UNO Prozess: Lohn-Unterlagen mit Stempel versehen?

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Hallo zusammen, 

wie ist euer Prozess? 

Mein Mandant lädt nun auch Lohnunterlagen (z.B. Studienbescheinigungen, Geb.-Urkunde der Kinder, div.) ins UNO hoch; Vorher habe ich diese einzeln per Mail erhalten.

Ich lade mir die Dokumente dort herunter und packe sie dann - über den Dokumentenkorb- in die Dokumenten Ablage (DMS bekommen wir erst im Oktober 2024😍). 

Gibt es keine direkte Übergabe der Belege in DokOrg/DMS?? 🤔

Wie kann ich dann die Belege in UNO als "erl." oder "bearbeitet" markieren? 

Ähnlich des Stempels "gebucht" in der Fibu? 

MA lädt die Dokumente in den Ordner "DATEV Lohn-Unterlagen". 

Danke, für das Teilen eurer Ideen u. Anregungen. 

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@KR1 schrieb:

Ich lade mir die Dokumente dort herunter und packe sie dann - über den Dokumentenkorb- in die Dokumenten Ablage (DMS bekommen wir erst im Oktober 2024😍).

Gibt es keine direkte Übergabe der Belege in DokOrg/DMS?? 🤔

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Dazu ist die DATEV Personalakte gedacht. Hast Du keine Arbeit, wenn Du Dir selbst welche machst? 😋

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@KR1 schrieb:

Wie kann ich dann die Belege in UNO als "erl." oder "bearbeitet" markieren?

Ähnlich des Stempels "gebucht" in der Fibu?

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Gar nicht, weil Dein Workflow nicht der ist, den sich DATEV ausgedacht hat. Und speicherst Du nicht in die Dokumentenablage ab, kann das Mandat bei Kündigung einfach den Bestand zum neuen DATEV Berater mitnehmen. Dann fängt das Mandat nicht nochmal (doppelt) alle Informationen für eine Lohnabrechnung dem neuen Berater bereitzustellen. 

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@KR1 schrieb:

MA lädt die Dokumente in den Ordner "DATEV Lohn-Unterlagen". 

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Dann die digitale Personalakte nutzen, wenn Ihr noch keinen Umstellungskorridor auf die DATEV Personalakte genannt bekommen habt.  

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@metalposaunist Wir haben bisher noch nie die digitale Personalakte genutzt.

Die Datev Personalakte (ist wohl der Nachfolger der digitalen Personalakte?) ist mir unbekannt, dann werde ich mich in das Thema mal einlesen, vielen Dank.

Bisher haben wir Mailverkehr und legen diese Dokumente in der DokOrg ab. 

Zukünftig soll MA die Personaldaten im UNO nutzen (z.B. Neuanlage AN - aktuell nutzen wir FastDocs-), da ich aber auch teilweise die Vorerfassung online nutze, möchte ich noch nicht bei allen MA die Datev Personaldaten anbieten. Die parallele Nutzung ist wirklich umständlich, möglich, aber einfach nicht komfortabel in der Praxis. 

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@KR1 schrieb:

Bisher haben wir Mailverkehr und legen diese Dokumente in der DokOrg ab. 

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Die Änderung eines Prozesses hört ja nicht beim Mandanten auf. Das ist schon ein etwas größeres Ding.

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@KR1 schrieb:

Die Datev Personalakte (ist wohl der Nachfolger der digitalen Personalakte?) ist mir unbekannt, dann werde ich mich in das Thema mal einlesen, vielen Dank.

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Gut, wenn ihr sie noch nie genutzt habt, gibt es auch keinen Korridor der DATEV und Ihr fangt mit der neuen Akte auf der grünen Wiese bei 0 an. Voll gut!   

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@KR1 schrieb:

Zukünftig soll MA die Personaldaten im UNO nutzen (z.B. Neuanlage AN - aktuell nutzen wir FastDocs-)

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Dann möget Ihr auch bei fastdocs bleiben, wenn Ihr auch da den Prozess nicht komplett umstellen wollt und am Ende der Kette noch immer unvollständige Daten habt, weil man die Pflichtfelder in DATEV nicht selbst setzen kann aber DATEV sie auch nicht so setzt, dass es sinnvoll ist, sodass man potentiell am Ende immer noch hinterher telefoniert, weil wichtige Angaben zum Lohn fehlen. Viel Aufwand für fast nichts. 

Wie weit der Status der Erfassung ist, siehst Du mit DATEV auch nicht und der Mandant muss sich mit E-Mails und weiterleiten von Links selbst behelfen, weil der Ablauf nicht so smart wie bei fastdocs ist. Aber final entscheiden müsst Ihr das. Wer einmal fastdocs hat, will eigentlich nichts anderes mehr, weil die Lösung nahe der Perfektion ist.

Und einmal dort angelegte Mitarbeiter muss man zwangsweise in den Lohn übernehmen, auch wenn sich AN kurz vor knapp anders entschieden haben. Und dann manuell rauslöschen. Bei fastdocs spielt man die TXT dann einfach nicht ein.  

Dazu gibt es eine große Diskussion hier in der Community. DATEV Personaldaten und die Stammdatenerfassung gibt es schon sehr lange. Eine Änderung wird DATEV dort nicht mehr vor dem 01.07.2025 vornehmen, weil das gesamte Team an der neuen Vorerfassung bzgl. der Bewegungsdaten hart arbeitet. 

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@metalposaunist die nicht vorhandenen Pflichtfelder in den Personaldaten sind mir bereits auch negativ aufgestoßen. 

Ich komme von FastDocs, hin nach UNO inkl. Personaldaten.

Da die Idee, nur eine Anwendung zu nutzen sehr smart ist (insbesondere "Verkauf an MA"). Aber nach Einspielen der Daten musste ich leider feststellen, dass wieder die Hälfte an Infos fehlt. 😩

Hier muss Datev dringend nacharbeiten und auch ein Absenden/Freigeben ohne Pflichtangaben unmöglich machen. 

An der Datev Personalakte irritiert mich aktuell noch, dass ich diese immer nur über den MA öffnen kann. 

Aktuell denke ich, bin ich schneller, wenn ich über die DMS gehe... aber dies ist sicher Anwendung- und Gewöhnungssache. Ich schau mir hier mal ein paar Videos von Datev an. Optisch sieht sie ja noch so alt aus wie unser Lohnprogramm 😅😜

Danke für Deine Anregung! 

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@KR1 schrieb:

Ich komme von FastDocs, hin nach UNO inkl. Personaldaten.

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Der Plan ist gut aber nicht wirklich effizient für alle. Die megra nutzt aktuell die neue Personalakte (eigener Punkt im AppSwitch), DATEV Personaldaten (hier aber nur für die eAU, damit der Mandant nicht noch mit anderen Tools hantieren muss; wobei man die Stammdatenerfassung auch nicht sperren kann; eigener Punkt im AppSwitch) und fastdocs zur Stammdatenerfassung. Ja, aus Mandantensicht ist das eine Art Jonglieren aber persönlich nutze ich ja auch nicht nur 1 Tool, sondern lexOffice, M365, clock:odo, miro, notion - weil jedes Tool seine individuellen Stärken hat.

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@KR1 schrieb:

Hier muss Datev dringend nacharbeiten und auch ein Absenden/Freigeben ohne Pflichtangaben unmöglich machen. 

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Wie gesagt, bis 01.07.2025 dürfen wir da nichts erwarten. Wenn Du / Ihr die Durstrecke gehen wollt, obliegt das bei Euch. Ja, man spart sich Kosten für fastdocs, die man aber beim HIinterherrennen und Abtelefonieren und Einsammeln wieder ausgibt. Und wenn man neue Mitarbeiter sucht, ist so eine fastdocs Nutzung für mich als Lohnabrechner ein Aushängeschild 😍.

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@KR1 schrieb:

Optisch sieht sie ja noch so alt aus wie unser Lohnprogramm 😅😜

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Ja, nur bei Euch. Auf Mandantenseite sieht es schicker aus. Dann musst Du aber alles bürokratische tun, damit die neue Akte auch genutzt werden kann aka keine DATEV Verträge oder Rechte fehlen. Dann muss man sich den Workflow beim Mandanten anschauen:

Früher: E-Mail und das PDF war dran. In der E-Mail standen noch ergänzende Informationen? Wenn ja, lädt man nun das originale, reine PDF hoch und macht digital ans Dokument seine Notizen an die Kanzlei. Ihr werdet beim Upload neuer Dokumente benachrichtigt. 

Soll das Mandat nur hochladen können, kann man das einstellen. Etwaige Mitteilungen zum Dokument muss man dann wieder per E-Mail austauschen, weil die Kanzleibox erst ab 2025 kommt und sicher keine tiefe Integration in die neue Akte hat. Wenn der Mandant anders als manuell über die Webseite die Dokumente hochlädt, kann er gar keine ergänzenden Informationen mehr machen. Die Dokumente werden auch ausschließlich über die neue Webanwendung hochgeladen. Ein Upload auf www.datev.de/upload sollte dann unterbunden werden, weil die Dokumente dann in die alte Akte wandern, die keine Verbindung zum Lohnprogramm mehr hat und Du die Belege dann aus Belege online in die neue Akte manuell schiebst. 

Viel Erfolg! 🍀