Unternehmen online - suche kleine Unternehmen mit Erfahrungen

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Liebe Datev-Mitstreiter, 

unser Steuerberater rät uns dazu DATEV Unternehmen online zu nutzen. 

Wir sind ein relativ kleines Unternehmen und erhoffen uns durch die Umstellung ein belegloses Büro.

Gibt es jemanden, der in ähnlicher Situation ist und schon Erfahrungen hat mit Unternehmen Online?

Ich habe mir bereits das kostenlose Lernvideo dazu angesehen, aber es stellen sich sehr viele Fragen:

Wann werden die Belege eingescannt - mit Eingangsstempel?

Wie kann ich weitere Hinweise auf den eingescannten Belegen erfassen? Projektzuordnung, Freigaben ?

Wie sehe ich Buchungsvermerke auf den Belegen? Konto/gebucht am/Überwiesen am?

Können eigene Rechnungsvorlagen eingebunden werden?

Stehen alle Auswertungsmöglichkeiten weiter zur Verfügung nach Umstellung?

Wie funktioniert der Zahlungsverkehr dann - geht alles automatisch oder habe ich auch die Möglichkeit manuell einzugreifen?

Hat jemand dazu vielleicht ja ein paar hilfreiche TIpps und Erfahrungen

Schonmal vielen Dank vom Findefuchs

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Das sind ganz einfache (Basis) Fragen, die der Steuerberater, der DUO anbietet meiner Meinung nach beantworten kann und auch beantworten sollte.

Was läuft denn da in der Beziehung Mandant / Steuerberater ggf. falsch?

[#3 · Accepted solution]

Dito. Wenn jemand was "verkauft" muss er auch Rede und Antwort stehen, wenn Fragen auftauchen. Zumal relativ viel in Absprache mit StB <> Mandant passieren muss, weil jeder anders arbeitet. 

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@Findefuchs schrieb:

Wann werden die Belege eingescannt - mit Eingangsstempel?

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Macht jeder so wie er will. Ich würde bei Eingang eben durch den Scanner ziehen. Der Rest kann automatisiert werden (Übertragung, etc.). Andere sammeln 1 Woche und schicken dann los. Vorteil von UO ist ja, dass nicht alle hektisch am 10. noch Belege suchen oder anfordern. Ist ja für den Monat gesammelt schon beim StB. Sie können gerne einen Stempel drauf machen; kenne ich aber kein Mandat, das das macht. Wenn man ins UO hochlädt, steht dort ja "Eingangsdatum" drin. 

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@Findefuchs schrieb:

Wie kann ich weitere Hinweise auf den eingescannten Belegen erfassen? Projektzuordnung, Freigaben ?

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Hinweise für die Verbuchung: ja - was ist mit Freigaben gemeint? Ob der Beleg bezahlt werden kann? Das können Sie ja selber entscheiden oder selbst zahlen. 

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@Findefuchs schrieb:

Wie sehe ich Buchungsvermerke auf den Belegen? Konto/gebucht am/Überwiesen am?

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Auf den Belegen selber (afaik) nicht. Der Beleg bekommt einen digitalen GEBUCHT Stempel, wenn er im REWE verbucht wird. 

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@Findefuchs schrieb:

Können eigene Rechnungsvorlagen eingebunden werden?

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Sie wollen also auch eigene Rechnungen mit DATEV Auftragswesen online schreiben? Wenn ja, überdenken Sie das nochmal, weil etliche wichtige Funktionen fehlen (z.B. Abschlagzahlung). 

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@Findefuchs schrieb:

Stehen alle Auswertungsmöglichkeiten weiter zur Verfügung nach Umstellung?

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Weiß ich nicht, wie Sie das meinen, sorry. 

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@Findefuchs schrieb:

Wie funktioniert der Zahlungsverkehr dann - geht alles automatisch oder habe ich auch die Möglichkeit manuell einzugreifen?

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In Absprache mit dem StB. Entweder Sie scannen / bearbeiten die Belege und zahlen selbst; oder Ihr StB schickt via UO einen Vorschlag, was alles bezahlt werden könnte, den Sie bearbeiten und dann zahlen oder Sie zahlen mittels 3. Programm wie S-Firm und ProfiCash mittels Zahlungsexportdatei aus DATEV. 

Und wenn Sie schon scannen, dann bitte effizient und einfach: HowTo: wie bekomme ich schnell und effizient Belege digitalisiert? Nicht, dass zum Digitalisieren man sich noch verrenken muss. Dann stellt sich die Frage nach Scanner; gibt es RGs per E-Mail?  

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Und schon muss der StB hierbei nicht mehr tätig werden.......

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Vielleicht sollten Sie beim Kollegen als Provision einen 450 EUR Job erhalten und dann wird es tricky kann er Ihnen auch noch einen  Corona Bonus in Höhe von 1500 zukommen lassen 🙂 Es lebe das dt. Steuerrecht in Zeiten von Corona😂

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@Gelöschter Nutzer schrieb:

Und schon muss der StB hierbei nicht mehr tätig werden.......

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Klar? Warum das denn nicht? Meine Antwort war auch nur ein Richtungsweiser und wenn der StB das so einrichtet und dem Mandanten vor die Füße wirft, weil er auch StB statt EDV im Leben ist?! Sind auch noch genug Fragen offen. Ist ja kein Weg nach dem Motto "Du musst das so und so". Und wenn ein StB das nicht kann oder niemanden dafür hat, der das technische übernimmt - die werden auf kurz oder langsowieso nicht am Markt bestehen können. 

@bodensee: Echt? Cool! Können Sie mir den Plan per PN zukommen lassen? 😁 Ja, ich geb's zu: ich bin käuflich 😂.  

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Wir wollen uns nur vorinformieren - das Gespräch mit dem Steuerberater wird noch kommen.

[#8 · Accepted solution]

Hm, andersrum wird da eher ein Schuh draus. Lassen Sie sich erstmal beraten und wenn Sie dann meinen, nicht gut genug beraten worden zu sein kann man immer noch hier fragen und denn StB freundlich darauf hinweisen, dass es vielleicht schickere Vorgehensweisen gibt. Viele Wege führen nach Rom.

Ich bin z.B. der Meinung, dass der Upload Online nichts mit Automatismen zu tun hat. Andere vergöttern ihn dafür. So arbeitet jeder wie er will; Sie haben Workflows, die Ihr StB hoffentlich kennt und dann um UO nur ergänzen braucht bzw. stellt sich im Gespräch raus, dass auch Workflows völlig neu gedacht werden müssen, weil es bei einem einfachen Belege einscannen nicht bleiben muss sondern UO noch mehr kann, wenn man denn möchte. 

Man muss nicht mit der Haus in die Tür fallen aber man muss es beobachten und wenn man anfangs nicht alles mögliche macht, habe ich die Erfahrung melden sich Mandate auch nie wieder. Auch hier müsste man aktiv am Ball bleiben, um stetig Verbesserungen einzuarbeiten. Upload Mail z.B. Wissen bestimmt etliche Mandaten nicht, dass es so eine Funktion gibt und wenn ja, wie man diese wieder automatisieren kann bzw. vereinfachen, dass man nicht alles wieder von Hand macht - wenn es gewünscht ist.