Organisation von DMS für Digitale Personalakte

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Hallo,

wie kann ich DMS nutzen um mit einer "Art" digitalen Personalakte zur arbeiten. Gibt es die Möglichkeit Ordner je Mitarbeiter anzulegen. Oder ist dies eher so, dass ich jeden Monat die Beleg in einen Belegordner ablege und je Mitarbeiter eine Personalstammakte habe?

Hat hierzu schon jemand Erfahrung - auch mit der Wiederauffindbarkeit der Unterlagen? Werden AU-Bescheinigungen auch archiviert? Wie erfolgt die Abarbeitung der Belege und die Markierung als "Bearbeitet" bzw. die systematische Bearbeitung am Bildschirm?

Vielen Dank für Eure Erfahrungen

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Hallo Herr Spitz,

eingehende Informationen/Dokumente werden bei uns unter dem Mandanten und dem Auftrag (EO comfort) in der DMS (classic) gespeichert und dem Sachbearbeiter (SB) als Erlediger zugeordnet (Dokumentenstatus "offen"). Der SB setzt den Status des Dokumentes sobald es bearbeitet ist, dann auf "erledigt".

Daneben benutzen wir für unsere (lokale) digitale Personalakte die Acrobat Vollversion. Alle (wesentlichen Dauer-)Dokumente zu der Personalakte speichern wir in einer einzigen PDF-Datei je Mitarbeiter (Knigge: "Lohn Personalakte" & Personalnummer & Nachname & Vorname). In dieser PDF haben wir ein kanzleiweit standardisiertes Inhaltsverzeichnis (in Acrobat "Lesezeichen" genannt) angelegt, welches z. B. wie folgt aussieht:

In Acrobat kann man dann z. B. Kommentare einfügen oder Verträge mit der Volltextsuche durchsuchen und auch mit einem Textmarker markieren.

Gruß

Ralf Blum

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In DMS classic kann im RichClient die Personalnummer nicht nur ausgewählt sondern (mit ein wenig Maskenkenntnis) auch angelegt werden. Kommen also Unterlagen für einen neuen Mitarbeiter an wird im DMS die Personalnummer parallel zu LuG vergeben und die Unterlagen dort abgelegt. In der Maske Universal findet sich die Personalnummer auf dem Reiter "Bearbeitung" in den Feldern nach Arbeitnehmern.

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Das Vorgehen von Herrn Blum finde ich interessant, frage mich dabei aber auch ob das nicht zu umständlich ist. Es ist definitiv charmant alles in einem PDF zu haben, alle neuen Dokumente muss ich darin aber auch immer wieder an der richtigen Stelle integrieren. Was sprach denn gegen einen entsprechenden Ablagerahmenplan plus Knigge?

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Hallo Herr Dombroski,

wenn man einen Mitarbeiter hat, der schon sehr lange bei dem gleichen Arbeitgeber arbeitet und dann viele Dokumente in der Schnellinfo zu sehen sind und dort z. B. mehrere Versionen des Arbeitsvertrages vorliegen ist das Finden in einer großen PDF mit einem Inhaltsverzeichnis schneller und übersichtlicher. Wenn man etwas Übung hat, ist das Einfügen von einzelnen Seiten in eine bestehende PDF mit zwei Monitoren schnell und einfach gemacht.

Ein weiteres Problem ist auch das Gruppieren und Sortieren der Schnellinfo. Da es hierfür keinen "Speicher" gibt, verstellt man sich leider immer für alle Mandanten die Schnellinfo, wenn man anders gruppiert oder sortiert. Helfen würde hier, wenn man je Filter auch noch einen "Sortierspeicher" hätte bzw. dort mehre Versionen speichern und einstellen könnte.

Das Szenario von "einmal noch" hatten wir auch in Erwägung gezogen. Lieder hatte das beim Einführen der DMS nur im Client und nicht im Arbeitsplatz so richtig funktioniert. Und da wir die PDF-Personalakte schon bei der guten und alten Dokorg hatten, haben wir diese so beibehalten.

Wenn natürlich die DATEV in der DMS neu das Feld "Arbeitnehmer" mit LuG verknüpfen würde und es eine Schnellinfo "Personalakte" gäbe, die auf dieses Feld aufbaut, würden wir evtl. umstellen.

Bei weinigen Dokumente sollte es auch mit einer Ordnerstruktur (geht leider nicht sinnvoll bei der DMS classic) auch in der DMS neu mit dem Knigge funktionieren.

Gruß

Ralf Blum

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Bei der ersten Übergabe von Auswertungen aus LuG ist die Verknüpfung da. LuG übergibt da einen ganz netten Schwung an Daten. Mit ein wenig Nachdenken bekommt man eine sehr gute Aktenstruktur. Im Ablagekorb des Arbeitsplatzes kann ich im Übrigen auch die Personalnummer eintragen, das Feld musste aber zu Auswahl freigegeben werden (irgendwo ein Häkchen setzen). Nur Neuanlagen sind da nicht möglich.

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Hallo zusammen,

bitte testen Sie im Arbeitsplatz Schnellinfo "Dokumente" das Tastenkürzel

"STRG" + "i".

Über das Kontextmenü "Einstellungen Liste" noch den Mitarbeiter dazu

und die suche lässt sich bis auf einzelne Mitarbeiter eingrenzen.

Viel Spaß mit "Strg i" in allen anderen Listen!