UO-Ablageort und dessen "Verlinkung", Erfahrungen und Probleme

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Guten Morgen,

gestern hatte ich einen Fall der brachte mich zum Nachdenken :

Mandant hat Unternehmen Online (UO) im Bearbeitungsmodus erweitert.

Der Buchführungsordner 2019 war von uns noch nicht angelegt. Jetzt wurden Im Rechnungseingangs- und Ausgangsbuch 2019 schon Belege erfasst, diese wurden dann (nach Recherche und Suche) wohl automatisch im Buchführungsordner 2018 abgelegt. Was mich etwas überraschte.

Dann sagte mir die Mitarbeiterin, des Mandanten kein Problem, ich kann den Beleg nach 2019 verschieben.

Jetzt wurde ich etwas nachdenklich, und stellte mir die Frage, wie die "Verlinkung" des Buchungssatzes in Kanzlei-Rewe mit dem Beleg genau funktioniert.

Wie sieht das aus im Hinblick auf die GoBD und findet man den Beleg noch in Kanzlei-Rewe, wenn dieser verschoben wird ?

Bin interessiert auf Ihre Erfahrungen oder auch Wissen ? 🙂

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Jeder Beleg hat eine eindeutige ID. Der Ablageort ist nur der Ordner wo der Beleg liegt.

Die Buchführungsordner können ein Gültigkeitsdatum haben, müssen sie aber nicht (vermutlich wie im vorliegenden Fall).

In der Bearbeitungsform erweitert verschiebt der Mandant ja den Beleg in den (falschen) Ordner.

Die spannende Frage ist: Kann man massenhaft "falsche" Belege aus dem Fibu - Ordern 2018 nach 2019 verschieben (lassen)? Also wenn der Beleg in Rewe in der Fibu 2019 gebucht wurde, dass dieser dann auch von 2018 nach 2019 verschoben wird?

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Zur Beleg-ID : Danke, vermutlich erledigt sich damit auch ein Teil meiner Frage.

Die Frage die sich mir nur aufdrängte ist, wird der Beleg dann auch wieder gefunden ?

Wenn ich das jetzt mal mit Verlinkungen vergleiche, wenn dort etwas verschoben wird, findet man es unter Umständen ja nicht wieder ;  der link führt sozusagen ins Leere ?

Ich vermute die Beleg-Id funktioniert da anders, unabhängig vom Ablageort ?

Ihre spannende Frage stellte sich mir nämlich auch, daran angebunden würden sich u.U. ja weitere spannende Fragen stellen... 🙂

[#4 · Accepted solution]

Der Link (aus Rewe heraus) geht immer auf die Beleg-ID. Egal wo der Beleg letztlich liegt.

Damit läuft da nichts ins Leere - wenn der Beleg "irgendwo" in DUO vorhanden ist 😉

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Danke. Jetzt haben wir mal getestet, die Mitarbeiterin des Mandanten kann auch gebuchte und festgeschriebene Belege innerhalb von UO verschieben, (das passt ja zu Ihrer Beleg-Id Erläuterung). Was mich nur wunderte, sie kann den Beleg auch in den Papierkorb verschieben, ihn dort aber nicht löschen.

Jetzt frage ich mich, wir (Kanzlei) leeren den Papierkorb ja von Zeit zu Zeit, könnte man solch einen Beleg aus Versehen mit löschen, oder ist dieser zusätzlich geschützt ? (was ich hoffe), testen wollten wir es lieber nicht. 🙂

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Ein gebuchter (festgeschriebener) Beleg lässt sich nur dann in den Papierkorb verschieben wenn vorher entsprechend die Kennzeichnungen des Belegs geändert wurden.

Dafür sind spezielle Rechte erforderlich - die der Mandant in der Regel nicht hat (Sonderrechte)

Also: Es muss schon viel gemacht werden um einen gebuchten Beleg überhaupt in den Papierkorb zu bekommen.

Wenn er mal dort ist geht das Löschen natürlich schnell.