Hallo zusammen, im Hinblick auf die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) und die verpflichtende elektronische Führung von Entgeltunterlagen beschäftigt uns aktuell die Dateibenennung beim Export aus DATEV Personalakte bzw. Dokumente (Personalakte). Hintergrund / Vorgabe der DRV: Nach den Gemeinsamen Grundsätzen nach § 9a BVV für die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV gibt die Deutsche Rentenversicherung (DRV) vor, dass elektronische Belege über ihre Bezeichnung eine eindeutige und schnelle Zuordnung ermöglichen müssen. Konkret muss aus der Bezeichnung des Dokuments Folgendes hervorgehen: Der Name bzw. die Zuordnung des betroffenen Mitarbeiters Die Art des Dokuments (Dokumentenkategorie) Eine zeitliche Zuordnung (z. B. das Gültigkeitsdatum „Gültig ab“) (Hinweis: Bei der Bereitstellung für die euBP werden die prüfungsrelevanten Dokumente als ZIP-Archiv heruntergeladen, sodass die vorherige Ordner- oder Filterstruktur aus der Anwendung beim Prüfer nicht mehr sichtbar ist.) Aktuelles Verhalten in DATEV Personalakte: Derzeit werden prüfungsrelevante Dateien beim Herunterladen (ZIP-Export) unter der jeweils manuell erfassten Bezeichnung – oder falls diese leer ist, unter dem ursprünglichen Dateinamen – ausgegeben. Das bedeutet, dass Sachbearbeiter oder Mandanten diese Bezeichnung derzeit manuell nach dem DRV-Schema pflegen müssen, damit der Export prüfungssicher benannt ist. Unsere Frage an die Community und DATEV: Gibt es eine Einstellungsmöglichkeit oder ist seitens DATEV geplant, dass sich der Dateiname (bzw. die Bezeichnung) beim Export prüfungsrelevanter Dokumente automatisch aus den bereits gepflegten Zuordnungsmerkmalen zusammensetzt? Konkret liegen alle von der DRV geforderten Informationen durch die Verschlagwortung in der Personalakte bereits strukturiert vor: [Mitarbeiter / Personalnummer] [Dokumentkategorie] [Gültig ab] Eine automatische Generierung nach diesem Muster (z. B. Mustermann_Max_Krankenkassenbescheinigung_2026-01-01.pdf) würde enorme manuelle Pflegezeit sparen und Fehlerquellen bei der euBP-Bereitstellung vermeiden. Wie handhabt ihr das aktuell in der Kanzlei bzw. im Unternehmen und gibt es hierzu bereits einen Lösungsansatz oder eine Planung auf der DATEV-Roadmap? Vielen Dank vorab für eure Rückmeldungen!
... Mehr anzeigen
