Excel - DMS Probleme ("verlorene" Datei) beim Speichern

[#1]

Hallo Forum,

wir haben hier öfters folgendes Problem:

Eine in DMS archivierte Excel-Datei wird bearbeitet.

Beim Schließen, mit der Hoffnung auf Abspeichern im DMS, kommt nicht das übliche Speicherfenster sondern die Datei (nebst Änderungen)  geht zu und ist weg (wohl dem der altmodisch einen Ausdruck getätigt hat).

Ich konnte bislang noch keine Logik feststellen, wohl weil der Frust und das "in die Tischkante beißen" überwiegen.

Hat jemand ähnliche Erfahrungen oder besser: einen Tipp?

Vielen Dank.

[#2]

Moin,

wenn die geänderte Datei (Achtung! Nur im Dokumente Teil, im Beleg Teil kann eine Excel Datei nicht bearbeitet werden) geschlossen wird, dann erfolgt durch die Funktionen des Office Integration ein automatisches Speichern mit neuer Revision ins DMS. Soweit die Theorie. Sollte also keine neue Revision angelegt werden würde ich zunächst einmal in den Einstellungen von DMS den "Zwngspopup" des Revisionsfensters (wieder) aktivieren.

Was passiert, wenn die Tabelle in Excel mit dem kleinen Diskettensymbol gespeichert wird? Hier kann es zu einem Fehler mit der Revisionsverkettung kommen, es sollte ein Info Fensterchen aufpoppen welches (leider in einer verunglückten Formulierung) darauf hinweist, dass die Verknüpfung in der Revisionshistorie nicht mehr gegeben ist.

Die Zwischengespeicherte Datei liegt jetzt irgendwo im Nirgendwo auf der Festplatte. Finden Sie heraus, in welchem Verzeichnis Ihre DMS Installation ausgecheckte Dateien zwischenspeichert, dort sollte sich dann auch die Excel Datei finden. Suchen Sie nach der Endung .xl??. (Die Fragezeichen sind Platzhalter für die Bezeichnung der Versionen.)

Sollten die Standardabfragen nicht kommen, dann haben Sie ein grundsätzliches Problem mit der Office Integration und sollten dies umgehend lösen. Evtl. kürzlich die Office Version gewechselt?

Gruß

KP

[#3]

Hallo,

danke für die Tipps.

Info: Eine neue Office Version gab es nicht , momentan 2010.

Prinzipiell klappt die Revision in DMS (über Arbeitsplatz), "klick" aufs Kreuz und dann die üblichen Abfragefenster zur Revision. Halt nur manchmal kommt diese Abfrage nicht und die Datei ist weg :-((

Wo in DMS finde ich die Pfadverwaltung ? (die Suche im Dateisystem nach Exceldateien hat leider noch nicht zum Pfad geführt)

Ich hab zur Zeit einen Verdacht  dass  Excel-Dateien die außerhalb der DMS-Archivierung bearbeitet werden und zwischenzeitlich geschlossen werden hier eine Rolle spielen. Ist nur eine Vermutung, und ob das IT-technisch überhaupt möglich ist, weiß ich nicht.

Viele Grüße

[#4 · Accepted solution]

Hallo,

mal als ganz pragmatischer Ansatz: wir haben bei Einführung des DMS im Bereich Office zwei Grundregeln aufgestellt:

1.) Finger weg von dem bisher bekannten "Disketten-Symbol"

2.) Zum Beenden & Speichern: Nicht Hoffen sondern vorher Handeln

     Sprich: erster Mausklick geht auf das DMS-Archivieren-Symbol, Erfolgsmeldung 

     abwarten, danach Excel per "X" beenden

Im Übrigen wird den Mitarbeiter natürlich auch empfohlen, gerne und öfter auch mal zwischenzuspeichern (ohne das Programm zu beenden). Da fällt dann beim Beenden ein allerletzter Klick auf das auch sonst genutzte Archivieren-Symbol nicht wirklich ins Gewicht....

Die von Ihnen genannten Variante wäre mir persönlich doch zu unsicher.

Mit freundlichen Grüßen

Marco Hüwe

[#5]

Hallo Alex SK,

Wo in DMS finde ich die Pfadverwaltung ?

probieren Sie es mal unter C:\Users\Windows-Anmeldename\AppData\Roaming\DATEVDMS\CheckOut . Um den Ordner AppData zu sehen, müssen Sie glaub' ich in den Ordnereigenschaften die Anzeige von ausgeblendeten Dateien und womöglich auch von (versteckten) Systemdateien aktivieren.

Unter diesem (oder vllt. auch einem ähnlichen) Pfad sollten Sie die von K. Pf. angesprochenen ausgecheckten DMS-Dateien finden, jeweils in getrennten Ordnern. Ein Ordner enthält dabei alle Dateien eines DMS-Dokuments. Eventuell finden Sie dort in einem der Ordner die verschollenen Excel-Tabellen ...

Grüße.

PS: Wenn die DMS-Dokumente manchmal rumspinnen, hilft es auch, nachdem Sie alle DMS-Dokumente geschlossen und eingecheckt haben, den Inhalt des Ordners CheckOut bis auf den Trays-Ordner zu löschen. Tun Sie das aber nur, wenn Sie sich sicher sind, ich möcht' nicht, dass Sie sich versehentlich noch benötigte Dokumente löschen. Bei mir & manchem Kollegen hat das allerdings manchmal schon kleine Wunder bewirkt ...

[#6]

Danke für die Infos,

werde jetzt optimieren. ;-))  und den DMS -Klick nutzen. War bislang nur bei Neu-Dokumenten im Einsatz.

Ein schönes Wochenende.

[#7]

Was passiert, wenn die Tabelle in Excel mit dem kleinen Diskettensymbol gespeichert wird? Hier kann es zu einem Fehler mit der Revisionsverkettung kommen, es sollte ein Info Fensterchen aufpoppen welches (leider in einer verunglückten Formulierung) darauf hinweist, dass die Verknüpfung in der Revisionshistorie nicht mehr gegeben ist.

Die Zwischengespeicherte Datei liegt jetzt irgendwo im Nirgendwo auf der Festplatte. Finden Sie heraus, in welchem Verzeichnis Ihre DMS Installation ausgecheckte Dateien zwischenspeichert, dort sollte sich dann auch die Excel Datei finden. Suchen Sie nach der Endung .xl??. (Die Fragezeichen sind Platzhalter für die Bezeichnung der Versionen.)

Hallo KP,

die Unterbrechung in der Revisionsverkettung erfolgt nicht durch das "einfache" Diskettensymbol, sondern durch die Nutzung der Funktion "Speichern unter" bzw. die Funktionstaste F12. In dem Fall muss ich dafür sorgen, dass die aktuelle Version der Excel-Liste auch im DMS landet. Entweder durch Anhängen an die bestehende Version und anschließendem Löschen der alten Version aus der Dokumentenstruktur oder ich muss diese Version im Dateisystem speichern und über den DMS-Client laden und entsprechend in die bestehende Version integrieren (ebenfalls über die Dokumentenstruktur).

Wenn ich allerdings das Diskettensymbol nutze, kann es durchaus passieren, dass die Datei im Anschluss weg ist. Sie finden diese dann auch nicht mehr in den ausgechekten Dokumenten in der Dateistruktur.

Wenn Sie das Diskettensymbol nutzen und im Anschluß über das "x" die Datei schließen, geht Office davon aus, dass eine Speicherung nicht notwendig ist, da die aktuelle Version ja tatsächlich gespeichert ist. Die Office-Integration vom DMS nutzt die gleichen Informationen zur Prüfung, ob eine Änderung der Datei erfolgt ist. Da dies (scheinbar) nicht der Fall ist, erfolgt keine Anlage einer neuer Revision im DMS. Da die Office-Integration dann aber die Meldung bekommt "keine Änderung an der Datei notwendig", wird die ausgechekte Version der Datei gelöscht.

Aus diesem Grunde ist bei uns in der Kanzlei die Nutzung der Diskettensymbole in Office ausdrücklich verboten. Eine Zwischenspeicherung darf nur über die DMS-Speichersymbole erfolgen. Und beim Beenden der Arbeit soll dies auch nicht über die Automatik des Schließens der Office-Datei gespeichert werden, sondern eben vorher manuell über das DMS-Speichersymbol.

Viele Grüße

Uwe Lutz