Validierung von E-Rechnungen: Wie sensibilisiert Ihr die Mandanten bzw. geht damit um?

[#1]

Hallo zusammen,

hier in der Kanzlei stellt sich aktuell die Frage, inwieweit man Mandanten darauf hinweisen sollte bzw. muss, wenn in DUO hochgeladene Zugferd-Rechnungen nicht valide im Sinne der EU-Norm sind. Kanzlei Rechnungswesen zeigt es ja mittlerweile beim digitalen Belegbuchen an.

Es gibt mE diverse Probleme bzw. Fragen:

- Prüfen wir die Rechnungen auf Validität, werden Werkzeuge wie der ASR obsolet, weil doch wieder jede Rechnung geprüft werden muss

- Verweist man den Mandanten auf die DATEV E-Rechnungsplattform, ändert sich für ihn plötzlich der bequeme Weg via Upload Mail

- Verweist man auf ein Drittanbietertool wie portinvoice, wird der einfache Weg über Upload Mail auch wieder verkompliziert

- Welche Probleme könnten hinsichtlich der Haftung entstehen, wenn man bei dieser Thematik nicht genug aufklärt bzw. sich vom Mandanten in irgendeiner Art von der Haftung entbinden lässt?

- Wie wird das Thema in anderen Kanzleien angegangen?

[#2]

---

@unklarer_Posten  schrieb:

- Verweist man den Mandanten auf die DATEV E-Rechnungsplattform, ändert sich für ihn plötzlich der bequeme Weg via Upload Mail

Inwiefern ändert sich der Weg? Ich kann auch an die E-Rechnungsplattform die Rechnungen per E-Mail weiterleiten.

---

[#3]

Hallo @unklarer_Posten,

wir haben bisher nur bei wirklich Inhaltlichen Fehlern den Mandanten drauf aufmerksam gemacht. Hatten z.B. den Fall, dass in der XML-Datei das Datum falsch hinterlegt war und von der Sichtkomponente abgewichen ist.

Bei anderen haben wir einzelne Rechnungen geprüft und haben herausgefunden das häufig die Struktur der XML-Datei der Grund ist, weshalb die Rechnung von DUO als invalide bezeichnet wird. Da für dieses Jahr noch die Übergangsregelungen gelten, halten wir uns noch etwas mit dem ausschweifenden Prüfen und Mandanten informieren zurück. Das werden wir aber wohl im Sommer/Herbst ändern und aktiv die Mandaten informiere, sodass die Validierungsfehler mit den entsprechenden Software Anbietern geklärt werden können, bevor ab 01.01.2027 die Pflicht für die Nutzung von E-Rechnungen greift. 

[#4]

Wie man an den wenigen Antworten sieht, scheinen sich noch nicht viele Kanzleien mit diesem Thema auseinandergesetzt zu haben. Wir tun uns schwer damit, die Verantwortung komplett auf den Mandanten abzuwälzen, in dem wir ihm beispielsweise das DATEV E-Rechnungspostfach als Vorstufe zu DUO andrehen, weil hier ja perspektivisch dann auch für jede Validierung Geld genommen wird und viele Fehlalarme auftreten, weil Kleinigkeiten in der XML Struktur nicht passen.

Gerade im Hinblick darauf, dass man bei Nutzung des ASRs (von DATEV ja so gewünscht) gar nicht mehr jede einzelne Rechnung anschaut, sollte es zumindest in Rewe analog zum AS Feld die Möglichkeit geben, dass Beleglinks mit nicht validierten E-Rechnungen direkt in der Primanota gekennzeichnet werden, damit man den Mandanten dann gesammelt darauf hinweisen kann. Evtl. indem man das Icon zum Beleglink mit einem gelben Warndreieck versieht o.Ä. Ich weiß natürlich, dass das technisch wieder nicht so leicht ist, weil DATEV Rewe ja gar nicht weiß, was sich hinter dem Beleglink verbirgt.