Vorgehensweise Belege

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Guten Morgen,

wir haben derzeit das Problem das unserem Steuerberater einzelne Belege nicht bereitgestellt werden, er Sie aber aus den Bankumsätzen holen kann.

Laut Datev gibt es da keine Probleme und wir suchen woran es liegt.

Unsere vorgehensweiser bisher ist - Beleg hochladen - Bankumsatz zuordnern (bezahlt markieren) - Dann die OPOS erfassen.

Die machen wir um doppelte Belege zu vermeiden, wir bearbeiten die Belege die als "bezahlt" markiert sind und stellen dann diese bereit.

Unser Steuerberater meint nun folgendes:

Ihr müsst im ersten Schritt die OPOS erfassen und nicht direkt im ersten Schritt dem Bankkontoumsatz zuordnen. Daran wird es liegen.

Hat von euch jemand Erfahrung damit?

Danke und Viele Grüße,

Max

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@Max_mmn schrieb:

Unsere vorgehensweiser bisher ist - Beleg hochladen - Bankumsatz zuordnern (bezahlt markieren) - Dann die OPOS erfassen.

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Bin mir nicht sicher aber wenn das kein Muss ist, kann Dir @jjunker das vereinfachen und es braucht nur noch das Hochladen der Belege & RZ-Bankinfo, oder @jjunker? 🤔  

Was genau macht Ihr denn mit DUO? Auch die Belege darüber zahlen? 

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Nein, die meisten Zahlungen werden abgebucht. Wir zahlen kaum was darüber.

Ich ordne die Belege den Kontoumsätzen zu, habe dann den "bezahlt" Stempel und trage dann die Kostenstelle usw. ein, stelle dann die Belege bereit.

Ansich war das lange kein Problem und dadurch konnte ich doppelte Belege vermeiden.

Bis jetzt der Steuerberater sagt das Belege teilweise nicht bereitgestellt werden und das seiner Meinung nach daher kommt das ich diese zuerst dem Bankumsatz zuordne und erst dann bearbeite.

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Erst Belege bearbeiten (Kost etc. eintragen und dann bereitstellen, danach an Bankumsatz anhängen, wäre meine Vorgehensweise). In den Einstellungen der Bank sollten eventuell noch Toleranzen für Skonto eingetragen werden, dann werden viel mehr Belege automatisch angehangen und als bezahlt markiert!

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Ok danke. Wie vermeidest du falsch hochgeladene Belege? Also die die eigentlich ins Kassenbuch gehören (da haben wir Pleo und Amex)? Oder doppelte Belege?

Und kann es wirklich daran liegen das er manche Belege nicht bekommt? Die automatisch zugeordneten Belege werden auch erst zugeordnet, dann bearbeitet.

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Ich schule unsere Mandanten intensiv, und falsch hochgeladene Belege kann man einfach in DUO in die richtige Kategorie schieben, falls das mal vorkommen sollte. Doppelte Belege sind selten und ja was soll es? Ab in den Papierkorb.

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@glasi schrieb:

Erst Belege bearbeiten (Kost etc. eintragen und dann bereitstellen, danach an Bankumsatz anhängen, wäre meine Vorgehensweise).

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Sind das 2 manuelle Schritte? Wenn ich Belege in meinem L Produkt bearbeite und es den Umsatz schon gibt, macht L das in einem Aufwasch mit: Beleg ist bearbeitet und mit dem gleichen Klick auch der Umsatz in der Bank ausgeglichen und zugeordnet 😊.  

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Die "Bereitstellung" von Belegen mit Buchungsinformationen an den StB erfolgt nur, wenn diese als Kunden- oder Lieferantenrechnung kategorisiert wurden und dann bearbeitet und gespeichert wurden (auf korrektes Jahr achten).

Im Nachgang müssen die Belege und die Beleginformationen bereitgestellt werden (wenn der StB fertige Buchungssätze "abholen" möchte).

Dieses Sytem entspricht allerdings im Wesentlichen einer OPOS-Buchführung des Bilanzierers, sprich es müssen alle Belege einer Buchungsperiode (z.B. Monat) auch nach DUO hochgeladen und bearbeitet werden, unabhänging von der (meist späteren Bezahlung).

Im Nachgang muss/kann/sollte das Mandat dann die Zahlungen und die Belege in der Bank verknüpfen (Kontrolle der Bankbewegungen, Kontrolle ob die Belege vollständig sind).

Die verknüpften Belege aus der Bank sind für den Steuerberater nach Abruf der Bankumsätze eine reine Zusatzinfo zum Bankumsatz sichtbar.

Wenn die Buchführung eine reine 4/3-Rechnung (kein Bilanzierer) ist und nicht mit dem System OPOS (offene Posten) gearbeitete werden soll (rechtlich zulässig) können alternativ vom Mandat auch die Belege ohne/mit Bearbeitung ggf. im vereinfachten Modus nach DUO hochgeladen werden und ohne weitere Bearbeitung (bis auf Zahlungsvorgänge) bearbeitet werden und bei Zahlung mit dem Bankumsatz verknüpft werden.

Der StB holt sich dann nur die Bankumsätze (keine Einzelrechnungen wie bei OPOS) und bucht bei der Bank die Betriebsein- und -ausgaben direkt von der mitgelieferten Belegverknüpfung.

Andere Szenarien sind möglich.

Der Steuerberater muss dem (seinem) Mandanten an dieser Stelle weiterhelfen, alles erklären und die Strategien gemeinsam festlegen. 

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Mandant:

- Belege hochladen. (Konsequent in den richtigen Belegtyp) (Eingangs- Ausgangsrechnung, Ein- Ausgutschriften, Kreditkarten * n,...)

- Belege bearbeiten (nicht zwingend erforderlich, wenn es kein KOST gibt), 

Berater:

Belege OPOS buchen, Bank laufen lassen, PayPal laufen lassen, OPOS Liste Kreditoren prüfen, OPOS Liste Debitoren prüfen --> falls erforderlich manuell ausziffern. (--> Abstellmaßnahme fürs manuelle Ausziffern finden). Kontoblätter sichten. Fertig.

Zuordnen von Belegen in Bankonline ist eine ABM Sondergleichen. 

Es gilt wie immer. Qualität muss man erzeugen man kann sie nur bedingt erprüfen.

Vollständigkeit und Richtigkeit der Belege erzeugt man beim "Einsammeln" der Belege und erprüft Sie nicht beim Zuordnen der Belege in Bank online.

Eine Option gibt es bei der es "sinnvoll" sein kann Belege zuzuordnen. Zahlungsavisen an eingegangene Beträge. 

--> Dort konsequent beim Kunden Druck machen, dass man seine Rechnungen als Einzelzahlung überwiesen haben möchte. 

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Ok danke. Wir sind der Mandant, Kost tragen wir überall ein (auch im Kassenbuch worüber Amex läuft).

Die Zuordnung der Belege zu den Bank/Kassenumsätze machen wir um sicherzustellen das die Belege richtig kategorisiert sind, denke das habt ihr aber soweit verstanden

Wir sind in der Kurzzeitvermietung tätig, bekommen also wöchentliche Zahlungen von Booking und müssen diesen auch die Kundenrechnungen (erstellt in Auftragswesen) zuordnen. Das ist für den Steuerberater oft unmöglich, da Rechnungsempfänger teilweise nicht der gleiche ist wie die Person die gebucht hat und in den Auszahlungsübersichten von Booking erscheint. Das können wir leider nicht ändern...

Ich nehme daraus aber nun mit, grundsätzlich ist es egal ob zuerst Zuordnung oder Beleg bearbeiten. Das Zuordnen von Eingangsrechnungen/Einzelzahlungen ist Überflüssig.

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Ja, wir haben beide Kategorien, bearbeiten (Kostenstelle) und speichern die dann. Tatsächlich sind die Eingangsrechnungen immer bezahlt (99%), die Kundenrechnungen können auch mal später erst bezahlt werden, stellen wir dennoch monatlich bereit...

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"Die Zuordnung der Belege zu den Bank/Kassenumsätze machen wir um sicherzustellen das die Belege richtig kategorisiert sind"

Diesen Prozess verstehe ich nicht. Können Sie das bitte beispielhaft erläutern. Ich kenne es nur so, dass die Kategorie (ich meine damit Rechnungseingag- oder -ausgang) beim Erfassen der Belege überprüft wird, aber nicht bei der Bankverknüpfung.

Insofern ist dies (bei der Bankverknüpfung) dann auch nicht mehr notwendig (vorab Belegbearbeitung).

Es ergibt m.E. auch keinen Sinn, erst die Bankverknüpfung vorzunehmen und dann den Beleg zu bearbeiten, da nach der Bearbeitung ggf. nicht erkannte Daten ergänzt wurden, die ein Auffinden für die Belegverknüpfung vereinfachen und zudem aktuell noch nicht bezahlte Belege auch nicht bearbeitet wurden.

Machen kann man alles, ich meine aber, dass der Prozess ist (so könnte sich DATEV das auch gedacht haben): Hochladen, Belege bearbeiten, Bankumsätze verknüpfen. 

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Entschuldigen Sie, das habe ich schlecht erklärt.

Ausgangsrechnungen werden ausschließlich in DUO erstellt und bearbeitet. Die sind immer automatisch in den Kundenrechnungen Kategorisiert.
Rechnungseingang: Hier haben wir Rechnungen die per Abbuchung/Überweisung per Bankkonto bezahlt werden oder aber mit der Amex Kredikarte, wodurch wir Belege im "Rechnungseingang" und in der "Kasse" haben.
Für die Amex gibt es ein Kassenbuch wo wir monatlich die Zahlungen hochladen, dann die Belege zuordnen.

Machen kann man alles, ich meine aber, dass der Prozess ist (so könnte sich DATEV das auch gedacht haben):

Hochladen, Belege bearbeiten, Bankumsätze verknüpfen.

Viele Belege werden kurz nachdem hochladen schon automatisch zugeordnet, kann mir kaum vorstellen das es daher zum Problem kommt.

Wir hatten in der Vergangenheit immer wieder doppelte Belege im Rechnungseingang oder Belege die eigentlich ins Kassenbuch gehören. Hauptsächlich von Amazon Bestellungen, da dort teilweise die Zahlungsart nicht mit draufsteht und sind daher dazu übergegangen erst zuzuordnen dann bearbeiten.

Wie @jjunker schon schrieb, liegt das an der Qualität des Uploads.

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Belege sollten nach dem digitalisieren/hochladen auch gekennzeichnet werden, das Sie digitalisiert worden sind (Stempel machen lassen oder mit irgendwas anderen kennzeichnen) 

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@glasi nach Möglichkeit nichts mehr digitalisieren sondern sich alles digital kommen lassen. 

Aber ja auf Kassenbons gehört sich ein gescannt Stempel gehauen damit werden Dubletten verhindert.

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Deswegen rate ich jedem Mandanten, das er von seinen Lieferanten fordert, das Rechnungen nur noch per Email (am besten an eine nur für den Rechnungseingang gedachte Adresse) versandt werden.