4 Antworten Neueste Antwort am 21.07.2016 10:29 von kob2

    Dokumente zur Erledigung bei Urlaub

    kob2 Einsteiger

      Hallo liebe Anwender,

       

      wir arbeiten noch nicht allzu lang mit DATEV, deshalb hätte ich eine generelle Frage.

       

      Wie bearbeitet ihr den Posteingang, wenn Mitarbeiter im Urlaub sind der längerer Zeit nicht da sind?

       

      Bei uns bekommt jeder seine Dokumente zur Erledigung und muss diese dann bearbeiten (wir haben DMS). Es sind die verschiedenen Zuständigkeiten hinterlegt,die die Sekretärin als Grundlage nimmt, wer welches Dokument zu bekommen hat.

       

      Wenn jetzt Kollegen im Urlaub sind, muss die Sekretärin sich die Leute merken, damit diese keine Dokumente bekommen und dann muss Sie einen anderen Mitarbeiter auswählen. Dabei muss sie wiederum wissen, wer für den Mitarbeiter diesen in der abwesenden Zeit vertritt. Das mag bei unserer kleinen Kanzlei gehen, aber wie machen das Größere?

       

      Gibt es da vielleicht von Seiten der DATEV irgendeine Funktion, die man einrichten kann, damit es im Hintergrund einen Vertreter automatisch gibt?

       

      Beste Grüße

      Geändert am 20.07.16 um 09:20 Uhr
      • 0. Re: Dokumente zur Erledigung bei Urlaub
        nicolateich DATEV-Mitarbeiter

        Hallo Frau Kriegel,

         

        folgende Vorgehensweise ist im Arbeitsplatz denkbar:

         

        Anlegen eines kanzleiweiten Filters "Stellvertretung" mit folgenden Kriterien

        • Dokumentstatus: offen;zu Postausgang
        • Erlediger: (Nachträgliche Eingabe)

        -> diesen Filter kann jeder verwenden - sehr flexibel bei Urlaub und Krankheit

         

        Alternativ könnte sich eine Person natürlich auch einen persönlichen Filter (Nur für mich) anlegen, in dem gezielt nach dem urlaubenden Kollegen als Erlediger gesucht wird.

         

        Hinweis: Die Änderungen von Indexwerten (z.B. Status erledigt) ist in diesem Szenario nur über die Indexmaske möglich, da der Bearbeiter natürlich nicht Erlediger ist.

         

        Möglicherweise sollte der Urlauber dann auch zur Kenntnis eintragen werden, damit er nachträglich sichten kann, welche Dokumente bearbeitet wurden.

         

        Mit freundlichen Grüßen - N. Teich

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          • 1. Re: Dokumente zur Erledigung bei Urlaub
            uwelutz Erfahrener

            Hallo Frau Kriegel,

             

            hier würde ich mich mal mit der Stellvertreterfunktion in DATEV DMS beschäftigen. Im DMS-Handbuch "Arbeiten mit DATEV DMS" ist dies in Kapitel 6 beschrieben.

             

            Viele Grüße

            Uwe Lutz

             

             

            Nachtrag: Die Funktion gibt es im DMS-Client. Ob diese Funktion auch bereits beim Arbeiten direkt im DATEV Arbeitsplatz pro umgesetzt wurde, bin ich mir nicht so sicher.

            Geändert am 20.07.16 um 16:12 Uhr
            • 2. Re: Dokumente zur Erledigung bei Urlaub
              kob2 Einsteiger

              Vielen Dank für die Antwort Herr Lutz!

               

              Das hat mir schon mal sehr weitergeholfen.

               

              Bei uns können wir das leider nur nicht so anwenden, weil wir nie in das DMS direkt reingehen. Also kein Mitarbeiter öffnet das Programm DATEV DMS, weil es keiner zum Arbeiten weiter braucht. Es erfolgt alles über den Arbeitsplatz was mit Dokumenten zu tun hat. Also genau das, was Sie noch in Ihrem Nachtrag geschrieben haben.

               

              Aber trotzdem vielen Dank!!

              • 3. Re: Dokumente zur Erledigung bei Urlaub
                nicolateich DATEV-Mitarbeiter

                Hallo Frau Kriegel,

                 

                folgende Vorgehensweise ist im Arbeitsplatz denkbar:

                 

                Anlegen eines kanzleiweiten Filters "Stellvertretung" mit folgenden Kriterien

                • Dokumentstatus: offen;zu Postausgang
                • Erlediger: (Nachträgliche Eingabe)

                -> diesen Filter kann jeder verwenden - sehr flexibel bei Urlaub und Krankheit

                 

                Alternativ könnte sich eine Person natürlich auch einen persönlichen Filter (Nur für mich) anlegen, in dem gezielt nach dem urlaubenden Kollegen als Erlediger gesucht wird.

                 

                Hinweis: Die Änderungen von Indexwerten (z.B. Status erledigt) ist in diesem Szenario nur über die Indexmaske möglich, da der Bearbeiter natürlich nicht Erlediger ist.

                 

                Möglicherweise sollte der Urlauber dann auch zur Kenntnis eintragen werden, damit er nachträglich sichten kann, welche Dokumente bearbeitet wurden.

                 

                Mit freundlichen Grüßen - N. Teich

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                • 4. Re: Dokumente zur Erledigung bei Urlaub
                  kob2 Einsteiger

                  Ich habe es getestet und es funktioniert. So etwas wollte ich haben. Vielen Dank Herr Teich!