Hallo,
im Arbeitsplatz unter Aufgabenübersicht führen wir eine Aufgabenart "Aufträge". Dort werden alle "Daueraufträge" mit voraussichtlichem geplanten/gewünschten Fertigstellungsdatum erfasst. Einzel- und Neuaufträge werden dort mit den Infos Eingang Unterlagen und gewünschtem Fertigstellungsdatum (Frist/Erinnerung) ebenso erfasst; also sammeln sich dort alle Aufträge der Kanzlei; meine eigenen Aufträge (meist komplexerer Natur) erfasse ich da ebenso.
Die Liste enthält den Mandanten, den Betreff (Art des Auftrages: bspw. JA 2015, ESt 2014+2015 ...) sowie den "Zuständigen", also den Mitarbeiter der den Auftrag erledigen soll. Es können auch mehrere Zuständige aufgeführt werden, womit bspw. bei online-Seminaren zunächst alle aufgeführt sind und wer es geschaut hat, trägt sich quasi aus der Zuständigenliste (Aufgabe/Teilnehmer) aus.
Für den Auftragsbereich bin ich als Kanzleiinhaber immer mit als Zuständiger aufgeführt, der letztlich und ausschließlich die Aufträge als erledigt kennzeichnet.
Unter "Prozent erledigt" gibt es bei uns diverse Stufen von 10% bis 90% mit Zwischenschritten; 10% wäre Beginn der Arbeiten - 90% Besprechung und Rechnung offen; wenn der Auftrag endgültig fertig ist, wird er von mir als erledigt gekennzeichnet und verschwindet aus der Aufstellung.
Somit sieht jeder einzelne Mitarbeiter seine Aufträge (inkl. seiner Notizen), der Kanzleiinhaber jedoch alle und auf den ersten Blick ist ersichtlich in welchem Bearbeitungsstatus sich der einzelne Auftrag befindet (nebst den meist hilfreichen Mitarbeiternotizen). Übrigens lassen sich hier mit Frist und Erinnerungen recht gute Jahresplanungen erstellen.
In derselben Liste lässt sich noch die Spalte "Beschreibung" nutzen, um nähere Infos zum Auftrag, zum Auftragsstatus oder Bearbeitungsstau sowie vorgenannte Notizen, zu hinterlegen. Es erübrigen sich seither die laufenden Fragen... "Wie weit, wo klemmt´s, was fehlt, ...?"
Wir haben dies vor ca. 1,5 Jahren so eingeführt, modifiziert und in der jetzigen Form an sich unverändert seit einem Dreivierteljahr in der Anwendung; recht praktisch zu bedienen und Pflichtprogramm in der Kanzlei !
Sehr gut ist wirklich die schnelle Übersicht auf einen Blick und die Möglichkeit Notizen "fast" in Echtzeit zu hinterlegen. Die Sortierfunktion der einzelnen Spalten (bswp.nach Fertigstellungstatus) ist weiterhin recht hilfreich.
Das Arbeitsblatt "Aufgabenübersicht" ist immer geöffnet. Dort werden auch Erinnerungen, Rückrufwünsche, Onlineseminartermine oder die IKS-Listung der Kanzlei hinterlegt, welche auch laufend gepflegt und eingesehen werden kann; nett übrigens, mit der Hilfe von setzen einer neuen Erinnerung weiß bspw. jeder gleich, was in IKS an Neuerungen erfasst wurde.
Selbstredend sind innerhalb der Aufgabenübersicht noch entsprechende Filter einzustellen.
Das Feld Beschreibung wird nur ganz schmal in der Liste aufgeführt, da doch teilweise sehr viel Text hinterlegt ist; mit dem einfachen "zeigen" mit der Maus auf die Beschreibungsspalte geht ein gelbes Infofeld mit allen Inhalten auf.
Insofern ist die Nutzung der Aufgabenübersicht eine nützliche Alternative zu diversen "manuellen" Listen oder weiteren Extra-Anwendungen, die wir dadurch ersetzen konnten.
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