Im neuen Knigge der DMS neu (wir haben am 09.04.2020 umgestellt; siehe auch Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht) kann man vieles automatisieren.
So kann man z. b. die Dokumentenart des Postausganges hinterlegen. Daneben kann man optional festlegen, ob auch ein Postausgangssatz für PFB automatisch bei Verwendung dieses Knigges angelegt werden soll. Im Knigge ist das dieser Haken:
Damit ist folgender mini work-flow möglich:
- Im Knigge wird die Dokumentenart für den Postausgang hinterlegt
- Die Mitarbeiter die die Dokumente selbst anlegen kümmern sich aber nicht um Postausgangssatz für PFB, sondern setzen das Dokument im Status auf "zu Postausgang"
- Unsere Poststelle schaut sich die Papierpostausgänge nochmal an und überprüft die vorliegenden Papierpostausgangsschreiben auf z. b. Vollständigkeit und gleicht dies mit den digitalen Dokumenten mit dem Status "Zu Postausgang" ab (Dokumentenart ist ja hinterlegt).
- Wenn Papierbelege und digitale Belege zusammenpassen, erstellt unserer Poststelle die "Postausgangssätze" in einem Rutsch und zeitgleich wird der Dokumentenstatus auf "Erledigt" gesetzt und die Postausgangssätze in PFB festgeschrieben.
Wir haben bisher für uns entschieden, dass wir nur Posteingänge in Papier in PFB erfassen. Insbesondere solange die Schnittstelle zwischen DMS und PFB noch das Gegenteil von KI ist (siehe DMS neu Nahtstellen 9: PFB / E-Mail Datum und Art erkennen).
Und nun das Problem. Da es beim Posteingang obigen Haken nicht gibt, werden nun leider bei jeder E-Mail die ein Sachbearbeiter (die keine Kenntnisse und Fähigkeiten mit dem Programm PFB haben) in der DMS speichert obige Posteingangssätze automatisch angelegt. Warum gibt es nicht beim Posteingang den gleichen Haken wie beim Postausgang. Natürlich können die Mitarbeiter wenn Sie daran denken, den Haken entfernen. Aber warum muss man einen Haken bei rd. 100 Posteingänge am Tag händisch bei jeder E-Mail entfernen?
Wir hätten gerne beim Posteingang wie beim Postausgang die Wahl! Bitte den Haken auch beim Posteingang einführen.
Ein DATEV Ideas Fehler - das DATEV Programm hat einen Fehler = höchste Priorität; muss mit dem nächsten SR beseitigt werden - (siehe Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg)
Und immer wieder die gleiche Bitte im Interesse der Anwender: arbeitet produktübergreifend, prozessorientiert und medienbruchfrei zusammen und nicht nebeneinander. Ihr benötigt einen DATEV Prozessmanager (Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg = Weiterentwicklung) man könnte ihn auch DATEV-Integrationsbeauftragter nennen, der hat einen ähnlichen Job: Menschen zusammenbringen und ihnen den richtigen Weg zu zeigen und ist Ansprechpartner für alle Ressorts und kümmert sich auch um abgelehnte nicht bearbeitete Ideen). Liebe DATEV: bitte helft uns heute bei der Organisation unserer Kanzleien!