen und Kanzlei-Rewe für die FiBu.

Meine Kollegin erstellt bei uns die Rechnungen und übergibt sie in die FiBu. Nun haben wir die Herausforderung, dass Kunden Lizenzgebühren im aktuellen Jahr in Rechnung gestellt bekommen, die aber eine Laufzeit von mehreren Monaten haben und somit zum Teil bis in das Folgejahr reichen. In der Rechnung wird das in einer Summe erfasst und kommt natürlich so auch in der FiBu an. Die Buchung erfolgt komplett im Umsatz. Zum Jahresende gehen wir dann alle Kunden und deren Abrechnungsintervalle durch und grenzen die Umsätze händisch ab.

Für mich in der FiBu wäre es aber von Vorteil, wenn bereits bei der Übergabe ins Rewe die Abgrenzung vorgenommen wird. Jetzt könnten wir hergehen und die Summe in einzelne Monate teilen und dann über die Kontierung steuern, aber vielleicht kennt jemand eine smartere Lösung?

Ich freue mich auf den Austausch. Bis dahin wünsche ich allen eine angenehme Vorweihnachtszeit.

Viele Grüße

Doreen Lapstich

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Hallo @DoreenLapstich ,

hier wäre die Frage um welche Größenordnung es sich bei den Lizenzgebühren handelt. 

Hier gibt es laut dem BFH nach den Grundsätzen der Wesentlichkeit die Möglichkeit, geringe abgrenzungsrelevante Tatbestände nicht abgrenzen zu müssen. 

Das FG BaWü spricht hier von der GWG Grenze. 

Allerdings ist das ganze noch in Revision. Eventuell könnten Sie das von Ihrem Steuerberater noch ins Detail prüfen lassen. 

Beste Grüße

AKW

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Diese Grenzen und Urteile sind mir bekannt. Leider überschreiten wir diese und müssen abgrenzen.

Da die Abrechnungs- bzw. Vertragszeiträume zu unterschiedlichen Zeiten im Jahr beginnen und somit auch im nächsten Jahr enden (z.B. 03/2024 bis 02/2025 oder 09/2024 bis 08/2025) würde ich es gerne schon unterjährig erledigen, um es auch direkt in der BWA korrekt auszuweisen. Aufgrund der Vielzahl von Kunden mit unterschiedlichen Vertragslaufzeiten ist das aber für mich kaum überschaubar. 

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@AKW  schrieb:

Allerdings ist das ganze noch in Revision. Eventuell könnten Sie das von Ihrem Steuerberater noch ins Detail prüfen lassen. 

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Inzwischen ist dies doch gesetzlich geregelt. § 5 Absatz 5 EStG heißt inzwischen:

Als Rechnungsabgrenzungsposten sind nur anzusetzen

1. auf der Aktivseite Ausgaben vor dem Abschlussstichtag, soweit sie Aufwand für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen;
   
   
2. auf der Passivseite Einnahmen vor dem Abschlussstichtag, soweit sie Ertrag für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen.

Der Ansatz eines Rechnungsabgrenzungspostens kann unterbleiben, wenn die jeweilige Ausgabe oder Einnahme im Sinne des Satzes 1 den Betrag des § 6 Absatz 2 Satz 1 nicht übersteigt; das Wahlrecht ist einheitlich für alle  Ausgaben und Einnahmen im Sinne des Satzes 1 auszuüben.

Das heißt, man kann diese unterlassen, sofern der Betrag unter der GWG-Grenze (€ 800,00) liegt. Fraglich wäre aber, ob dies handelsrechtlich okay ist. Das hängt dann wieder vom Gesamtbetrag ab.

Allerdings ist natürlich auch die Frage, ob man dies abgrenzen will. Das könnte nämlich -je nach Umfang- betriebswirtschaftlich wichtig werden.

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@Uwe_Lutz 

Vielen Dank für die Klarstellung 👍

Genau so ist es. Da wir ständig wachsen, wird auch die laufende BWA in diesen Punkten immer wichtiger. Da die Beträge dem Kunden aber immer zu Beginn des Vertragszeitraumes für die gesamte Laufzeit berechnet werden, kann ich auch hier nur schwer eine unterjährige Abgrenzung vornehmen. Es wäre mit einem erheblichen zeitlichen Aufwand verbunden.

Hier läuft grad eine ähnliche Diskussion: https://www.datev-community.de/t5/Betriebliches-Rechnungswesen/Monatliche-Abgrenzung-von-Service-Rechnungen/m-p/461001#M61734

Mein Ziel ist es, die Aufteilung bereits im Auftragswesen vorzunehmen, nicht im Rewe und zwar möglichst so, dass sich für den Kunden an der Optik seiner Rechnung nichts ändert. Kann man da vielleicht etwas über den Leistungszeitraum steuern? Das Auftragswesen ist leider nicht mein Steckenpferd.

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Habe ich bei mir auch in der Buchhaltung hier geht es teilweise um siebenstellige Beträge die abgegrenzt werden müssen.  Sowohl im Eingangs- als auch im Ausgangsbereich. 

Wir hatten das dann zunächst immer in Excelsheets erfasst , was aber ziemlich mühsam war. 

Es gibt auf Youtube ein Video von Andreas Hausmann zum Thema wiederkehrende Buchungen und Gruppensummen. 

Wenn die Rg. gestellt wird  der Teil der nicht den Monat betrifft auf wiederkehrende Buchung mit monatlicher Auflösung gebucht und als Belegfeld 1 die Rg. nummer  verwendet. 

Dann kann ich im Jahresabschluss die Gruppensummen bilden ( OPOS Funktion notwendig) und sehe auf einen Blick was ist noch offen , falscher Saldo usw.  Das einzige was noch 1 jahr dauert ist das übernehmen der EB werte für das ausziffern in das Folgejahr. Habe ich erst dieses Jahr umgestellt und da war der Abschluss schon fertig.  Aber das ist im Zweifel händisch nachzubuchen ist dann auch nicht mehr das große Prolbem. Youtube Videos von Andreas Haussmann via AH Consulting. 

Vorteil hatte ichn noch vergessen, das dann automatisch jeder Monat die wiederkehrenden Buchungen verbucht werden und der Saldo je Rg.nummer automatisch abnimmt und es am Jahresende für die Bilanz bereits stimmt. 

Da muss dann Buchhaltung und Jahresabschluss und EDV affinität zusammenarbeiten. 

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@DoreenLapstich  schrieb:

Mein Ziel ist es, die Aufteilung bereits im Auftragswesen vorzunehmen, nicht im Rewe und zwar möglichst so, dass sich für den Kunden an der Optik seiner Rechnung nichts ändert. Kann man da vielleicht etwas über den Leistungszeitraum steuern? Das Auftragswesen ist leider nicht mein Steckenpferd.

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Meins leider auch nicht 😉

DATEV nutzt den Leistungszeitraum bisher nur für nachträglich gestellte Rechnungen, nicht aber zur Abgrenzung für die Zukunft. Eine Lösung in Auftragswesen halte ich daher für schwierig.

Ich denke, Sie werden dies über entsprechende Buchung in REWE lösen müssen. Einen Versuch der "Halb-Automatisierung" hat @bodensee ja schon beschrieben.

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Ah ja - der Herr Hausmann 😉 - auch immer eine gute Adresse für clevere Lösungswege!
Danke für die Anregung @bodensee .

Ich habe hier nur meine Bedenken, dass es bei der Menge an Rechnungen auf meiner Seite zu aufwendig wird, besonders in der Urlaubszeit, wenn es schwieriger wird, sich abzustimmen. Ich kann nicht alle Rechnungen einzeln  durchgehen und schauen wie die aufzuteilen sind.

Wahrscheinlich wird uns am Ende keine andere Wahl bleiben als eine Ecxel, die wir gemeinsam bearbeiten oder eben die Monate für den Kunden aufzudröseln (was uns aber für die unterjährige Abgrenzung auch nicht helfen würde).

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Auch bei meinem Spezialmandanten - Softwareanpassung und Vertrieb- geht es nicht nur um 1 Rechnung. 

Der Job gehört aus meiner Sicht in die Buchhaltung, via Auftragswesen könnte man höchstens aus 1 Rechnung 2 Rechnungen machen, damit Rechnung 1 lfd. jahr und Rechnung 2 Folgejahre und dann wiederum in der Fibu entsprechend buchen.  Allerdings hat dann eben auch der kunde 2 Rechnungen und nicht wie bisher nur 1 . 

Auftragswesen ist nun auch nicht gerade mein Steckenpferd, da kenne ich mich zuwenig aus, bzw. bekomme nur die Mankos hier in der community mit.