Ihnen ist hoffentlich klar, dass Sie hier von uns gerade die Informationen und Unterstützung kostenlos bekommen, für die Sie eigentlich Ihren Steuerberater bezahlen, der sich da gerade schön aus der Affäre zieht.
Ihr Fragen sind nicht ohne Weiteres zu beantworten und wenn weder Sie, noch der Berater sich mit diesem Thema auskennen, nimmt das auch im weiteren Verlauf und in der Zusammenarbeit kein gutes Ende, denn es ist ja nicht damit getan, das alles initial einzurichten, sondern es geht ja auch um den zukünftigen Datenaustausch mit Ihrem Berater.
Was z. B. noch unklar ist: Sie sind ja sicher kein neu gegründetes Unternehmen. Gibt es bereits einen Buchführungsbestand beim Berater? Haben Sie die alten Daten bereits im Programm?
Haben Sie bereits ein Unternehmen in DATEV Mittelstand angelegt?
Naja, also erstmal Grundlegendes:
Datenbestände
Es gibt zwei Orte, an denen Daten gespeichert werden. Einmal im Programm auf Ihrem Rechner und außerdem im DATEV-Rechenzentrum.
Dazu gibt es zwei Arten von Datenbeständen. Einmal den reinen Buchführungsbestand (also die reinen, textlichen Buchungssätze) und den Bestand mit den digitalen Belegbildern.
Der Buchführungsbestand existiert an beiden Orten. Sowohl im Rechenzentrum, als auch bei Ihnen im Programm.
Der Belegbilderbestand existiert immer und ausschließlich nur im Rechenzentrum.
Sie möchten ja aber Ihre Buchführung im Programm mit Hilfe der digitalen Belegbilder erstellen.
Soviel erst einmal zum Thema Datenbestände.
Ordnungbegriffe
DATEV speichert Daten unter Ordnungsbegriffen. Die sind stets eine Kombination aus Beraternummer und Mandantennummer.
Damit Sie mit den digitalen Belegen (die ja nur im Rechenzentrum existieren) in Ihrem Programm arbeiten können, müssen die Ordnungsbegriffe übereinstimmen. Sonst finden die digitalen Belege nicht ihren Weg zum Buchführungsbestand.
Beraternummern
Beraternummer sind wie eine Schublade, in die Sie Daten, Verträge und Rechte packen können.
Deshalb haben Sie eine eigene, mandantengenutze Unterberaternummer, unter der Ihre Verträge (z. B. Unternehmen Online oder DATEV Mittelstand) laufen und unter der auch Ihr Rechtemedium (z. B. die Smart Card) geführt wird.
Unter Ihrer mandantengenutzen Beraternummer laufen also alle Rechte, Verträge und Kosten zusammen. So behält auch der Steuerberater die Übersicht.
Für das Beispiel soll Ihre mandantengenutzte Beraternummer 1234 sein und dieKanzleiberaternummer Ihres Steuerberaters 5678.
Das waren also die Grundlagen, nun zu Ihrem Fall:
Wenn es schon Daten beim Steuerberater gibt, hat der also in seinem DATEV-Programm bereits einen Buchführungsbestand angelegt und dort haben Sie eine Mandantennummer, z. B. die 10000.
Ihr (textlicher) Buchführungsbestand hat bei Ihrem Steuerberater also den Ordnungsbegriff 5678/10000 (Mandantennummer 10000 unter der Kanzleiberaternummer 5678) sowohl lokal im DATEV-Programm, als auch im Rechenzentrum.
Der Bestand mit den digitalen Belegbildern muss im Rechenzentrum also auch unter 5678/10000 angelegt werden.
Nun zu Ihrem Programm:
Sie müssen also unter Ihrer mandantengenutzen Beraternummer 1234 eine Smart Card haben, auf der der Ordnungsbegriff 5678/10000 für die DFÜ mit dem Rechenzentrum freigeschaltet ist und für Belege online.
Diese Freischaltung kann nur Ihr Steuerberater vornehmen.
Dann muss der Buchführungsbestand in Ihrem DATEV-Programm ebenfalls auf den Ordnungbsgeriff 5678/10000 lauten.
Außerdem müssen Sie in der Beraternummern-Kennwörterverwaltung für beide Beraternummer Passworte hinterlegen. Das Thema hatten Sie ja hier bereits beantwortet bekommen:
https://www.datev-community.de/t5/Betriebliches-Rechnungswesen/Installation-Mittelstand-faktura-welche-Beraternummer-geh%C3%B6rt/m-p/495846#M66363
Das Beraternummerkennwort besteht immer aus drei Buchtaben und vier Ziffern, nehmen wir als Beispiel für Ihre mandantengenutze Beraternummer 1234 also das fiktive Kennwort MFG6666.
Sie müssen in DATEV Mittelstand in der Beraternummer-Kennwörterverwaltung also folgendes eintragen:
1234 MFG6666
5678 MFG6666
Wenn dann alle Ordnungsbegriffe übereinstimmen, der Belege Online-Bestand vom Steuerberater korrekt erstellt wurde und die Rechte auf Ihrer Smart Card korrekt sitzen, können Sie loslegen.
Und dann nochmal mein Tipp aus dem anderen Thread:
Anschließend sollten Sie sich auf langsam die Suche nach einem Berater machen, der nicht die letzten 20 Jahre verschlafen hat.
Und empfehlen Sie Ihrem Berater einfach mal ganz unironisch dieses Lernvideo:
https://www.datev.de/web/de/datev-shop/wissensvermittlung/lernvideos/77719-datev-unternehmen-online-einrichtung-und-technische-umsetzung/
Und schauen Sie sich selbst einmal sorgfältig diese Hilfedokumente an:
DATEV Hilfe-Center - Digitale Belege buchen (Überblick)
Digitales Belegbuchen: Tipps zum Buchen der Belege in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen
Live long and prosper!
