Outlook Mitteilung beim Weiterleiten

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Mein Chef regt sich auf, dass Emails, die er per Regel an das Sekretariat weiterleiten lässt zwar beim Empfänger den Hinweis haben, dass diese von ihm weitergeleitet wurden. Er selbst aber bei der Originalnachricht nicht sieht, dass diese weitergeleitet wurde.

Zumindest scheint das so zu sein, wenn es sich nicht um eine manuelle Weiterleitung, sondern um eine Weiterleitung per Regel handelt. Ich haben nichts gefunden, was diesen Mangel heilt und wollte im Forum fragen, ob das so stimmt oder ob mir jemand sagen kann, wie ich das einstellen kann.

Ich gehe von der Logik aus, dass Outlook bei Vorliegen einer Regel deshalb keine Info aufnimmt, weil die Erstellung dieser Regel ein bewusstes Handeln voraussetzt und deshalb der Versender "wissen müsste" dass diese Mail weitergleitet wurde.

Das macht bis zu einem gewissen Grad auch Sinn, allerdings nicht mehr, wenn jmd mehr als 20 Regeln hat und immer wieder nachfragen muss, ob Mails angekommen sind. Hier und da ändern sich in einem absendenden Unternehmen auch schon mal Ansprechpartner und schon greift die Regel nicht mehr. Jetzt ist er frustriert, weil es das nicht sieht in der Mail.

Kann ich verstehen. Gibt es Abhilfe???

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Nicht Weiterleitung sondern Umleitung ist hier das Stichwort.

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Auch wenn ich die Technik nicht vollständig verstanden habe, die hinter dem Verhalten steht, ist die Beobachtung, dass per Regel weitergeleitete E-Mails keinen Hinweis auf diese Tatsache enthalten zutreffend.  bei der manuellen Weiterleitung wird de-facto eine neue Mail generiert (zumindest in unserem System).

Was ich nicht verstehe ist, warum die Änderung des Ansprechpartners beim Absender für die Weiterleitung relevant sein soll.

Möglicherweise kann aber auch hier mit der Anpassung der Regel Abhilfe geschaffen werden. Wenn die Regel nicht lautet: max.muster@beispiel.de  an xy weiterleiten, sondern "@Beispiel.de" an xy weiterleiten, müsste eine Großzahl der AP Wechsel aufgefangen werden, oder aber mit dem Mandanten wird vereinbart, dass alle Nachrichten über den Absender STB@Mandant.de versendet werden.  Wir betreuen einen Mandanten der alle Nachrichten an ein extra eingerichtetes Postfach gesendet haben möchte.

Vielleicht lässt sich so der Frustlevel senken.

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Hi,

da hier vermutlich ein Exchange Server im Backend ist, ist das Konstrukt Regeln früher oder später eh für deinen Chef erledigt. Die maximale Größe von Regeln pro Postfach beträgt 256KB.

Evtl. wäre es sinnvoll, der Sekretärin den Zugriff auf das Postfach vom Chef zu ermöglichen. Den "privaten" kram sollte er dann anders abwickeln. Hier könnte man bei internen Dingen, die das Sek. nichts angehen, über ein weiteres Postfach nachdenken.

Gruß

Jan

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Man erfasst eine doppelte Regel:

-Weiterleiten an hübsche Sekretärin

- Ablage in Order 'Hübsche Sekretärin'

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Das gleiche Problem hat man bei einem Poolordner, auf den mehrere Personen zugreifen können.

Auch dort ist nicht ersichtlich (anhand des Icons), ob Mails bereits weitergeleitet wurden. Wir behelfen uns mit dem "erledigt" Haken, den der Bearbeiter an die Mail packt.

Alternativ könnte man auch die doppelte Regel erfassen:

- Weiterleiten an

- zur Kategorie zuordnen

und dann eine bestimmte Kategorie auswählen. Dies würde zumindest für eine farbliche Markierung bei den weitergeleiteten EMails sorgen, so dass man auf den ersten Blick sieht, die roten sind an die Sekretärin, die grünen an Sachbearbeiter XY.

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Mehr Regeln führen nur noch schneller zum Limit der Regelgrößen

Und was ist ein Poolordner (öffentlicher Ordner?)? In allen meinen Shared Mailboxen sehe ich bei weitergeleiteten oder benatworteten Mails die entsprechende Kennzeichnung.

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Es handelt sich um einen öffentlichen Ordner 🙂

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Den oder ggfs. diese würde ich definitiv in Rente schicken und alles in entsprechende (Shared) Mailboxen migrieren.