Verständnisfrage: UO <-> Kanzlei-RW

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Die "Beste StB'in von allen" versucht mir gerade UO zu erklären und ich kapiere überhaupt nichts.

Was vermutlich daran liegt, dass ich selber seit 30 Jahren RW und WaWi programmiere - da wäre sowas wie UO ein klar definierter Zweig der Buchhaltung wo der Anwender nur bestimmte Sachen machen darf.

Solangsam bekomme ich aber den Verdacht, dass das bei DATEV ganz anders läuft - vielleicht kann mir hier jemand helfen, der mal beide Seiten gesehen und bedient hat (UO und das "grosse" RW des StB)...

Was ich gar nicht verstanden habe war der Satz der StB'in "Wir müssen bei uns alles auf Ihre eigene, neue Beraternummer umstellen."

Vielleicht klärt sich der Himmel für mich wenn jemand eine Idee zu 2 Fragen hat - dann kapiere ich vielleicht den technischen Ablauf:

1. Angenommen ich nutze nur den digitalen Belegtransfer. Kann der zuständige Buchalter die Belege dann direkt im RW verarbeiten oder hat der dann auch sowas wie UO um die "Drumherumdaten" zu erfassen?
2. Ich kann in UO anscheinend eine beliebige Struktur für die Belegablage bilden und Belegen beliebige Tags ("Ware/Leistung") zuordnen. Kommen da Vorgaben vom StB oder kann ich das "frei Schnauze" definieren?
3. Wie läuft beim StB letztendlich die Datenübergabe von UO ins RW?

Danke!

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Moin,

1. Ja, in der Kanzlei wird über RW direkt auf UO zugegriffen.

2. Sollte mit Kanzlei abgestimmt oder von dort vorgegeben sein.

3. RW öffnen, UO öffnen und beim buchen die Belege an BU-Satz heften.

Gruß

C. Rohwäder

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2. Die Ordnerstruktur sollte mit der Kanzlei abgesprochen werden. Da diese die Belege nach dem Buchen dort ablegt. Hat aber für das Verbuchen keine Bewandnis, dient eher dem Mandanten (Belegsuche).

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Hallo Herr Rohwäder,

Die klassische Ausgangsituation ist die, der Mandant füllt einen Belegordner gibt diesen seinen Steuerberater und der bucht die Belege.

Bei UO werden die Belege nun nicht mehr in einen Ordner gepackt, sondern gesengt und in UO abgelegt. In Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater erstellst Du ein Ablageschema, dieses entspricht in der Regel den Register des vormaligen Belegordner.

Über die Sache mit der Beraternummer brauchst Du Dir keinen Kopf machen, dass macht Dein Steuerberater. Die Beraternummer ist faktisch Deine Kundennummer für die Datev. Dein Steuerberater vergibt hier die Rechte, damit jeder in UO nur dass sieht und machen darf, was vorgesehen ist, Du willst ja nicht, das andere Mandanten deines Beraters deine Daten sehen.

Also du senst  die Belege und legst Sie in UO ab

In UO kannst Du dann noch die Belege bearbeiten, wenn z.B. eine Rechnung aus zwei Seiten besteht, kannst Du diese zusammen heften.

Es gibt in UO Funktionen für den Mandanten, z.B. kannst Du vom Beleg aus eine Überweisung erstellen, das Programm erkennt bei einer Standrechnung schon viele Daten, grade im Zeitalter von I-Ban finde ich das eine tolle Sache.

Dein Steuerberater ruft sich, wie schon von anderen beschrieben in der Regel die Daten im großen Rechnungswesen auf und Verknüpft diese mit seinen Buchungen, so kann man jederzeit beim Abschluss oder der Betriebsprüfung sehen, welcher Beleg gebucht wurde.

Am Ende kann Dein Steuerberater dir die Auswertung in UO bereitstellen, so hat der Mandant die BWA immer griffbereit.  

Der Vorteil für den Mandanten ist:

1. Er kann digital nach alten Belegen suchen.

2. Die Belege bleiben im Haus

3. für mache Mandanten bietet UO nette Zusatzfunktionen z.B. Onlinebankign oder Rechnugnsschriebung.

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Guten Tag Herr Hohmann,

zu 1. und 3.

Der Mandant gibt die Belege über den Belegtransfer ans UO, in der Kanzlei werden die digitalen Belege verarbeitet.

Es werden die Einstellungen angepasst, ob die Belege über UO oder Dokumentenablage kommen.

Dann werden die Belege mit der Buchung automatisch verknüpft.

Die Buchungsinformationen werden ins UO zurück geschrieben.

Die Schnittstelle ist das RZ, dort hat der Mandant zugriff aufs UO und der Berater von der Fibu aus auf die Belege.

Zu 2.

wie schon angemerkt, sollte das mit der Kanzlei abgestimmt werden.

Grüße

Claus Küpper

[#6]

Hallo Simone,

herzlichen Dank für diesen Bericht aus der Praxis, bringt mich schonmal weiter.

Bernd

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Danke für alle, die geantwortet haben.

Auf die Frage "Ich kann in UO anscheinend eine beliebige Struktur für die Belegablage bilden und Belegen beliebige Tags ("Ware/Leistung") zuordnen."  kam durchweg die Antwort "Abstimmen mit der Kanzlei".

Nun habe ich irgendeine Magie in mir, die mich permanent zum Pilotprojekt werden lässt - die Aussage "Ja, wir haben bereits Mandanten die UO nutzen" hat sich im Gespräch mit der "besten StB'in von allen" auf einen Mandanten und in etwa der Aussage "der kommt mit UO nicht zurecht" reduziert.

Was tun?

1. Wikipedia-Motto "Sei mutig!" und sich selber was einfallen lassen und ständig verfeinern (da hab ich bei Steuersachen und DATEV meine Zweifel dass das alles im laufenden Wirtschaftsjahr änderbar ist).
2. Für entsprechendes Geld den DATEV-Dienstleister des StB beauftragen mir zu helfen (Erfahrungsgemäss ist bei den Kollegen schon die Standardantwort "Abstimmung mit dem StB" abrechnungsfähig).
3. Irgendeine andere Idee?

Die DATEV-FAQs uind Leitfäden (soweit ich sie gefunden habe) geben zu diesen Themen nichts her - zu "Ware/Leistung" hab ich nur gefunden, dass es nur selber erstellte Auswertungen betrifft.

Irgendwo muss doch die Erfassung bei UO die ganzen Konten in meinem SKR03 ansprechen - das hab ich noch nicht gefunden und macht mich etwas unsicher....

[#8]

Der Vorteil für den Mandanten ist:

1. Er kann digital nach alten Belegen suchen.

2. Die Belege bleiben im Haus

3. für mache Mandanten bietet UO nette Zusatzfunktionen z.B. Onlinebankign oder Rechnugnsschriebung.

Für den ganzen Luxus wird dein Mandant neben deiner Dienstleistung auch exorbitante Gebühren (Berechnungen sind hier zu finden) für Storage zahlen. Der Faktor ist fulminant (qualifiziert fast / evtl. / m.E. für § 138 BGB).

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Hallo Herr Hohmann,

Offensichtlich haben Sie ja ein sehr gutes Verhältnis zu Ihrer Steuerberaterin. Also ganz ehrlich ich bin nun auch Steuerberaterin und war froh als ich den ersten Mandanten auf UO umstellen konnte. Der Mandant wusste, dass es Pilot ist und hat es mir dann nicht krumm genommen, wenn ich manchmal gesagt habe, ich muss selber erst mal schauen.

Wieso ist den die Frage nach UO bei Ihnen aufgetaucht? Wenn man einen Ablauf verändert ist ja immer irgendwas, was der Auslöser ist. Vielleicht kennt Ihre Steuerberaterin ja eine Kollegin einen Kollegen der mehr Erfahrung hat.

Zu Ihrer Frage nach den Konten aus dem Kontenplan:

1. Zur Klarstellung am Ende kommt die Buchhaltungswertung aus Rechnungswesen und sieht genauso aus wie jetzt auch

2. UO Unterscheidet zwei Mandantentypen: Standard und Erweitert

Standard bedeutet:

Der Beleg wird hochgeladen und festgelegt, dass es sich um einen Rechnungseingang handelt. Dann können Sie den Beleg bearbeiten, also z.B. in einem passenden Ordner ablegen, bezahlen usw. Der Steuerberater ruft den Beleg auf und nimmt die Kontierung vor. z.B. Wareneingang 19% Vorsteuer an Kreditor XYZ-GmbH. Wenn der Steuerberater seine Buchungen gemacht hat, werden die Infos an UO übergeben. Der Beleg wird als gebucht gekennzeichnet. Sie können in UO sehen welches Aufwandskonto verwendet wurde. Das System merkt sich, welcher Kreditor die XYZ-GmbH ist (aus der Belegerkennung an Hand der USt-ID-Nummer des Lieferanten) und dass als Aufwandskonto Wareneingang 19% Vorsteuer benutzt wurde. Wird im Nächsten Monat ein Beleg der XYZ-GmbH hochladen, wird dem Steuerberater als Kontierung Wareneingang 19% Vorsteuer an Kreditor XYZ-GmbH vorgeschlagen. Dies sehen Sie in UO nicht. Falls dies nicht richtig ist, weil sie z.B. bei der XYZ - GmbH nun eine Mansche gekauft haben, muss Ihr Steuerberater diesen Vorschlag entsprechend abändern.

Erweitert:

Dies bedeutet, dass Sie in UO Rechnungsbücher führen. Dies bietet sich an, wenn Sie für Ihren Steuerberater kontieren, die Rechnungen auf bestimmte Warengruppen, Kostenstellen usw. aufteilen wollen.

Im Netz hat die Datev offen Zugänglich kleine Videos veröffentlich die Bereiche von UO erklären.

Einen guten Arbeitstag! 

[#10]

Für den ganzen Luxus wird dein Mandant neben deiner Dienstleistung auch exorbitante Gebühren (Berechnungen sind hier zu finden) für Storage zahlen. Der Faktor ist fulminant (qualifiziert fast / evtl. / m.E. für § 138 BGB).

Pest <-> Cholera. Bei einem eigenen digitalen Belegarchiv (Verzeichnisbaum oder DMS) muss man die Kosten für Datensicherung und Programmpflege mit einbeziehen - so billig wie DATEV kann ich es nicht mal für mich selber leisten.

Gruss an die nette, blonde Sekretärin

[#11]

so billig wie DATEV kann ich es nicht mal für mich selber leisten.

alle anderen Anbieter sind günstiger.