DMS: gesperrte Dokumente und Fehler beim Archivieren

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Hallo zusammen,

wir nutzen seit Anfang des Jahres das DATEV DMS classic für zwei Niederlassungen. Leider haben wir durch immer intensivere Nutzung des DMS vermehrt Probleme. Hier eine kleine Aufzählung der aktuell lästigen Fehler:

• Viele Dokumente sind gesperrt (ausgecheckt). Diese Dokumente sind von  Benutzer ausgecheckt und können von keinem Benutzer oder Administrator wieder freigegeben, respektive repariert werden. Der Benutzer selbst hat auch keine Möglichkeit das Dokument einzuchecken.
• Beim Archivieren von Dokumenten, die aus dem DMS geöffnet wurden, erscheinen gelegentlich sehr viele Fehlermeldungen. Vermutlich wird gelegentlich die Verbindung zur ausgecheckten Datei verloren. Das geschieht oft bei Excel-Modellen an denen über Stunden gearbeitet wird und die mehrfach archiviert werden. Wir haben auch, wie von DATEV empfohlen, den DMS Client täglich vor dem DATEV Arbeitsplatz gestartet, hier ist keine Verbesserung zu bemerken.
• Im Ordner AppData/Roaming/DATEVDMS/CheckOut sind nach ein paar Tagen sehr viele ausgecheckte Dateien. Hier wurden die temporären Dateien bei einigen Dokumenten scheinbar nicht aufgeräumt.

Hat zufällig jemand ähnliche Probleme ? Oder irgendwelche Ideen woran es liegen könnte ?

Vielen Dank für die Hilfe und viele Grüße

Christian Maruhn

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Viele Dokumente sind gesperrt (ausgecheckt). Diese Dokumente sind von Benutzer ausgecheckt und können von keinem Benutzer oder Administrator wieder freigegeben, respektive repariert werden. Der Benutzer selbst hat auch keine Möglichkeit das Dokument einzuchecken.

Hallo Herr Maruhn,

klar ist das auch hier lästig (@DATEV: bitte abstellen, bzw. im Nachfolger bereits ausgebaut?) und geschieht überwiegend beim PDF-Format.

Bei uns kann jeder "Verursacher" mit der rechten Maustaste -einchecken- bzw. -Änderung verwerfen-. Beim Logout geht hier bei jedem eine Infobox auf, welche Dokumente man selbst noch ausgecheckt hat. Dort dann auf o.g. Befehele klicken und gut ist.  --> Sie sollten mal die Rechteverwaltung überarbeiten, wenn das bei Ihnen nicht möglich ist.

Gruß

C. Rohwäder

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In den Einstellungen des Arbeitsplatzes kann man hinterlegen, dass offene Dokumente beim schließen des Arbeitsplatzes automatisch eingecheckt werden.

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Ich würde an dieser Stelle zumindest den Hiweis auf solche Dokumente aktivieren

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Hallo Herr Rohwäder,

wir haben bei allen Benutzern die Benachrichtigung über ausgecheckte Dokumente beim Beenden des Arbeitsplatzes aktiviert. Leider sind es bei uns nicht die PDF-Dokumente, es sind meist Excel und Word Dateien. Der Benutzer bekommt beim Beenden des Arbeitsplatzes auch nicht angezeigt das eines der Dokumente noch ausgecheckt bzw. von Ihm blockiert wird.

Ich gehe davon aus das bei einigen Benutzern Excel oder Word manchmal abstützt und die Dokumente dann in diesem Status hängen bleiben.

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Hallo Herr Maruhn,

mein Hinweis bezieht sich auf den Ritch-Client (DMS außerhalb des APL).

Ansonsten habem Herr Dombrowski und Herr Kinzler Recht. Das kann meines Wissens aber nicht kanzleiweit, sonderrn nur jeder für sich am APL einstellen.

Gruß

C. Rohwäder

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Hallo Herr Rohwäder,

wir haben die Einstellungen bei jedem Arbeitsplatz manuell eingestellt.

Hat noch jemand eine Idee woher diese Fehler kommen können ?

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Hallo!

Wir hatten ähnliche Probleme - allerdings betraf dies nur Excel-Dateien. Der Fehler war aber identisch mit der von Ihnen beschriebenen Situation.

Eine erste Hilfestellung (KEINE LÖSUNG) war: lassen Sie immer ein leeres Excel Dokument im Hintergrund offen. Das Dokument muss offen sein, bevor ein DMS-Excel-Dokument geöffnet wird.

Wir haben damals einen Service-Kontakt aufgemacht. Vor kurzem hat sich die Datev gemeldet und uns eine Lösung präsentiert: Es müsste eine DLL getauscht werden. Dies war bei uns aber schon gar nicht mehr notwendig, da das Problem sich scheinbar nach einem Windows-Update erledigt hatte.

Ich würde deshalb einfach mal die Datev kontaktieren. Versuchen Sie in der Zwischenzeit mal meinen Vorschlag mit der geöffneten Excel-Datei.

Beste Grüße

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Hallo Herr Maruhn.

Im Ordner AppData/Roaming/DATEVDMS/CheckOut sind nach ein paar Tagen sehr viele ausgecheckte Dateien. Hier wurden die temporären Dateien bei einigen Dokumenten scheinbar nicht aufgeräumt.

Das ist mir auch von Anfang an aufgefallen. Gelegentlich checke ich alle Dokumente ein und leere dann diesen Ordner. Seitdem habe ich an meinem Arbeitsplatz keine Probleme mehr und die Performance ist besser. Auch bei Kollegen hat dies schon geholfen, Dokumente einzuchecken, die sich vorher nicht einchecken ließen.

Dies ließe sich sicher auch mit einem simplen Batch-Skript mit einem RD-Befehl zum Löschen der leeren Verzeichnisse automatisieren. Allerdings bin ich da wahrlich kein Fachmann - fragen Sie besser jemanden mit Ahnung

Da Ihnen ja ohnehin schon empfohlen wurde, sich an die Datev zu wenden, können Sie dann dort ja mal nachfragen, was sie zu diesem Phänomen meinen.

Viele Grüße & schönes Wochenende.

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Hallo lupofresh,

vielen Dank für die Idee mit der leeren Excel-Datei. Soll die Datei aus dem DMS heraus gestartet werden oder reicht es einfach Excel mit leerem Dokument ohne DMS zu öffnen ?

Den DATEV Support haben wir seit Wochen schon kontaktiert, bis jetzt gibt es noch keine Lösung.

Wir haben schon über das automatische leeren des Checkout-Verzeichnisses nachgedacht. Die Frage ist nur was können dadurch für neue Fehler entstehen. Hat jemand ein Skript zu löschen im Einsatz und positive Erfahrungen damit gemacht ?

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Wir haben schon über das automatische leeren des Checkout-Verzeichnisses nachgedacht. Die Frage ist nur was können dadurch für neue Fehler entstehen.

Finde ich ehrlich gesagt eine sehr schlechte Idee. Das Dokument wird ausgecheckt, der Mitarbeiter macht Änderungen, es wird nicht wieder eingecheckt (warum auch immer...). Wenn Sie nun das Checkout Verzeichnis regelmäßig per Skript leeren, haben Sie im DMS lauter alte Dokumente, da die letzte Version nicht wieder eingecheckt und stattdessen gelöscht wurde.

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Hallo Herr Maruhn,

vielen Dank für die Idee mit der leeren Excel-Datei. Soll die Datei aus dem DMS heraus gestartet werden oder reicht es einfach Excel mit leerem Dokument ohne DMS zu öffnen ?

Es reicht einfach Excel mit einem leerem Dokument ohne DMS zu öffnen!

Ich drücke Ihnen die Daumen!

Beste Grüße

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Hallo Herr Maruhn,

um welchen Dokumenttyp handelt es sich bei den gesperrten Dokumenten? Wenn es sich um Office-Dokumente handelt, dann wenden Sie sich bitte nochmals an den Service mit Verweis auf Ihren Community-Beitrag.

Wenn es sich um PDF-Dokumente handelt, die verändert wurden, ist hier Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1036338 die Vorgehensweise beschrieben.

Zusätzlich können Sie im DATEV Arbeitsplatz je Mitarbeiter hinterlegen, dass ausgecheckte Dokumente beim Beenden automatisch eingecheckt werden. Sie finden diese Möglichkeit unter Extras - Einstellungen - Dokumentenmanagement.

Viele Grüße aus Nürnberg
Gabriele Scheuering
DATEV eG
Service Dokumentenmanagement

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Hallo,

ein automatisches Löschen des Checkout-Verzeichnisses ist wahrlich keine gute Idee.

Man kann einfach nicht wissen, ob dort evtl. noch wichtige - weil nicht eingecheckte Dateien liegen. Man zerstört so also mitunter wichtige Arbeit der User.

Das Problem mit den dort verbleibenden Dateien ist eine eher kosmetische Macke.

Wenn man nie den Fullclient öffnet, greifen bestimmte Aufräummechanismen einfach nicht. Das ist bei DATEV auch bekannt - eine Lösung scheint es bisher nicht zu geben.

Die vielen Dateien dort sind zwar beunruhigend aber nicht schlimm.

Mann kann einfach immer mal den Fullclient starten - dann werden die nicht mehr benötigten Dateien im Checkout-Verzeichnis gelöscht.

Ein manuelles löschen des Checkout-Verzeichnisses würde ich nur machen, wenn ich mir 100%ig sicher bin, dass alles eingecheckt ist und das geht halt nicht automatisch per Script.

mfG, F.Lange

[#15]

Mann kann einfach immer mal den Fullclient starten - dann werden die nicht mehr benötigten Dateien im Checkout-Verzeichnis gelöscht.

Wieder etwas gelernt, das wusste ich gar nicht. Besten Dank 🙂

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Hallo Herr Lange,

stimmt nicht ganz. Der Rich Client (ich nehme an, den meinen Sie mit "Fullclient") startet bei mir per Autostart. Dennoch verbleiben gelegentlich Reste im CheckOut-Ordner.

nur machen, wenn ich mir 100%ig sicher bin, dass alles eingecheckt ist und das geht halt nicht automatisch per Script.

Logisch. War auch so beschrieben. In Kombination aus der im DAP einstellbaren Funktion, beim Abmelden alles einzuchecken, und einem Skript im Autostart, sollte das schon funktionieren. Oder wo sehen Sie das Problem? Lerne gerne dazu

Die vielen Dateien dort sind zwar beunruhigend aber nicht schlimm.

Aus eigener Erfahrung: Es hat schon kleine Wunder bewirkt, den Ordner zu leeren. Dokumente ließen sich auf einmal doch wieder einchecken. Eventuell betrifft das Dokumente, die im CheckOut einen leeren Ordner hinterlassen haben. Wenn sie dann wieder neu geöffnet werden (obwohl schon der leere Ordner vorhanden ist), verheddert sich DMS womöglich. Müsste man mal genau drauf achten.

Viele Grüße.

[#17]

Hallo 0815,

Der Rich Client (ich nehme an, den meinen Sie mit "Fullclient")

Ja - den meine ich.

startet bei mir per Autostart. Dennoch verbleiben gelegentlich Reste im CheckOut-Ordner.

Dass auch die Saperion-eigenen Aufräumroutinen auch nicht 100%ig funktionieren ist auch klar. Aber es wird ein Großteil der verbliebenen Dateien bereinigt.

nur machen, wenn ich mir 100%ig sicher bin, dass alles eingecheckt ist und das geht halt nicht automatisch per Script.

Logisch. War auch so beschrieben. In Kombination aus der im DAP einstellbaren Funktion, beim Abmelden alles einzuchecken, und einem Skript im Autostart, sollte das schon funktionieren. Oder wo sehen Sie das Problem? Lerne gerne dazu

Das vollautomatische Einchecken beim verlassen des DAP sehe ich nicht ganz unkritisch.

Es funktioniert ja z.B. nicht, wenn noch ein Dokument in einem Office-Programm oder im Acrobat geöffnet ist.

Außerdem entstehen dabei unter Umständen ungewollte Rückspeicherungen ins DMS.

Insgesamt wollte ich eigentlich darauf hinaus, dass eine pauschale Behandlung der Checkout-Problematik immer auf der einen oder anderen Seite neue Probleme auslösen kann. Eigentlich müssen die Benutzer verstehen, wie ihr Werkzeug funktioniert - dann läuft es am rundesten.

Ich würde mir natürlich wünschen, dass man darüber garnicht reden müsste, weil alles ganz toll und zuverlässig funktioniert.

Ich denke dabei z.B. auch an das Problem mit Checkout-Dateien und mehreren Terminalservern.

Ich konnte allerdings bereits mehrfach Dankesgummibärchen vernaschen, weil ich verzweifelten Benutzern einen vermeintlich verlorenen Arbeitsstand (umfangreiche EXCEL-Arbeitspapiere sind hier sehr beliebt) aus dem Checkoutverzeichnis wieder "hervorzaubern" konnte.

Aus eigener Erfahrung: Es hat schon kleine Wunder bewirkt, den Ordner zu leeren. Dokumente ließen sich auf einmal doch wieder einchecken. Eventuell betrifft das Dokumente, die im CheckOut einen leeren Ordner hinterlassen haben. Wenn sie dann wieder neu geöffnet werden (obwohl schon der leere Ordner vorhanden ist), verheddert sich DMS womöglich. Müsste man mal genau drauf achten.

Das kann ich so vollumfänglich unterstreichen.

mfG, F.Lange

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Hallo Herr Lange,

was meinen Sie genau mit folgender Aussage ?

Ich denke dabei z.B. auch an das Problem mit Checkout-Dateien und mehreren Terminalservern.

Wir haben bei allen DAPs eingestellt dass das Fenster "ausgecheckte Dateien" angezeigt wird. Jeder Benutzer muss dann selbst entscheiden was er macht.

Zusätzlich haben wir bei den Benutzern die das DMS sehr stark nutzen den DMS Client in den Autostart gepackt.

Nach mehrfacher Rücksprache mit dem Support sollten wir folgendes auf den RDS Server durchführen:

- DATEV DMS Office Integration deinstallieren

- DATEV DMS Office Integration neu installieren

- Office 2013 Reparatur-Installation ausführen.

Hierbei bleibt anzumerken das die Office Integration nicht ohne Fehler neu installiert werden konnte. Es musste zusätzlich noch mal eine Reparatur durchgeführt werden.

Aktuell scheinen wir weniger Probleme beim Speichern im DMS zu haben. Wir warten mal ab. Ich gebe dann erneut eine Rückmeldung.