Fragen zur Bearbeitung von Belegen

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Hallo zusammen,

ich habe eine Frage zu folgendem Szenario:

Mandant A nutzt Unternehmen online. Er scannt bisher überwiegend Eingangs- und Ausgangsrechnungen ein. Dazu nutzt er die Web-Scanschnittstelle.

Ein anderer Mandant B nutzt ebenfalls Unternehmen online. Auch er scannt bisher überwiegend Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Und auch er nutzt die Web-Scanschnittstelle.

Bevor die einzelnen gescannten Seiten ins DATEV-Rechenzentrum übertragen werden, sehen beide Mandanten jeweils eine Vorschau der gescannten Dokumente. Bei Mandant A ist es möglich, vor dem Übertragen der Dokumente die Dokumente zu vergrößern, zu drehen, zu heften oder zu löschen, und zwar über die kleinen Symbole, die sich jeweils unterhalb der kleinen Vorschau-Bilder befinden. Mandant B hat nur die Möglichkeit, die Dokumente zu löschen, nicht aber sie zu vergrößern, zu drehen oder zu heften.

Warum hat Mandant B diese Möglichkeit NICHT? Liegt es an unterschiedlichen Versionen von Unternehmen online? Liegt es daran, dass Unternehmen online derzeit nur eingeschränkt genutzt werden kann?

Darüber hinaus finden beide Mandanten es sinnvoll, dass es seit kurzem die Möglichkeit gibt, von der "Startseite Belege" über einen Link direkt auf die Seite "Dokumente-Upload online" zu gelangen. Mandant A hat nach dem Scannen und Übertragen die Möglichkeit, über einen "Zurück"-Link von der Dokumente-Upload-Seite wieder auf die Seite "Startseite Belege" zu gelangen, Mandant B jedoch nicht.

Warum hat Mandant B diese Möglichkeit NICHT? Liegt es an unterschiedlichen Versionen von Unternehmen online? Liegt es daran, dass Unternehmen online derzeit nur eingeschränkt genutzt werden kann?

Und eine letzte Frage:

Wenn Dokumente ins Rechenzentrum übertragen werden und der Mandant die Dokumente über die Dokumentenübersicht bearbeiten möchte, dann befinden sich die Dokumente "ungeordnet" in der Belegübersicht. Das ist deshalb umständlich, weil manche Dokumente noch virtuell geheftet werden sollen. Nun kann es sein, dass man die einzelnen Seiten, die man heften möchte, erst mühsam in der Belegübersicht suchen muss.

Gibt es eine Möglichkeit, die Belege in der Belegübersicht so zu sortieren, wie sie eingescannt wurden? Dann würde einem das virtuelle Heften nämlich sehr viel leichter fallen.

Ich freue mich über Antworten.

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Warum hat Mandant B diese Möglichkeit NICHT?

Scannt Mandant B wirklich über den Button scannen oder lädt er über den Button Dateien laden die PDF Dateien nur noch? Schätze bei Mandant B ist die Captiva Schnittstelle nicht installiert, die für die Buttons bei Mandant A zuständig ist.

Achtung: die Captiva Schnittstelle ist nicht für Mac verfügbar!

Warum hat Mandant B diese Möglichkeit NICHT?

Würde ich überhaupt nicht so machen, sondern immer einen 2. Tab aufmachen und dort www.datev.de/upload ggf. als Lesezeichen hinterlegen. Ist man schneller und kann beide "Anwendungen" gleichzeitig offen haben ohne immer wechseln zu müssen.

Das ist deshalb umständlich, weil manche Dokumente noch virtuell geheftet werden sollen.

Falls wirklich via Button scannen Belege gescannt werden, kann man diese dort auch gleich heften ohne den Umweg über UO > Belege gehen zu müssen.

Dass die Belege in der Web-Schnittstelle ungeordnet übertragen werden und nicht wie gescannt, ist bekannt und kann nicht geändert werden. Daher unbedingt hier vorher heften (Ketten-Symbol).

Falls die Belege nur importiert werden (Dateien laden) kann hier ebenfalls nur geheftet werden, wenn A die Captiva Schnittstelle installiert ist und B es TIFF Dateien sind. Werden PDF importiert, lassen sich diese nicht heften. Diese lassen sich aber auch nicht im Belegtransfer oder ScanModul heften. Hier helfen nur PDF Programme, die aus mehreren PDFs eine PDF machen.

Achtung: dort geheftete Belege lassen sich später in UO > Belege nicht wieder entheften.

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Wow! Vielen Dank für die ausführliche Antwort. Ich habe morgen früh einen Termin mit dem Mandanten vereinbart und werde berichten, ob Ihr Vorschlag ins Schwarze getroffen hat.

Eine andere Frage noch:

Bei der Einrichtung von Unternehmen online ist mir aufgefallen, dass bei einem Mandanten A Dokumente gelöscht werden können, die in den Papierkorb verschoben wurden. Bei einem anderen Mandanten B konnte ein nicht mehr benötigtes Dokument lediglich in den Papierkorb verschoben, aber nicht gelöscht werden.

Woran liegt es, dass bei dem einen Mandanten aus Unternehmen online gelöscht werden kann, bei dem anderen Mandanten aber nicht?

[#4 · Accepted solution]

Woran liegt es, dass bei dem einen Mandanten aus Unternehmen online gelöscht werden kann, bei dem anderen Mandanten aber nicht?

Schätze, das liegt an der Berechtigung der SmartCards / SmartLogins.

Einmal in der Administration folgenden Punkt vergleichen:

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So. Ich hatte versprochen, zu berichten. Hier also mein Bericht:

1. Das Löschen von ins Rechenzentrum hochgeladenen Belegen funktioniert jetzt. Dein Vorschlag war vollkommen richtig. Die entsprechenden Rechte waren noch nicht vergeben. Nachdem wir die Rechte vergeben hatten, konnten Belege gelöscht werden. Super!
2. Die "Bearbeitungsleiste" mit den Funktionen "Belegvorschau vergrößern", "Beleg drehen", "Belege miteinander verknüpfen" und "Beleg löschen", die sich unterhalb des jeweiligen Vorschaubildes auf der Dokumentupload-Internetseite befindet, konnten wir leider nicht einrichten. Captiva Cloud Runtime war nicht installiert. Wir haben es installiert. Bei den gescannten Dokumenten handelte es sich um TIFF-Dateien. Leider wurde in der Bearbeitungsleiste nach der Installation von Capitva Cloud Runtime (wie bisher) nur die Löschfunktion angezeigt. Alle anderen Funktionen wurden nicht angezeigt und waren deshalb auch nicht verfügbar. Was mir außerdem aufgefallen ist: Es wurden keine richtigen Vorschaubilder angezeigt, sondern nur ein weißer Kasten mit drei Rechtecken drin, der stellvertretend für das richtige Vorschaubild auf der Dokumentenuploadseite angezeigt wurde. Vielleicht ist das auch ein Hinweis darauf, dass eine über das Löschen hinausgehende Bearbeitung nicht möglich ist. Vielleicht muss ein "richtiges" Vorschaubild angezeigt werden, damit auch alle Funktionen der Bearbeitungsliste verfügbar sind. Wir vermuten, dass es damit zusammenhängt, dass es sich um einen Netzwerkscanner handelt. Mit Netzwerkscannern funktioniert die Web-Scanschnittstelle aus unterschiedlichen Gründen manchmal nicht. Das kann dann beispielsweise daran liegen, dass eine Firewall installiert ist und der Netzwerkscanner aus diesem Grund nicht auf der Web-Scanschnittstelle eingerichtet werden kann. Wir haben stattdessen DATEV Belegtransfer benutzt. Und nun erscheinen die Belege in der Belegeübersicht von Unternehmen online auch in der richtigen Reihenfolge und nicht kreuz und quer durcheinander.

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Vielleicht ist das auch ein Hinweis darauf, dass eine über das Löschen hinausgehende Bearbeitung nicht möglich ist. Vielleicht muss ein "richtiges" Vorschaubild angezeigt werden, damit auch alle Funktionen der Bearbeitungsliste verfügbar sind.

Ja, das ist in der Tat so. Bei TIFF Dokumenten, die via Dateien laden eingefügt werden, muss ein Vorschaubild generiert werden, was die Captiva Runtime eigentlich erledigt. Dann klappt auch das Heften und Co.

Warum das bei Ihnen nicht der Fall war - gute Frage. Aber wenn es via Belegtransfer jetzt auch klappt. Super!