das Verhalten kann tatsächlich mit der Art der hochgeladenen PDF-Dateien zusammenhängen. Gerade bei Ausgangsrechnungen, die nicht aus einer Fakturierungssoftware kommen, sondern z. B. aus einem Textverarbeitungsprogramm als PDF erzeugt werden, kann es Unterschiede geben, obwohl die Datei für das menschliche Auge völlig normal aussieht.
Ich würde zunächst prüfen, ob es sich bei den betroffenen Ausgangsrechnungen um echte Text-PDFs handelt. Ein einfacher Test ist, die Rechnung im PDF-Viewer zu öffnen und zu versuchen, Rechnungsnummer, Datum oder Betrag mit der Maus zu markieren und zu kopieren. Wenn das nicht sauber möglich ist, liegt vermutlich ein bildhaft erzeugtes PDF vor. Dann muss die Erkennung tatsächlich über OCR laufen und ist deutlich störanfälliger. Aber auch bei markierbarem Text kann es sein, dass die Struktur der PDF-Datei für die automatische Belegerkennung ungünstig ist, etwa durch eingebettete Schriften, Textfelder, Tabellen, Logos oder ungewöhnliche Positionierungen.
Dass Eingangsrechnungen weiterhin erkannt werden, Ausgangsrechnungen aber nicht, muss daher kein Widerspruch sein. Eingangsrechnungen folgen häufig bestimmten Mustern, die von der Belegerkennung besser verarbeitet werden können. Bei selbst erstellten Ausgangsrechnungen kann dagegen schon eine kleine Änderung im Aufbau oder in der PDF-Erzeugung dazu führen, dass Felder wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum oder Betrag nicht mehr zuverlässig zugeordnet werden.
Ich würde deshalb testweise eine betroffene Ausgangsrechnung auf anderem Weg als PDF erzeugen, zum Beispiel einmal über „Speichern unter PDF“ und einmal über „Microsoft Print to PDF“, und beide Varianten hochladen. Zusätzlich würde ich prüfen, ob in Unternehmen online der richtige Belegtyp bzw. der richtige Bereich verwendet wird und ob eventuell Einstellungen oder Workflows für Rechnungseingang und Rechnungsausgang unterschiedlich greifen.
Ganz ausschließen würde ich auch nicht, dass sich an der DATEV-Erkennung oder an deren Gewichtung im Hintergrund etwas geändert hat. Dann fallen solche „grenzwertigen“ PDFs plötzlich auf, obwohl sie vorher jahrelang funktioniert haben.
Als Lösungsansatz würde ich daher nicht sofort sagen, dass zwingend eine Fakturierungssoftware erforderlich ist. Praktisch sauberer wäre sie natürlich, weil Ausgangsrechnungen dann strukturierter und einheitlicher erzeugt werden. Für den Moment würde ich aber zuerst die PDF-Qualität, den Belegtyp und den Erzeugungsweg der PDFs prüfen. Häufig liegt genau dort der Unterschied zwischen „wird erkannt“ und „wird nicht erkannt“.
