in DMS löschen

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Hallo,

wie kann man eigentlich in der DMS abgelegte Dokumente löschen?

Mit der neuen Datenschutzverordnung muss ja ein Löschkonzept erstellt werden. Da in der DMS auch personenbezogene Daten liegen müssen die auch gelöscht werden (z.B. nach 10 Jahren oder am Ende des Mandats).

Wie bekommt man das hin?

Schönen Abend

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in DMS kann man nichts löschen, höchstens auf "zu löschen"setzen und später mal in der ansicht auf nicht sichtbar machen. ganz verschwinden wird es NIE - revisionssicher

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das passt aber nicht zu den neuen Bestimmungen. Dann ist DMS kein Produkt mehr.

Weil wenn die Personendaten gelöscht werden sollen, liegt ein Verstoß vor.

Da muss die Datev aber noch daran arbeiten.

Ich dachte immer man kann die Daten die den Vermerk gelöscht haben auch wirklich löschen.

Was heiß nicht sichtbar machen und wie geht das?

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Aus dem Index kann es vom Dmsadmin gelöscht werden. Die eigentlichen Doumente bleiben aber in dem Archiv.

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Hallo Community,

nach §35 Abs. 3 Nr. 3 BDSG ist anstatt einer Löschung eine Sperrung von Daten möglich, wenn eine Löschung einen unverhältnismäßig hohen Aufwand darstellt. In der aktuellen Marktversion von DATEV DMS classic können Daten logisch gelöscht werden, so dass weder für Benutzer noch für den Administrator ein Zugriff über die Programmoberfläche auf diese Daten möglich ist. Nach dem logischen Löschen sind die Dokumente weiterhin in der Datenbank und den revisionssicheren Medien gespeichert.

Die neue DSGVO (gilt ab 25.05.2018) sieht die Möglichkeit Daten zu sperren nicht mehr vor. Aus diesem Grund wird das endgültige Löschen in DATEV DMS classic derzeit umgesetzt. Mit der DATEV Programm-DVD 12.0 und der darauf enthaltenen Programm-Version DATEV DMS classic 9.0 wird es die Möglichkeit geben, einzelne oder mehrere Dokumente tatsächlich zu löschen.

Bei dieser Löschung kann kein Speicherplatz gewonnen werden, da in den revisionssicheren Medien eine Löschung nur durch mehrmaliges Überschreiben der Einträge möglich ist.

Viele Grüße aus Nürnberg und schönes Wochenende!

Gabriele Scheuering
DATEV eG
Service Dokumentenmanagement

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Hallo Frau Scheuering,

danke für die Info.

Wie schaut es aus, wenn man z.B. nach 12 Jahren Speicherplatz freigeben will?

Kann ich dann alte Container löschen? Der Index müsste dann, bei Verknüpfungen zu Dokumenten aus diesem Container, ins leere greifen und entsprechende (Fehler)Meldung ausgeben oder geht dann gar nichts mehr?

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so wie ich das sehe und ich interpretiere, kann "alter" Speicherplatz niemals wieder freigegeben werden, weil immer belegt. ob sichtbar oder nicht. sonst würde das "revisionssicher" nicht als Prädikat herhalten dürfen.

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löschen kann man (als admin) alles.. ist nur die Frage, ob es hinterher noch funktioniert :-D. dafür ist dieses container-konzept auch hervorragend geeignet

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eben nicht...

wie frau scheuering anmerkte, wird zwar an einem Konzept gearbeitet, dass man alles löschen kann. bisher geht es nicht. und wenn es dann geht, wird (so hat sie oben erwahnt) kein Speicherplatz frei.

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über saadmin könnte ich löschen, entfernen, schreibschützen.. zur not auf dateiebene: server herunterfahren, medium löschen.. geht alles, als admin.

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Hallo s f,

technisch kann ich da jetzt nicht unbedingt weiterhelfen.

Ich stelle es mir aber schwierig vor, zu prüfen, ob in einem Container wirklich nur Dokumente abgelegt sind, die nicht mehr weiter aufbewahrt werden müssen.

Schließlich kommt es für die Aufbewahrungsfrist nicht darauf an, wann diese erstellt wurden, sondern BIS WANN diese gelten. Und z.B. einen Gesellschaftervertrag aus dem Jahre würde ich durchaus noch aufbewahren wollen...

Viele Grüße

Uwe Lutz

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da ist korrekt, trotzdem würde ich alte container gerne irgendwann aus dem laufenden system rausnehmen wollen. natürlich mit option, diese wieder ins spiel zu bringen, falls unbedingt notwendig.

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Hallo Community,

das Auslagern und Löschen von Medienverzeichnissen ist kein von DATEV unterstütztes oder getestetes Vorgehen. Wir raten Ihnen dringend davon ab.

Viele Grüße aus Nürnberg

Gabriele Scheuering
DATEV eG
Service Dokumentenmanagement

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  siehste *lach*

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das Auslagern und Löschen von Medienverzeichnissen ist kein von DATEV unterstütztes oder getestetes Vorgehen. Wir raten Ihnen dringend davon ab.

Also im Klartext:

DATEV kann es nicht, es wäre aber bei einem vernünftigen Programm möglich.

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nicht falsch verstehen.. da steht nicht getestet, aber wenn es getestet worden wäre würde es vielleicht auch unterstützt werden , sofern es funktioniert.

so war auch meine frage.