Dokumente zur Erledigung bei Urlaub

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Hallo liebe Anwender,

wir arbeiten noch nicht allzu lang mit DATEV, deshalb hätte ich eine generelle Frage.

Wie bearbeitet ihr den Posteingang, wenn Mitarbeiter im Urlaub sind der längerer Zeit nicht da sind?

Bei uns bekommt jeder seine Dokumente zur Erledigung und muss diese dann bearbeiten (wir haben DMS). Es sind die verschiedenen Zuständigkeiten hinterlegt,die die Sekretärin als Grundlage nimmt, wer welches Dokument zu bekommen hat.

Wenn jetzt Kollegen im Urlaub sind, muss die Sekretärin sich die Leute merken, damit diese keine Dokumente bekommen und dann muss Sie einen anderen Mitarbeiter auswählen. Dabei muss sie wiederum wissen, wer für den Mitarbeiter diesen in der abwesenden Zeit vertritt. Das mag bei unserer kleinen Kanzlei gehen, aber wie machen das Größere?

Gibt es da vielleicht von Seiten der DATEV irgendeine Funktion, die man einrichten kann, damit es im Hintergrund einen Vertreter automatisch gibt?

Beste Grüße

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Hallo Frau Kriegel,

hier würde ich mich mal mit der Stellvertreterfunktion in DATEV DMS beschäftigen. Im DMS-Handbuch "Arbeiten mit DATEV DMS" ist dies in Kapitel 6 beschrieben.

Viele Grüße

Uwe Lutz

Nachtrag: Die Funktion gibt es im DMS-Client. Ob diese Funktion auch bereits beim Arbeiten direkt im DATEV Arbeitsplatz pro umgesetzt wurde, bin ich mir nicht so sicher.

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Vielen Dank für die Antwort Herr Lutz!

Das hat mir schon mal sehr weitergeholfen.

Bei uns können wir das leider nur nicht so anwenden, weil wir nie in das DMS direkt reingehen. Also kein Mitarbeiter öffnet das Programm DATEV DMS, weil es keiner zum Arbeiten weiter braucht. Es erfolgt alles über den Arbeitsplatz was mit Dokumenten zu tun hat. Also genau das, was Sie noch in Ihrem Nachtrag geschrieben haben.

Aber trotzdem vielen Dank!!

[#4 · Accepted solution]

Hallo Frau Kriegel,

folgende Vorgehensweise ist im Arbeitsplatz denkbar:

Anlegen eines kanzleiweiten Filters "Stellvertretung" mit folgenden Kriterien

• Dokumentstatus: offen;zu Postausgang
• Erlediger: (Nachträgliche Eingabe)

-> diesen Filter kann jeder verwenden - sehr flexibel bei Urlaub und Krankheit

Alternativ könnte sich eine Person natürlich auch einen persönlichen Filter (Nur für mich) anlegen, in dem gezielt nach dem urlaubenden Kollegen als Erlediger gesucht wird.

Hinweis: Die Änderungen von Indexwerten (z.B. Status erledigt) ist in diesem Szenario nur über die Indexmaske möglich, da der Bearbeiter natürlich nicht Erlediger ist.

Möglicherweise sollte der Urlauber dann auch zur Kenntnis eintragen werden, damit er nachträglich sichten kann, welche Dokumente bearbeitet wurden.

Mit freundlichen Grüßen - N. Teich

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Ich habe es getestet und es funktioniert. So etwas wollte ich haben. Vielen Dank Herr Teich!